Должностные обязанности секретаря сервисного отдела. Должностная инструкция секретаря руководителя

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

1. Общие положения

1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов.
1.2. назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно .
1.4. На время отсутствия секретаря-референта его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5. На должность секретаря-референта назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: высшее образование, стаж аналогичной работы от года, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel), делопроизводства, английского языка.
1.6. Секретарь-референт руководствуется в своей деятельности:

— Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;

2. Должностные обязанности секретаря-референта

Секретарь-референт выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Осуществляет подготовку необходимых документов, обеспечивает прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.
2.2. Контролирует качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.
2.3. Осуществляет контроль исполнения документов и поручений руководства, принимает оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение.
2.4. Осуществляет организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводит анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, дает по ним компетентные заключения.
2.5. Ведет прием посетителей.

2.7. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
2.8. Выполняет другие служебные поручения своего непосредственного руководителя.

3. Права секретаря-референта

Секретарь-референт имеет право:


3.3. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.

4. Ответственность секретаря-референта

Секретарь-референт несет ответственность:

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СЕКРЕТАРЯ ПРИЕМНОЙ РУКОВОДИТЕЛЯ

Утверждаю

_____________________________ (Фамилия, инициалы)

(наименование организации, ее ________________________________

организационно — правовая форма) (директор; иное лицо, уполномоченное

утверждать должностную инструкцию)

——————————————————————-

(наименование учреждения)

00.00.201_г. №00

1. Общие положения

1.1.Настоящая должностная инструкция устанавливает права, ответственность и должностные обязанности секретаря приемной руководителя_____________________ (далее – «предприятие»). Название учреждения

1.2.На должность секретаря приемной руководителя назначается лицо с высшим профессиональным образованием (требований к стажу работы нет) или средним специальным образованием и стажем работы по профилю не менее 2 лет.

1.3.Секретарь приемной находится в подчинении у __________________________________.

1.4.В своей деятельности секретарь приемной руководителя руководствуется:

Законодательными и нормативными документами, регулирующими соответствующие вопросы;

Приказами руководителя предприятия (непосредственного руководителя);

Правилами и нормами гигиены труда, правилами трудового распорядка;

Методическими материалами, касающимися вопросов его деятельности;

Уставом предприятия;

Настоящей должностной инструкцией.

1.5.Секретарь приемной руководителя должен знать:

Нормативные правовые акты, иные руководящие и методические материалы, касающиеся деятельности организации и ведения делопроизводства;

Правила пользования приемно-переговорными устройствами;

Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

Правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;

Основы этики и эстетики;

Структуру и руководящий состав организации и ее подразделений;

Организацию делопроизводства;

Методы оформления и обработки документов;

Архивное дело;

Машинопись;

Правила делового общения;

Основы организации труда и управления;

Правила эксплуатации вычислительной техники;

Основы административного права и законодательства о труде;

Правила внутреннего трудового распорядка;

Правила и нормы охраны труда.

1.6.В период отсутствия секретаря приемной руководителя его обязанности возлагаются на его заместителя, назначаемого в установленном порядке, несущего полную ответственность за их должное выполнение.

2. Функции

На секретаря приемной руководителя возлагаются следующие функции:

2.1.Организация проведения телефонных переговоров руководителя.

2.2.Организационная подготовка заседаний и совещаний.

2.3.Организационно техническое обеспечение административно-распорядительной деятельности руководителя организации.

2.4.Ведение делопроизводства.

2.5.Контроль выполнения работниками организации изданных приказов и распоряжений, взятых на контроль.

2.6.Ведение контрольно-регистрационной картотеки.

2.7.Организация приема посетителей.

3. Должностные обязанности

Секретарь приемной обязан:

3.1.Принимать документы и личные заявления на подпись руководителя организации.

3.2.Подготавливать документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

3.3.Следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивать их качественное редактирование.

3.4.Организовывать проведение телефонных переговоров руководителя, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводить до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

3.5.Осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации.

3.6.Принимать поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовке ответов.

3.7.Вести делопроизводство, выполнять различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

3.8.Составлять по поручению руководителя письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем.

3.9.Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний.

3.10.Обеспечивать рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе.

3.11.Печатать по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводить текущую информацию в банк данных.

3.12.Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

3.13.Копировать документы на персональном ксероксе.

3.14.Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив.

3.15.Осуществлять контроль исполнения работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя организации, взятых на контроль.

