Tutto sul personale per i manichini. Atto normativo locale. Chi dovrebbe sviluppare e approvare la pianificazione del personale?

Il personale è un piano di personale. Alcune aziende trascurano la stesura di una tabella del personale, poiché non è un documento principale e il modulo n. T-3, utilizzato per la sua preparazione, è di natura consultiva. Tuttavia, nella pratica, il personale è necessario e aiuta il datore di lavoro sia per il controllo interno e la gestione, sia nella comunicazione con le autorità di ispezione. Oggi comprendiamo tutti gli aspetti della sua preparazione e conduzione.

Quali sono le conseguenze della mancanza di personale?

Di solito viene chiesto di presentare la tabella del personale agli ispettorati del lavoro e fiscali durante le ispezioni. La sua assenza è interpretata come una violazione della legislazione sul lavoro e sulla tutela del lavoro. Per tale violazione, il funzionario viene multato di 1-5 mila rubli, l'organizzazione - 30-50 mila rubli (articolo 5.27 del Codice dei reati amministrativi della Federazione Russa).

La tabella del personale aiuta a giustificare il licenziamento dei dipendenti a causa della riduzione del personale quando si considera un caso in tribunale. Senza una tabella del personale, è difficile per un datore di lavoro dimostrare che il licenziamento è giustificato. Sarà inoltre impossibile dimostrare che al momento del licenziamento non vi fossero posti vacanti nell'organizzazione che potessero essere offerti ai dipendenti licenziati (il datore di lavoro è obbligato a offrire altri posti di lavoro durante i licenziamenti ai sensi dell'articolo 179 del Codice del lavoro russo Federazione).

Chi e come dovrebbe elaborare e mantenere la tabella del personale?

In generale, redigere una tabella del personale è un sacro dovere di un economista del lavoro del dipartimento di organizzazione e remunerazione (Libro di riferimento sulle qualifiche per posizioni di manager, specialisti e altri dipendenti, Risoluzione del Ministero del Lavoro russo n. 37 di agosto 21, 1998). Tuttavia, in realtà, la tabella del personale è preparata da contabili, funzionari del personale e avvocati. Il capo dell'azienda e il capo contabile sono ufficialmente responsabili della tabella del personale, poiché la firmano.

La tabella del personale può essere redatta per qualsiasi periodo, ma solitamente viene redatta per un anno. Affinché questa procedura si svolga ogni volta senza intoppi, vale la pena descriverla nelle Istruzioni per il lavoro d'ufficio:

• indicare i termini e le regole per lo sviluppo e l'introduzione delle modifiche;
• modulo di un ordine per l'approvazione della tabella del personale;
• soggetti incaricati della formazione e firma del tavolo del personale e degli ordini;
• la composizione delle normative legali e locali del datore di lavoro, sulla base delle quali viene creata la tabella del personale;
• dipendenti con i quali è necessario coordinare il progetto di tabella del personale e le modifiche ad essa.

Quale modulo devo utilizzare per stilare un programma del personale?

La tabella del personale è un atto normativo locale che descrive la struttura organizzativa dell'azienda e del suo personale. Il programma è redatto secondo il modulo n. T-3 (Risoluzione n. 1 del Comitato statale di statistica della Federazione Russa "Sull'approvazione dei moduli unificati di documentazione contabile primaria per la registrazione del lavoro e il suo pagamento" del 5 gennaio 2004) , che ha valore consultivo. Può essere adattato alle esigenze dell'azienda. Tuttavia, a nostro avviso, è meglio utilizzare il modulo n. T-3, poiché contiene tutti i dati necessari.

Come compilare il modulo n. T-3?

Compiliamo i dettagli del modulo come segue:

Nome dell'azienda devono attenersi integralmente a quanto sancito negli atti costitutivi, ivi compreso il nome abbreviato e il nome in lingua straniera. Se è presente un nome abbreviato, è indicato tra parentesi, dopo quello completo.

Codice dell'organizzazione— otto caratteri del codice secondo il classificatore panrusso delle imprese e delle organizzazioni (OKPO).

Data di preparazione nel formato HH.MM.AAAA

Validità. Viene indicato per quanto tempo sarà valida la tabella del personale e da quale data entrerà in vigore.

Compila i campi, sono 10 in totale.

Nome dell'unità strutturale indicato senza abbreviazione secondo la classificazione dei reparti approvata dal datore di lavoro. Se non è presente un classificatore, in ordine alfabetico o in ordine decrescente in base al numero dei dipendenti del dipartimento.

Se la fornitura di benefici ai dipendenti dipende dal nome della divisione, è necessario indicare il nome della divisione in conformità con i classificatori di settore delle industrie pericolose e altri documenti pertinenti.

Codice dell'unità strutturale. Indicati anche secondo il classificatore in cui sono disposti per importanza funzionale. Se non è presente un classificatore, i codici possono essere assegnati ai dipartimenti disposti in ordine alfabetico o secondo un altro principio.

Posizione (specialità, professione), grado, classe (categoria), qualifica. Indicato senza abbreviazioni come parte di una unità strutturale, a partire dal dirigente fino al tecnico appaltatore. Attenzione: i lavoratori hanno professioni, i dipendenti hanno posizioni (paragrafo 7 dell'articolo 144 del Codice del lavoro della Federazione Russa).

Numero di unità di personale indicato per ciascuna posizione o professione. Qualora sia previsto il lavoro a tempo parziale, esso è indicato nelle apposite quote (ad esempio 0,5; 2,75, ecc.).

Aliquota tariffaria, stipendio indicato nell'importo dello stipendio mensile a seconda del sistema di remunerazione (tariffa, stipendio, percentuale di profitto, coefficiente di partecipazione al lavoro, ecc.) L'importo dello stipendio deve essere indicato in rubli o in percentuale, coefficienti, ecc. È meglio abbandonare la pratica di indicare gli stipendi in dollari. Formalmente ciò non è vietato; il Codice del lavoro della Federazione Russa parla solo dell’obbligo del datore di lavoro di pagare lo stipendio in rubli. Cioè, lo stipendio viene semplicemente convertito in rubli al tasso di cambio attuale. Tuttavia, la pratica giudiziaria suggerisce che vi sia una violazione.

Il Codice del lavoro della Federazione Russa non contiene norme che vietano direttamente al datore di lavoro di fissare l'importo dei salari in valuta estera (unità convenzionali), poiché nella Parte 1 dell'Art. 131 del Codice del lavoro della Federazione Russa parla solo del pagamento dei salari in contanti nella valuta della Federazione Russa (in rubli). Ma secondo la parte 3 dell'art. 129 del Codice del lavoro della Federazione Russa, la tariffa e lo stipendio hanno un importo fisso, che deve rimanere invariato durante la durata del contratto. E poiché lo stipendio è sempre calcolato al tasso di cambio attuale, un calo del tasso di cambio del dollaro, secondo la corte, può portare a un peggioramento delle condizioni di pagamento del dipendente.

Indennità. Le colonne 6-8 indicano incentivi e compensi stabiliti dalla legge o su iniziativa del datore di lavoro.

Nella colonna Totale indicare l'importo totale delle colonne 5-8 (stipendio e indennità), moltiplicato per il numero delle unità di personale.

Nota compilato se le informazioni nelle colonne del modulo sono ambigue e richiedono chiarimenti.

Il progetto di tabella del personale è firmato dal direttore e dal capo contabile.

Non dimenticare di inserire il numero del documento nell'apposita casella del modulo.

La bozza della tabella del personale è pronta, cosa accadrà dopo?

La tabella del personale è approvata con l'ordinanza pertinente per l'attività principale. Il testo dell'ordine indica il fatto dell'approvazione della tabella del personale, il numero totale di unità di personale e la data di entrata in vigore del documento. L'ordine viene firmato dal titolare dell'azienda o da altra persona autorizzata, e poi registrato nel Registro degli Ordini per le Attività Principali. Il numero di registrazione è stampigliato sull'ordine. Quindi l'ordine e la tabella del personale vengono inviati per la conservazione a tempo indeterminato, di norma, insieme ad altri ordini per l'attività principale.

Come apportare modifiche?

Poiché la tabella del personale è approvata con ordinanza, anche le modifiche ad essa vengono apportate con ordinanza. La data di emissione dell'ordine di modifica e la data di entrata in vigore della modifica solitamente non coincidono. Se le modifiche sono minori, vengono emesse modifiche al programma e, se sono su larga scala, viene redatto un nuovo programma del personale con un nuovo ordine per la sua approvazione.

Le modifiche ai livelli di organico di solito riguardano i dipendenti e sono quindi seguite da modifiche ai contratti di lavoro. Nella maggior parte dei casi, il loro utilizzo richiede il consenso dei dipendenti, il rispetto dei termini di notifica del personale, ecc.

Attenzione: la conoscenza da parte del dipendente dell'ordine di modifica della tabella del personale non conferma il suo consenso a modificare i termini del contratto di lavoro.

Vediamo come riflettere i cambiamenti negli stipendi dei dipendenti. Il datore di lavoro è obbligato a informare il personale di ciò con due mesi di anticipo, quindi a emettere un ordine per apportare modifiche alla tabella del personale. L'ordinanza specifica le posizioni, i nuovi stipendi e la data di entrata in vigore delle modifiche. I dipendenti del dipartimento Risorse umane che apporteranno modifiche ai contratti di lavoro acquisiscono familiarità con l'ordine al momento della firma.

Quindi vengono conclusi ulteriori accordi con i dipendenti. Non è sufficiente limitarsi al fatto di aumentare o diminuire lo stipendio: è necessario indicare i motivi (secondo gli articoli 22 e 132 del Codice del lavoro della Federazione Russa, lo stipendio di un dipendente dipende dalle qualifiche, dalla complessità del lavoro il lavoro svolto, la quantità e la qualità del lavoro impiegato). Altrimenti il ​​dipendente, ad esempio, potrà richiedere un pagamento aggiuntivo per periodi precedenti in cui ha fatto la stessa cosa, ma per meno soldi.

Attenzione: ridurre unilateralmente i salari ai sensi dell'art. 74 del Codice del lavoro della Federazione Russa è possibile solo quando cambiano le condizioni di lavoro organizzative o tecnologiche. Ad esempio, quando si adotta una nuova politica di gestione del personale, quando si modernizza la produzione, si riduce il volume della produzione o si riorganizza la produzione.

Tuttavia, per tale manovra, la posizione e le qualifiche del dipendente non devono cambiare; il datore di lavoro deve dimostrare che le condizioni specificate nel contratto di lavoro non possono essere mantenute, e la mancata decisione di ridurre gli stipendi porterebbe a massicce riduzioni del personale. . Le argomentazioni sotto forma di diminuzione della domanda di servizi o prodotti o di calo dei profitti non sono sufficienti.

Servizio del personale dell'impresa: lavoro d'ufficio, flusso di documenti e quadro normativo Gusyatnikova Daria Efimovna

2.1.2. Personale e personale

Tavolo del personale– questo è il documento principale utilizzato per formalizzare la struttura, il personale e i livelli di personale di un’organizzazione in conformità con la carta (regolamento). La tabella del personale contiene un elenco di unità strutturali, posizioni, informazioni sul numero di unità di personale, stipendi ufficiali, indennità e buste paga mensili. Questo documento conferisce alla direzione il diritto di dotare l'organizzazione e le sue divisioni strutturali di dipendenti. Inoltre, sulla base della tabella del personale, il servizio del personale seleziona i dipendenti per le posizioni vacanti, costituisce una riserva per la promozione e organizza lo sviluppo del personale.