3.16.Вести контрольно-регистрационную картотеку.

Секретарь приемной руководителя вправе:

4.1.Повышать свою квалификацию в установленном порядке.

4.2.Требовать от руководства оказания содействия в осуществлении своих обязанностей.

4.3.Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными данной должностной инструкцией обязанностями.

4.4.Знакомиться с соответствующими документами и информацией, необходимыми для качественного выполнения своих обязанностей.

5.Ответственность

Секретарь приемной руководителя ответственен за:

5.1.Невыполнение (недолжное выполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией в определенных трудовым законодательством РФ рамках.

5.2.Совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения в определенных административным, уголовным и гражданским законодательством РФ рамках.

5.3.Причинение материального вреда в определенных трудовым, уголовным и гражданским законодательством РФ рамках.

Руководитель структурного подразделения: _____________ __________________

(подпись) (фамилия, инициалы)

С инструкцией ознакомлен,

один экземпляр получил: _____________ __________________

(подпись) (фамилия, инициалы)

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СЕКРЕТАРЯ

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор
Фамилия И.О. ________________
«________»_____________ ____ г.

1. Общие положения

1.1. Секретарь относится к категории технических исполнителей.
1.2. Секретарь назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.3. Секретарь подчиняется непосредственно генеральному директору / .
1.4. На время отсутствия секретаря его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5. На должность секретаря назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование - высшее, неполное высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от полугода, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel).
1.6. Секретарь руководствуется в своей деятельности:
— законодательными актами РФ;
— , Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
— приказами и распоряжениями руководства;
— настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности секретаря

Секретарь выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.
2.2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
2.3. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.
2.4. Отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию руководителю, организует проведение телефонных переговоров руководителя.
2.5. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы.
2.6. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
2.7. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.
2.8. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.
2.9. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
2.10. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
2.11. : заказывает авиа- и железнодорожные билеты, бронирует гостиницы.
2.12. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

3. Права секретаря

Секретарь имеет право:
3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.
3.2. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.
3.3. Запрашивать лично или по поручению руководителя от подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании.
3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.

4. Ответственность секретаря

4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СЕКРЕТАРЯ

УТВЕРЖДАЮ

___________________________________ (инициалы, фамилия)

(наименование организации, пред- ________________________

приятия и т.п., его организационно- (директор или иное долж-

правовая форма) ностное лицо, уполномо-

ченное утверждать долж-

ностную инструкцию)

» » ____________ 20__г.

Должностная инструкция

секретаря руководителя

______________________________________________

(наименование организации, предприятия и т.п.)

» » ______________ 20__г. N_________

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на

основании трудового договора с __________________________________________

(наименование должности лица, на которого

И в соответствии с

составлена настоящая должностная инструкция)

положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных

актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

I. Общие положения

1.1. Секретарь руководителя относится к категории технических

исполнителей.

1.2. На должность секретаря руководителя назначается лицо, имеющее

высшее профессиональное образование, без предъявления требований к стажу

работы, или среднее профессиональное образование и стаж работы по

специальности не менее __________ лет.

1.3. Назначение на должность секретаря руководителя и освобождение

от нее производится приказом руководителя предприятия по представлению

1.4. Секретарь должен знать:

— постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и

нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся

деятельности предприятия;

— положения, инструкции, иные нормативные документы по ведению

делопроизводства;

— структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;

— устав предприятия;

— организацию делопроизводства;

— методы оформления и обработки документов;

— архивное дело;

— машинопись;

— правила пользования приемно-переговорными устройствами;

— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной

документации;

— правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;

— основы этики и эстетики;

— правила делового общения;

— правила эксплуатации вычислительной техники;

— основы административного права и законодательства о труде;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда, техники безопасности,

производственной санитарии и противопожарной защиты;

1.5. Секретарь непосредственно подчиняется руководителю

________________________________________________________________________.

(предприятия, структурного подразделения)

1.6. Во время отсутствия секретаря (отпуск, болезнь и пр.) его

обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке,

которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за

надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

1.7. ______________________________________________________________.

II. Должностные обязанности

Секретарь:

2.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению

административно-распорядительной деятельности руководителя.

2.2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя

корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в

структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в

процессе работы либо подготовки ответов.

2.3. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с

применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и

представления информации при подготовке и принятии решений.

2.4. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.

2.5. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы

руководителя.