Il Codice del lavoro della Federazione Russa non richiede la presenza obbligatoria di una tabella del personale in ciascuna organizzazione, tuttavia, la Risoluzione n. 1 del Comitato statistico statale della Russia stabilisce che forme unificate di documentazione contabile primaria per la contabilità e il pagamento del lavoro, compreso il modulo T-3 (Tabella del personale), si applica alle organizzazioni di tutte le forme di proprietà.

Con decreto del Comitato statistico statale della Russia n. 1, sono state apportate lievi modifiche al modulo T-3. Sono infatti cambiate le firme di approvazione del visto alla fine del modulo. La tabella del personale è ora firmata dal capo del dipartimento del personale e dal capo contabile. La tabella del personale è approvata con ordine (istruzioni) il capo dell'organizzazione o una persona da lui autorizzata, il potere di approvare questo documento deve essere sancito per iscritto. In tale ordine, a differenza della forma standard di un ordine per l'attività principale, non vi è alcuna parte enunciativa e l'ordine può iniziare immediatamente con le parole "I ORDINE", poiché non sono necessarie ulteriori spiegazioni per mettere in vigore la tabella del personale . Sebbene sia possibile indicare le ragioni (se presenti) per cui la nuova tabella del personale è approvata.

La tabella del personale è una fonte per stabilire i nomi di posizioni, specialità, professioni, che si riflettono nei contratti di lavoro e in altra documentazione del personale (articolo 57 del Codice del lavoro della Federazione Russa).

Secondo l'Elenco delle qualifiche delle posizioni di dirigenti, specialisti e altri dipendenti, approvato con la risoluzione n. 37 del Ministero del Lavoro russo del 21 agosto 1998, la redazione della tabella del personale spetta a un economista del lavoro, che, come come regola generale, fa parte della funzione organizzazione e remunerazione. Poiché tale divisione non viene creata in ogni organizzazione, lo sviluppo della tabella del personale è spesso affidato al dipartimento del personale, o al dipartimento di pianificazione ed economia, o a un gruppo di specialisti, o anche al dipartimento di contabilità. Cioè, la direzione dell’azienda decide autonomamente chi è responsabile di questo lavoro.

Se il capo dell'organizzazione assegna questa responsabilità a un dipendente per il quale non è specificata nel contratto di lavoro e (o) nella descrizione del lavoro, tale persona viene nominata mediante un ordine per l'attività principale. Il lavoro sulla preparazione del presente documento è coordinato dal vice capo dell'organizzazione per la gestione del personale o da un altro funzionario nominato per ordine del capo dell'organizzazione.

Nelle organizzazioni con un gran numero di funzionari e personale, è consigliabile sviluppare e approvare la tabella del personale per un'unità strutturale separata.

La tabella del personale ha un codice secondo OKUD 0301017, viene prodotta, di norma, nella quantità di 3 copie (più copie in base al numero di parti interessate, dipartimenti), formato A4, durata di conservazione nel luogo di sviluppo e l'approvazione è permanente, in altre organizzazioni - 3 anni.

Il modulo può essere compilato sia manualmente che mediante l'ausilio di tecnologie informatiche (stampa, computer, ecc.), prevedendo però obbligatoriamente il supporto cartaceo dei dati. In caso di compilazione manuale, tutte le voci devono essere effettuate con inchiostro o penna a sfera in modo chiaro e chiaro, senza macchie o cancellature. La parte principale della tabella del personale è una tabella:

I nomi delle unità strutturali sono solitamente indicati in ordine alfabetico. È anche possibile procedere dal livello del personale dell'unità (in ordine decrescente). È anche possibile utilizzare come principio di localizzazione il grado di importanza funzionale delle divisioni (ad esempio, prima la direzione, poi le divisioni produttive, poi quelle amministrative e tecniche). I nomi sono indicati senza abbreviazioni, al nominativo singolare.

La codifica delle unità strutturali è necessaria per la generazione di report consolidati. Attualmente il sistema di codifica dipartimentale è obbligatorio solo negli enti pubblici. Per quanto riguarda le organizzazioni non governative, viene introdotto se comprendono un gran numero di unità strutturali e vengono utilizzati sistemi automatizzati per la gestione del personale.

La colonna 3 della tabella contiene i nomi delle professioni (posizioni), che possono essere differenziate per specialità e qualifiche. Nella legislazione del lavoro, i termini "professione" e "posizione" sono usati per designare il tipo di attività lavorativa di un dipendente, solo il primo termine è per una categoria di personale come i lavoratori e il secondo è per i dipendenti.

Dipendentiè un gruppo sociale di lavoratori impegnati principalmente nel lavoro mentale (non fisico), solitamente coinvolti nella leadership, nel prendere e sviluppare decisioni gestionali e nella preparazione delle informazioni. Nel suo turno, lavoratori chiamare un gruppo sociale di lavoratori impegnati principalmente nel lavoro manuale. Il lavoro di questa categoria di lavoratori, di norma, consiste nella creazione di ricchezza materiale, nonché di supporto tecnico e produttivo per le attività dell'organizzazione.

Il nome della professione è tratto dal Repertorio unificato delle tariffe e delle qualifiche del lavoro e delle professioni dei lavoratori (ETKS) del numero corrispondente (sezione). Questa procedura è determinata dall'art. 57 del Codice del lavoro della Federazione Russa, che stabilisce che “Se, in conformità con le leggi federali, la fornitura di benefici o la presenza di restrizioni è associata all'esecuzione di lavori in determinate posizioni, specialità o professioni, allora i nomi di tali posizioni, specialità o professioni e i relativi requisiti di qualificazione devono corrispondere ai nomi e ai requisiti specificati nei libri di consultazione delle qualifiche...". I requisiti di qualificazione per le professioni sono stabiliti con precisione dall'ETKS. Attualmente, le questioni ETKS vengono elaborate attivamente e i problemi con la determinazione dei nomi delle professioni dei lavoratori dovrebbero essere risolti nel prossimo futuro.