2.6. Следит за своевременным рассмотрением и представлением

структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов,

передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает их качественное

редактирование.

2.7. Организует проведение телефонных переговоров руководителя,

записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его

сведения ее содержание, передает и принимает информацию по

приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу, и т.п.), а также

телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию,

полученную по каналам связи.

2.8. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие

2.9. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний,

проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение

участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация),

ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

2.10. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия

изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков

выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.

2.11. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.

2.12. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми

средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями,

создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.

2.13. Печатает по указанию руководителя служебные материалы,

необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.

2.14. Организует прием посетителей, содействует оперативности

рассмотрения просьб и предложений работников.

2.15. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой,

обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

2.16. Выполняет отдельные служебные поручения руководителя.

2.17. _____________________________________________________________.

Секретарь имеет право:

3.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия,

касающимися его деятельности.

3.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по

совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными

настоящей инструкцией.

3.3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному

руководителю о всех недостатках, выявленных в процессе исполнения своих

должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.

структурных подразделений и специалистов информацию и документы,

необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

3.5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в

исполнении своих должностных обязанностей и прав.

3.6. ______________________________________________________________.

IV. Ответственность

Секретарь несет ответственность:

4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных

обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в

пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.

4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей

деятельности — в пределах, определенных административным, уголовным и

гражданским законодательством Российской Федерации.

4.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных

трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция разработана в соответствии с ________________

(наименование,

_____________________________.

номер и дата документа)

Руководитель структурного подразделения (инициалы, фамилия)

_________________________

(подпись)

» » _____________ 20__г.

(инициалы, фамилия)

_____________________________

(подпись)

» » ________________ 20__г.

С инструкцией ознакомлен: (инициалы, фамилия)

_________________________

(подпись)

» » _____________ 20__г.

«Командная работа настолько важна, что практически невозможно достичь высот ваших способностей или заработать желаемых денег, не достигнув успеха в команде» (Брайан Трейси). Сегодня будем говорить о том, как же создать такую команду, с которой вы будете достигать...

Секретарь нужен любой организации, и следовательно, должностная инструкция секретаря пригодится каждой компании. Важно четко прописать должностные обязанности секретаря, которые вовсе не ограничиваются приемом звонков и милыми улыбками. Мы предлагаем вам образец должностной инструкции секретаря руководителя - генерального директора, главы департамента, директора филиала и т. д.

Должностная инструкция секретаря

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Фамилия И.О. ________________
«________»_____________ ____ г.

1. Общие положения

1.1. Секретарь относится к категории технических исполнителей.
1.2. Секретарь назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.3. Секретарь подчиняется непосредственно генеральному директору / руководителю структурного подразделения компании.
1.4. На время отсутствия секретаря его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5. На должность секретаря назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование - высшее, неполное высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от полугода, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel).
1.6. Секретарь руководствуется в своей деятельности:
- законодательными актами РФ;
- Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
- приказами и распоряжениями руководства;
- настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности секретаря

Секретарь выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.
2.2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
2.3. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.
2.4. Отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию руководителю, организует проведение телефонных переговоров руководителя.
2.5. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы.
2.6. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
2.7. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.
2.8. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.
2.9. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
2.10. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
2.11. Организует командировки руководителя: заказывает авиа- и железнодорожные билеты, бронирует гостиницы.
2.12. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

3. Права секретаря

Секретарь имеет право:
3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.
3.2. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.
3.3. Запрашивать лично или по поручению руководителя от подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании.
3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.

4. Ответственность секретаря

Секретарь несет ответственность:
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

секретаря руководителя

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность секретаря руководителя "________" (далее - "организация").

1.2. Секретарь руководителя назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя организации.

1.3. Секретарь руководителя подчиняется непосредственно ____________.

1.4. На должность секретаря руководителя назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

1.5. Секретарь руководителя должен знать:

Постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности организации и ведения делопроизводства;

Структуру и руководящий состав организации и ее подразделений;

Организацию делопроизводства;

Методы оформления и обработки документов;

Архивное дело;

Машинопись;

Правила пользования приемно-переговорными устройствами;

Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

Правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;

Основы этики и эстетики;

Правила делового общения;

Основы организации труда и управления;

Правила эксплуатации вычислительной техники;

Основы административного права и законодательства о труде.

1.6. В своей деятельности секретарь руководителя руководствуется:

Правилами внутреннего трудового распорядка;

Приказами и распоряжениями руководителя организации и непосредственного руководителя;

Настоящей должностной инструкцией;

Правилами по охране труда, производственной санитарии и противопожарной защите.

1.7. В период временного отсутствия секретаря руководителя его обязанности возлагаются на ____________.

2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Секретарь руководителя осуществляет следующие обязанности:

Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации.

Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя организации.

Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.

Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

Осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя организации, взятых на контроль.

Ведет контрольно-регистрационную картотеку.

Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.

Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.

Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

Копирует документы на персональном ксероксе.

3. ПРАВА

Секретарь руководителя имеет право:

3.1. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении своих обязанностей.

3.2. Повышать свою квалификацию.

3.3. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

3.4. Представлять на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по вопросам своей деятельности.

3.5. Получать от работников организации информацию, необходимую для осуществления своей деятельности.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Секретарь руководителя несет ответственность:

4.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в соответствии с действующим трудовым законодательством.

4.2. За правонарушения, совершенные в период осуществления своей деятельности, - в соответствии с действующим гражданским, административным и уголовным законодательством.

4.3. За причинение материального ущерба - в соответствии с действующим законодательством.

5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ

5.1. Режим работы секретаря руководителя определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в организации.

5.2. В связи с производственной необходимостью секретарь руководителя обязан выезжать в служебные командировки (в т.ч. местного значения).

6. ПРАВО ПОДПИСИ

6.1. Секретарю руководителя для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи информационно-справочных документов по вопросам, входящим в его функциональные обязанности.

_____________________________ _____________ ____________________ (должность лица, составившего (подпись) (Ф.И.О.) инструкцию)

"___"__________ ___ г.

СОГЛАСОВАНО:

Юрисконсульт ____________ ___________________ (подпись) (Ф.И.О.)

"___"__________ ___ г.

С инструкцией ознакомлен: ____________ ____________________ (подпись) (Ф.И.О.)

Для того чтобы четко определить должностные обязанности секретаря, необходимо знать, о ком именно идет речь. Ведь можно рассматривать в нескольких ракурсах. Известен, например, секретарь-референт как офисный служащий, Генеральный секретарь как руководитель (глава) некой организации, Государственный секретарь как госслужащий, секретарь как дипломатическое лицо, секретарь руководителя как служащий и другие варианты. Чаще всего, упоминая эту должность, имеют в виду служащего, который выполняет задания (поручения) как директора предприятия, так и отдельных руководителей его структурных подразделений. Получается, что должностные обязанности секретаря в этом случае сводятся к выполнению разовых поручений для решения организационных и технических вопросов.

Что обязан знать и должен делать секретарь

Ежедневно секретарь должен выполнять следующие функции:

1. Принимать информацию от подчиненных для передачи ее руководителю.
2. Организовывать телефонную связь руководителя. В его отсутствие принимать информацию, а затем доводить ее до сведения директора.
3. Принимать и вести учет телефонограмм.
4. Создавать условия для нормальной работы руководителя: следить за потребностью в канцтоварах и оргтехнике.
5. Оказывать помощь в организации производственных совещаний и собраний. Доводить до участников дату, место и время мероприятия. Собирать необходимые материалы, обеспечивать явку присутствующих и вести протокол собрания.
6. Вести делопроизводство на предприятии. Для этого секретарь должен осуществлять прием, систематизацию входящей корреспонденции и передавать ее на рассмотрение руководства. Затем на основании наложенной визы передавать документы исполнителям под роспись. В секретаря входит также контроль над ходом, сроками и результатом их исполнения.
7. Выполнять работы по распечатке и размножению документов.
8. Организовывать прием посетителей к руководителю компании и по возможности создавать условия для скорейшего решения вопросов.

Для того чтобы выполнить эти на первый взгляд простые должностные обязанности секретаря, работник должен знать:

• весь состав руководства предприятия и его структурных подразделений;
• устав, штаты и структуру предприятия, его профиль, перспективы развития и специализацию;
• нормативные документы для должного ведения делопроизводства;
• правила пользования средствами оргтехники и связи;
• правила ВТР, ОТ, пожарной безопасности и промышленной санитарии;
• правила организации труда на рабочем месте;
• нормативные и правовые акты, приказы, постановления, распоряжения по планированию, учету и управлению качеством выполняемых работ.