La situazione è diversa con i titoli di lavoro. Oggi, nel lavoro dei servizi del personale, viene utilizzato il già citato elenco delle qualifiche a livello di settore delle posizioni per manager, specialisti e altri dipendenti. Inoltre, i requisiti di qualificazione per i titoli professionali nei singoli settori sono contenuti in varie raccolte.

La stragrande maggioranza delle collezioni si concentra sul settore del budget. Nella sfera commerciale, per determinare il titolo professionale corretto, è possibile utilizzare il classificatore tutto russo delle occupazioni dei lavoratori, delle posizioni dei dipendenti e dei gradi tariffari (OKPDTR). Ricordiamo che OKPDTR dovrebbe essere affrontato solo allo scopo di stabilire il nome della posizione, e non della professione, poiché non riflette ancora i nomi delle professioni dei lavoratori secondo il nuovo ETKS.

Recentemente, le organizzazioni, soprattutto quelle con capitale straniero, così come le aziende appassionate di nuovi stili di gestione, hanno utilizzato titoli di lavoro stranieri. La maggior parte di essi si trova nella legislazione russa sul lavoro; ma ci sono anche quelli il cui elenco di responsabilità va oltre i confini delle posizioni esistenti. Ad esempio, merchandiser, logistica, supervisori, ecc.

Il Codice del lavoro della Federazione Russa ha parzialmente risolto questo problema. L'articolo 57 del Codice del lavoro della Federazione Russa stabilisce in modo definitivo e inequivocabile che il nome di una posizione, specialità, professione è stabilito in conformità con la tabella del personale. Di conseguenza, nuovi titoli professionali possono essere inclusi nella tabella del personale, ad esempio, se l'organizzazione sta introducendo nuovi metodi per strutturare e gestire il personale. È opportuno però che siano soddisfatte due condizioni:

Verificare se la carta di qualificazione (caratteristiche) della posizione da introdurre non contenga responsabilità simili a quelle per le posizioni per le quali la legislazione prevede pensioni e altri benefici;

Non lasciarti trasportare dai nomi nuovi, poiché la maggior parte di essi si riferisce allo slang professionale (gergo) e anche nei paesi in cui prendono in prestito, vengono utilizzati solo nel linguaggio colloquiale (ad esempio, "cacciatore di teste" - "specialista di ricerca esecutiva") .

È meglio scoprire dagli iniziatori dell'introduzione di nuove posizioni se sono disponibili i loro nomi completi e ufficialmente accettati. Dopotutto, quando lascia l'organizzazione, un dipendente spesso se ne va con una tale voce nel libro di lavoro, che può essere incomprensibile non solo per il nuovo datore di lavoro, ma anche per le autorità che emettono pensioni.

Nella tabella del personale i nomi delle professioni (posizioni) sono indicati nell'ambito delle divisioni strutturali. Sono elencati in ordine di anzianità, partendo dal grado più alto e finendo con il grado inferiore: dirigente, vicedirettore, specialista, dirigente tecnico, ecc. Nella tabella del personale è consentito indicare titoli di lavoro doppi separati dal segno “ -”, mentre la retribuzione ufficiale è stabilita in base ai primi incarichi a Doppio Titolo.

Se l’organizzazione ha dipendenti che non fanno parte di alcuna unità strutturale, allora vengono registrati come “altro personale”.

Il nome è indicato per esteso, al nominativo singolare. Abbreviazioni “direttore”, “vice”, “inizio” non autorizzato.

Il numero di posizioni del personale (colonna 4) è indicato in unità per ciascuna posizione o professione. Le posizioni che prevedono il mantenimento di una unità di personale incompleta sono indicate nelle apposite proporzioni (0,2; 0,4, ecc.).

La colonna 5 indica le retribuzioni (aliquote tariffarie) stabilite per lo svolgimento del lavoro secondo le professioni (posizioni) elencate nella colonna 3. Secondo l'art. 129 del Codice del lavoro della Federazione Russa, lo stipendio (aliquota tariffaria) è un importo fisso di remunerazione per un dipendente per l'adempimento di uno standard di lavoro (mansioni lavorative) di una certa complessità (qualificazione) per unità di tempo.

Salari (aliquote tariffarie) ai sensi dell'art. 135 del Codice del lavoro della Federazione Russa stabilisce:

Per i dipendenti di organizzazioni finanziate dal bilancio: leggi pertinenti e altri atti normativi;

Dipendenti di organizzazioni con finanziamento misto (finanziamento di bilancio e entrate derivanti da attività commerciali) - leggi, altri regolamenti, contratti collettivi, accordi, regolamenti locali delle organizzazioni;

Dipendenti di altre organizzazioni: contratti collettivi, accordi, regolamenti locali delle organizzazioni, contratti di lavoro.

L'aliquota tariffaria è un elemento del sistema tariffario (cioè un insieme di standard con l'aiuto dei quali vengono differenziati i salari dei lavoratori di diverse categorie). Quando si remunera il lavoro sulla base di un sistema tariffario, l'entità dell'aliquota tariffaria (stipendio) della 1a categoria del tariffario unificato non può essere inferiore al salario minimo.

Sistema tariffario di remunerazione include : aliquote tariffarie (stipendi), tariffario, coefficienti tariffari . La complessità del lavoro svolto è determinata in base al prezzo.

La tariffazione del lavoro e l'assegnazione delle categorie tariffarie ai dipendenti vengono effettuate tenendo conto del Repertorio tariffario unificato e delle qualifiche del lavoro e delle professioni dei lavoratori, del Repertorio delle qualifiche delle posizioni dei dirigenti, degli specialisti e degli impiegati.

Il sistema tariffario per la remunerazione dei dipendenti delle organizzazioni finanziate dai bilanci di tutti i livelli è stabilito sulla base di un piano tariffario unificato per la remunerazione dei dipendenti del settore pubblico, approvato secondo le modalità stabilite dalla legge federale, e che costituisce una garanzia per la remunerazione dei dipendenti pubblici dipendenti del settore. Il sistema tariffario di remunerazione per i dipendenti di altre organizzazioni può essere determinato da contratti collettivi, accordi, tenendo conto dei libri di riferimento tariffari e di qualificazione unificati e delle garanzie statali sulla remunerazione.

Per quanto riguarda i bonus (colonne 6–8), anch'essi devono essere previsti dal sistema di remunerazione. Le tipologie e gli importi delle indennità sono indicati in conformità con il Codice del lavoro della Federazione Russa, le leggi federali, i contratti collettivi e le normative locali. Come definito nell'art. 144 del Codice del lavoro della Federazione Russa, il datore di lavoro ha il diritto di istituire vari sistemi di bonus, incentivi e indennità, tenendo conto del parere dell'organo rappresentativo dei dipendenti. Questi sistemi possono essere stabiliti anche mediante contratto collettivo.

Procedura e condizioni per l'applicazione degli incentivi e dei compensi(pagamenti aggiuntivi, indennità, bonus e altri)

Nelle organizzazioni finanziate dal bilancio federale, sono istituite dal Governo della Federazione Russa;

Nelle organizzazioni finanziate dal bilancio di un'entità costituente della Federazione Russa - dalle autorità governative della corrispondente entità costituente della Federazione Russa;

Nelle organizzazioni finanziate dal bilancio locale - dai governi locali.

I bonus possono essere associati a retribuzioni o incentivi aggiuntivi, al raggiungimento di determinati indicatori in determinati periodi di tempo o ad altri fattori.

La colonna 9 determina il fondo salariale mensile per ciascun dipendente. Secondo l'art. 129 del Codice del lavoro della Federazione Russa, per salario si intende la remunerazione del lavoro in base alle qualifiche, alla complessità, alla quantità, alla qualità e alle condizioni del lavoro svolto del dipendente, nonché ai compensi e ai pagamenti di incentivi.

Secondo le istruzioni per l'applicazione delle regole per la preparazione dei documenti primari, approvate dal Comitato statistico statale, nella tabella del personale, i salari possono ora essere indicati non solo in rubli, ma anche utilizzando valori ausiliari (percentuali, coefficienti, ecc.) .

La colonna "Nota" ha lo scopo di apportare modifiche operative o riflettere le caratteristiche di una qualifica lavorativa specifica. Spesso questa colonna viene utilizzata per indicare il cognome e le iniziali dei singoli dipendenti che ricoprono posizioni dirigenziali.

Dopo aver compilato tutte le colonne della parte principale della tabella, nella riga “Totale” vengono indicati gli importi totali per le colonne 4–9. Sulla base degli indicatori finali della 3a e 9a colonna, viene redatto un ordine (istruzione) sull'approvazione del personale con un numero specifico di unità di personale e un determinato fondo salariale mensile. L'ordine (istruzione) è approvato dal capo dell'organizzazione o dalla sua persona autorizzata. Il numero e la data dell'ordine si riflettono nell'intestazione della tabella del personale.

Se durante la compilazione del modulo sono stati commessi errori, è possibile correggerli solo secondo le regole stabilite, ovvero cancellando le voci errate e sovrapponendo quelle corrette. In questo caso le correzioni devono essere concordate da tutte le persone che hanno firmato il documento e confermate con le loro firme indicanti la data delle correzioni.

Quando si prepara la tabella del personale, assicurarsi che tutti i dettagli previsti dal modulo unificato siano compilati nel documento. Solo in questo caso sarà considerato finalizzato e potrà essere accettato per l'approvazione. In particolare, non dimenticare di inserire dettagli come il nome dell'organizzazione e il codice OKPO. Sono richiesti anche i dettagli delle trascrizioni delle firme. Se nel modulo sono presenti righe vuote, è necessario cancellarle.

Altri moduli possono essere utilizzati per sviluppare la parte tabellare della tabella del personale. Per esempio:

In questo caso, il nome e il codice dell'unità strutturale non sono indicati in una colonna, ma in una riga: l'intestazione.

Gli economisti del lavoro suggeriscono anche di utilizzare questa forma:

Se le condizioni di remunerazione in un'organizzazione sono stabilite entro un determinato intervallo, la tabella del personale prevede una "gamma" di stipendi. Per un gruppo di lavoratori retribuiti a cottimo, la tabella del personale può prevedere l'introduzione di una sezione speciale o di una colonna speciale. In questo caso viene indicato il numero totale di dipendenti di questo gruppo. Tenendo conto di ciò, la forma della tabella del personale potrebbe essere la seguente:

Numerose organizzazioni, in particolare agenzie governative, utilizzano una forma di personale “ridotta”, ovvero una forma che non riflette gli stipendi e gli stipendi ufficiali. In questo caso, il numero totale di posizioni nella tabella del personale deve corrispondere al numero stimato di fondo salari previsto nel preventivo.

Quando si sviluppano gli orari del personale, è prassi indicare anche il numero totale di dipendenti. Può essere generale - per tutte le posizioni (professioni) o per ciascuna unità strutturale. Per esempio:

Il progetto di tabella del personale è soggetto all'accordo con i capi delle divisioni strutturali, nonché con altre persone appartenenti al più alto livello di gestione dell'organizzazione. Viene prodotto in base al numero degli interessati e viene conservato per 3 anni dopo l'approvazione della tabella del personale.