Специфика делопроизводителя

Если речь идет о более конкретной, узкой специализации, то дело обстоит несколько иначе. Взять, к примеру, В самом названии должности четко определен аспект выполняемой работы. Обычно на каждом предприятии уже имеется должностная инструкция, в которой обозначены направления деятельности специалиста по делопроизводству. Если такой инструкции нет, то лучше ее создать. Для этого стоит воспользоваться квалификационным справочником, в котором имеются приблизительные образцы. После этого стандартный вариант обязательно нужно доработать применительно для конкретной организации с учетом специфики и внутренних особенностей. В целом, в обязанностях секретаря-делопроизводителя должны четко прослеживаться 3 основных направления:

1. Работа с корреспонденцией. Прием, обработка ее современными способами и своевременная отправка.
2. Правильное ведение внутренней документации.
3. Регистрация, строгий учет и передача документов в архив на хранение.

Особенности работы референта

На некоторых предприятиях вводится в штат такая должность, которая включает в себя широкий круг обязанностей: от «стола справок» до «помощника директора». Такой специалист должен обладать разносторонними знаниями и хорошо владеть обстановкой. Должностные обязанности секретаряреферента немного расширены в связи с увеличением полномочий. В целом, это - обычная работа секретаря, но слово «референт» вносит некоторые дополнения в стандартный список. В частности, секретарь-референт может самостоятельно вести прием посетителей по некоторым вопросам. Владея определенной информацией, он в состоянии самостоятельно принимать решения. Кроме этого, референт выполняет ответственные поручения руководителя относительно хозяйственной деятельности организации (предприятия). Иногда секретарю-референту вменяют в обязанности Делается это лишь тогда, когда общий объем работы позволяет выполнять дополнительные обязанности.

Секретаря называют верным помощником и правой рукой начальника и не зря, ведь в обязанности секретаря руководителя входит обеспечение эффективной управленческой и административной деятельности. Cекретарь руководителя занимается составлением и оформлением деловых бумаг и документов, помогает начальнику в делах, решает многие организационные вопросы.

Должность секретаря-референта также можно считать представительской, так как он является лицом компании — встречает гостей, отвечает на звонки и письма. Подобная работа требует большой собранности, коммуникабельности и организованности. По этой причине профессия секретаря может сулить большие перспективы — в будущем специалист может стать офис-менеджером, а затем и одним из директоров или топ-менеджеров.

Места работы

Должность секретаря руководителя необходима практически в каждой компании, имеющей офис для клиентов и посетителей. Это могут быть как большие предприятия, так и организации малого бизнеса.

История профессии

Первыми секретарями можно считать писарей и летописцев — они записывали царские указы и распоряжения, вели хронику текущих событий, отвечали за ведение переписки. Со временем полномочия секретаря существенно расширились и сегодня они могут выполнять самые разнообразные функции. Так, возникла необходимость в специалистах узкой специализации, вследствие чего и появилась профессия секретаря-референта, делопроизводителя , секретаря-переводчика и офис-менеджера.

Обязанности секретаря

В должностные обязанности секретаря-референта входит:

• прием посетителей;
• прием телефонных звонков;
• ведение делопроизводства;
• планирование рабочего дня руководителя;
• организация совещаний;
• заказ билетов и бронирование гостиниц для руководителя и других сотрудников во время командировки;
• заказ канцтоваров для офиса;
• выполнение просьб руководителя.

Иногда функции секретаря руководителя включают в себя переписку на английском языке.

Требования к секретарю

Требования к секретарю-референту включают в себя:

• среднее или высшее образование;
• владение ПК;
• знание основ делопроизводства;
• знание английского языка (иногда).

Также должность секретаря предполагает наличие следующих навыков:

• пунктуальность;
• умение хорошо выглядеть (презентабельность);
• организованность.

Образец резюме секретаря

Как стать секретарем

Как стать секретарем? Это может обладатель любого высшего образования, который прошел курсы секретарей-референтов либо получил обучение непосредственно на рабочем месте. Как правило, работодатели не предъявляют особых требований к полученной специальности соискателя, а акцентируют внимание на том, чтобы претендент обладал необходимыми личностными качествами и смог выполнять обязанности на должном уровне.

Зарплата секретаря

Заработная плата секретаря может быть разной — от 15 до 45 тысяч рублей. Доход зависит от круга обязанностей сотрудника и региона, в котором он работает. Средняя зарплата секретаря-референта составляет 30 тысяч рублей.