Copie del progetto vengono inviate ai dipartimenti e alle parti interessate. Quando si prepara un progetto di tabella del personale, non è necessario utilizzare il modulo unificato n. T-3. Inoltre, se si tratta veramente di accordo, e non di una dichiarazione formale di risoluzioni “non mi oppongo”, “sono d'accordo”, allora è meglio preparare una forma di documento che permetta di prendere appunti con suggerimenti, commenti, ecc.

I visti di approvazione sono apposti sull'ultimo foglio. Se gli approvatori non hanno commenti, la tabella del personale viene inviata per l'approvazione. Se ci sono modifiche ad alcune disposizioni, dopo i dettagli principali del visto (posizione del titolare del visto, sua firma, trascrizione della firma (iniziali, cognome) e data), vengono indicati.

I commenti sono allegati

(Firma) S.I. Ivanov

20.01.2005

In questo caso i commenti al progetto (compresi pareri specifici e integrazioni) vengono redatti su un foglio separato. Possono essere presentati anche sul retro dell'ultimo foglio del progetto.

I commenti dei capi delle unità strutturali, con l'accordo del funzionario responsabile dello sviluppo della tabella del personale, vengono presi in considerazione includendoli nel progetto. I commenti con cui questo funzionario non è d'accordo o con cui altre persone che approvano il documento non sono d'accordo vengono presi in considerazione dal capo dell'organizzazione o da una persona da lui autorizzata al momento dell'approvazione della tabella del personale.

Se durante il processo di approvazione vengono apportate modifiche significative al progetto, questo è soggetto a nuova approvazione. Se il progetto include chiarimenti che non ne modificano l'essenza, non è richiesta la nuova approvazione durante la revisione.

Nel processo di preparazione del progetto e di approvazione della tabella del personale, viene generato un numero enorme di documenti:

Aiuto;

Conclusioni;

Appunti dell'ufficio.

Tutto vengono archiviati con i progetti per 3 anni previa approvazione della tabella del personale. Inoltre, se lo statuto (regolamento) dell'organizzazione prevede la presentazione di un progetto di tabella del personale per l'approvazione ai fondatori dell'organizzazione, la corrispondenza con loro (ad eccezione dei verbali delle riunioni dei fondatori) è soggetta a speciali magazzinaggio.

L'orario del personale approvato viene inviato in una copia:

Al dipartimento delle risorse umane;

Al reparto contabilità principale;

Una copia è conservata come parte della documentazione gestionale dell’organizzazione.

In alcune aziende la tabella del personale è inclusa nell'informazione commerciale e viene quindi rilasciata in due soli esemplari: uno per il direttore generale, l'altro per la contabilità generale. Solo le parti (estratti) relative a queste unità vengono inviate alle unità strutturali e la parte relativa alle posizioni vacanti viene inviata al dipartimento del personale.

Tavolo del personale– un documento con validità pluriennale, al quale tuttavia, se necessario, possono essere apportate modifiche e integrazioni. Le modifiche e le integrazioni vengono apportate per ordine del responsabile dell'organizzazione o di una persona da lui autorizzata.

Esistono due modi per apportare modifiche alla tabella del personale.

1. È possibile modificare la tabella del personale stessa. La nuova tabella del personale con il numero di registrazione successivo è approvata dall'ordinanza per l'attività principale.

2. Di norma, quando le modifiche apportate alla tabella del personale non sono significative, possono essere formalizzate mediante provvedimento per l'attività principale.

Se vengono apportate modifiche alla tabella del personale mediante un ordine, il titolo dell'ordine può essere il seguente:

“Sulle modifiche alla tabella del personale”;

“Sui cambiamenti nel personale”;

"Sui cambiamenti parziali del personale."

A fondamento dell'ordinanza possono essere addotti i seguenti motivi:

Migliorare la struttura organizzativa dell'azienda;

Svolgere attività volte a migliorare le attività delle singole unità strutturali;

Riorganizzazione aziendale;

Espansione o contrazione della base produttiva dell'azienda;

Cambiamenti nella legislazione;

Ottimizzazione del lavoro di gestione;

Pianificazione e calcoli economici del dipartimento Risorse umane, eliminazione della duplicazione di funzioni, ecc.

Quando si aggiungono nuove posizioni all'attuale tabella del personale, si eliminano quelle vecchie, si cambia il nome di una posizione, si creano nuovi dipartimenti, questi processi spesso interessano il personale esistente, e quindi è necessario apportare modifiche e adeguamenti ai documenti del personale dei dipendenti a seconda dei cambiamenti introdotti. Può essere:

Rinominare una posizione;

Cambio di posizione;

Rinominare un'unità strutturale;

Assegnazione di ulteriori responsabilità;

Cambiamenti negli stipendi base (di posizione);

Introduzione di nuove divisioni;

Introduzione di nuove (ulteriori) posizioni;

Liquidazione di un'unità strutturale;

Riduzione del lavoro.

In tutti questi casi, il dipendente delle risorse umane deve fare la differenza procedure per il trattamento dei documenti del personale. Consideriamo tutte queste opzioni separatamente.

1. La ridenominazione di una posizione avviene quando un dipendente che attualmente lavora e svolge determinate mansioni non cambia nulla che comporterebbe un cambiamento nella sua funzione lavorativa o nella normale routine della giornata lavorativa. Va tuttavia ricordato che ai sensi dell'art. 57 del Codice del lavoro della Federazione Russa, il nome della posizione, specialità, professione è una condizione essenziale del contratto di lavoro. L'articolo 73 del Codice del lavoro della Federazione Russa prevede che per motivi legati a cambiamenti nelle condizioni di lavoro organizzative o tecnologiche, su iniziativa del datore di lavoro, sono consentite modifiche alle condizioni essenziali del contratto di lavoro determinate dalle parti. Un prerequisito è che, a seguito di tali cambiamenti, la funzione lavorativa del dipendente rimanga invariata. Inoltre, la parte 2 dell'art. 73 del Codice del lavoro della Federazione Russa stabilisce inoltre una procedura speciale per tali modifiche: il dipendente deve essere avvisato per iscritto entro e non oltre 2 mesi prima della loro introduzione.

Pertanto, in caso di ridenominazione della posizione, oltre ad apportare modifiche alla tabella del personale (emettendo un ordine sull'attività principale), è necessario ottenere il consenso scritto del dipendente. Se il lavoratore non è d'accordo, dovrà agire secondo le modalità previste dall'art. 73 Codice del lavoro della Federazione Russa. Successivamente, vengono apportate le opportune modifiche alla carta T-2 personale e al libro di lavoro.

2. Una modifica nella posizione di un dipendente nella tabella del personale di un'unità strutturale viene effettuata in caso di modifica dei compiti, delle funzioni e dell'ambito di lavoro svolto da un'unità dell'organizzazione. In questo caso, cambiano i termini essenziali del contratto di lavoro (in particolare, la funzione lavorativa, i diritti e le responsabilità del dipendente, le caratteristiche delle condizioni di lavoro, benefici e compensi, il regime di lavoro e di riposo, i termini di retribuzione). Pertanto, il dipendente viene avvisato per iscritto anche delle imminenti modifiche entro e non oltre 2 mesi prima.

3. Se il nome di un'unità strutturale è indicato nel contratto di lavoro del dipendente, la sua ridenominazione (cambiando il nome, ad esempio, invece di "dipartimento marketing" - "dipartimento ricerche di mercato"), in assenza di una modifica nel la funzione lavorativa del dipendente o altre condizioni lavorative significative, viene effettuata come segue, allo stesso modo della modifica del nome della posizione del dipendente (vale a dire, quando si soddisfano i requisiti dell'articolo 73 del Codice del lavoro della Federazione Russa).

4. L'assegnazione di responsabilità aggiuntive a un dipendente prevede l'espansione della funzione lavorativa del dipendente come previsto dal contratto di lavoro. Nel suo contenuto, questo è simile alla combinazione di posizioni (professioni).

5. Le modifiche agli stipendi base (ufficiali) nella tabella del personale vengono effettuate in caso di modifica dei compiti, delle funzioni, del volume di lavoro svolto dai dipartimenti e dai singoli dipendenti dell'organizzazione. Quando gli stipendi cambiano nella tabella del personale , è necessario apportare modifiche ai seguenti documenti dei dipendenti:

Contratto di lavoro. Poiché secondo l'art. 57 del Codice del lavoro della Federazione Russa, i termini essenziali di un contratto di lavoro sono i termini di remunerazione (compreso l'importo della tariffa o dello stipendio ufficiale del dipendente, pagamenti aggiuntivi, indennità e incentivi), quindi se il tasso di stipendio modifiche, è necessario formalizzare le modifiche al contratto di lavoro;

Carta personale T-2 (sezione 3).

6. La base per l'organizzazione (riorganizzazione) di un'unità strutturale è:

Decisione del capo dell'organizzazione;

Struttura del progetto e livelli di organico dell'unità con un elenco delle categorie di dipendenti;

Progetto di normativa sull'unità strutturale;

Progetto di regolamento sulla remunerazione del personale del dipartimento.

Nel determinare la categoria dell'unità da creare, vengono presi in considerazione numerosi principi:

Un servizio viene creato quando l'insieme dei compiti non può essere svolto interamente all'interno del dipartimento e quando nella struttura sono presenti almeno due divisioni indipendenti, una delle quali non inferiore al dipartimento;

Il dipartimento, di regola, è creato nella struttura del servizio ed è caratterizzato dalla presenza di due aree di attività ben definite e non sovrapposte;

Gli incarichi dei responsabili dei servizi sono introdotti secondo una struttura che soddisfa i principi sopra enunciati;

Le posizioni di specialisti e personale lavorativo vengono introdotte quando sorgono nuovi obiettivi, compiti e funzioni che non possono essere svolti dal personale esistente o quando il volume di lavoro in un determinato luogo di lavoro aumenta in modo significativo.

7. Quando viene introdotta una nuova posizione (aggiuntiva), viene ricevuta una serie di documenti a nome del capo dell'organizzazione, tra cui:

Una nota del capo dell'unità che giustifica l'introduzione di un nuovo posto (aggiuntivo) nella tabella del personale dell'unità;

Struttura divisionale aggiornata;

Bozza di descrizione del lavoro per una posizione appena introdotta.

La posizione di uno specialista leader e dipendenti equivalenti viene introdotta se esistono due aree di lavoro indipendenti, ciascuna delle quali è svolta da uno specialista, se esiste un ambito di lavoro per almeno due specialisti;

La posizione di specialista senior e dipendenti equivalenti viene introdotta con un aumento significativo dei requisiti per il livello di qualifica imposto su qualsiasi luogo di lavoro sulla base di una valutazione aziendale o di una valutazione soggettiva del capo dipartimento;

Le posizioni di specialisti e personale lavorativo vengono introdotte quando sorgono nuovi obiettivi, compiti e funzioni che non possono essere svolti dal personale esistente o quando il volume di lavoro in un determinato luogo di lavoro aumenta in modo significativo.

8. La decisione di liquidare un'unità strutturale è formalizzata in conformità con il Codice del lavoro della Federazione Russa per ordine dell'organizzazione due mesi prima dell'entrata in vigore di questa decisione con un avvertimento ai dipendenti di questa unità in merito al licenziamento dovuto al personale riduzione.

9. La decisione di ridurre una posizione viene presa dalla direzione dell'organizzazione quando viene rilevata una discrepanza (duplicazione) di funzioni, responsabilità e ambito del lavoro svolto con i regolamenti interni adottati nell'organizzazione. La decisione di ridurre la posizione occupata da un dipendente dell'organizzazione è formalizzata per ordine dell'organizzazione in conformità con il Codice del lavoro della Federazione Russa due mesi prima dell'entrata in vigore di questa decisione, avvertendo il dipendente dell'imminente licenziamento a causa di riduzione del personale.

Il licenziamento dei dipendenti a causa della liquidazione di un'unità strutturale o della riduzione della posizione occupata da un dipendente viene effettuato mediante un ordine del personale con la dicitura appropriata. Questi problemi sono discussi più in dettaglio nella sezione “Sul personale e sulla riduzione dell’organico”.

La forma operativa della tabella del personale, nella quale vengono inserite le iniziali e i cognomi dei dipendenti che occupano le posizioni previste dalla tabella del personale, è denominata sostituzione di posizione o disposizione del personale. In pratica possono essere utilizzati anche altri nomi per questo documento. La disposizione del personale non ha una forma unificata; per la sua preparazione, si può prendere come base la parte tabellare della tabella del personale. La differenza principale tra la disposizione del personale e la tabella del personale è che si tratta di un documento dinamico che cambia a seconda dei cambiamenti in corso (numerici e qualitativi) nel personale dell'impresa o dell'organizzazione e non richiede l'emissione di un ordine per la sua approvazione .

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La tabella del personale è un documento che registra il numero del personale di un'organizzazione con la distribuzione delle unità per posizione e divisioni strutturali. Il contenuto standard di questo documento include anche informazioni sugli stipendi ufficiali, sui bonus e sul fondo salariale mensile dell'impresa.

Il programma semplifica la struttura del personale dell'azienda, aiuta a pianificare i costi del lavoro e a organizzare il lavoro del servizio del personale. Se necessario, serve come prova della legalità del rifiuto dell'assunzione (il motivo è la mancanza di tariffe gratuite). Ma più spesso viene utilizzato per giustificare la legalità dei licenziamenti dovuti a una riduzione del numero o del personale. In caso di reclami da parte di dipendenti in esubero, l'organizzazione può tutelare i propri interessi presentando l'elenco del personale dei dipendenti al tribunale e all'ispettorato del lavoro. Sulla base di questo documento, il datore di lavoro conferma l'impossibilità di assegnare un altro posto al dipendente licenziato.

La procedura per la formazione della tabella del personale

Il Servizio statistico federale della Federazione Russa incarica le imprese di tutte le forme di proprietà di elaborare e accettare una tabella del personale per i registri del personale (risoluzione n. 1 del 15 gennaio 2004). Il dipendente che ha questa responsabilità nella descrizione del lavoro è assunto nello sviluppo e nell’aggiornamento della struttura del personale. Se necessario, il direttore può assegnare tale responsabilità a un funzionario del personale o a un contabile e assumersi anche lui stesso questo lavoro (su ordine).

Di solito, la tabella del personale viene redatta con un anno di anticipo e, dal momento in cui viene approvata per ordine del direttore, diventa un atto normativo locale, sulla base del quale viene costruita la gestione dei registri del personale presso l'impresa. L'iscrizione dei nuovi assunti e dei trasferimenti interni deve essere effettuata nel rispetto delle unità disponibili in organico. Pertanto, i nomi delle posizioni e delle unità strutturali nel contratto di lavoro e nell'ordine di assunzione devono essere inseriti così come sono registrati nella tabella del personale.

Gli aggiustamenti allo “staff” sono consentiti secondo necessità. Se sono significativi, la direzione può decidere di creare una nuova pianificazione. In caso di modifiche minori, così come in loro assenza, non è necessario approvare nuovamente il documento all'inizio dell'anno solare successivo.

Come redigere una tabella del personale

Per formalizzare la struttura del personale, viene fornito un modulo T-3 unificato approvato da Roskomstat (è possibile scaricare il modulo per il personale). Un'impresa ha il diritto di sviluppare il proprio modulo, ma deve contenere i campi richiesti:

• nome delle divisioni strutturali;
• un elenco delle posizioni in ciascun dipartimento;
• il numero di unità aperte nello stato in ciascuna specialità;
• stipendi ufficiali;
• integrazioni salariali;
• numero totale di unità di personale;
• importo della busta paga per il mese.

Il documento è datato due volte: la data di preparazione e quella di approvazione (possono coincidere). Viene indicato anche il periodo di validità della tabella dell'organico, ad esempio dal 1 gennaio 2015 al 31 dicembre 2015, sebbene non sia necessario fissare una data di fine.

Consideriamo la procedura per elaborare la tabella del personale:

1. Nome della società in conformità con i documenti di registrazione.
2. Titolo del documento, date di creazione e firma.
3. Colonna n. 1 – nomi dei dipartimenti. Le aziende private possono inserire l'elenco ed i nomi dei dipartimenti strutturali a loro discrezione. Le società statali e le imprese con condizioni di lavoro speciali devono essere guidate dall'industria e dai documenti normativi tutta russi: classificatori e libri di consultazione. Questo requisito è dovuto alla disponibilità di benefici e garanzie per alcune categorie di lavoratori. I nomi nella forma T-3 sono scritti al caso nominativo.
4. La colonna n. 2 è un codice di dipartimento assegnato a ciascun dipartimento per comodità di costruire una gerarchia e utilizzare designazioni digitali nei documenti.
5. Colonna n. 3 – posizione (professione, grado) – basata sulla classificazione statale OKPDTR. Le posizioni sono elencate in ordine decrescente (dall'alto al basso).
6. Colonna n. 4: il numero di posti di personale previsti per ciascuna posizione è determinato in base alle esigenze dell'organizzazione. Possono essere indicati tassi parziali (0,5; 0,75).
7. Colonna n. 5 – salario o tariffa stabilita per una posizione specifica, in rubli. È consentito indicare non un importo specifico, ma una fascia retributiva per differenziare la remunerazione dei lavoratori che occupano la stessa posizione, ma con qualifiche diverse.
8. Le colonne 6 – 8 vengono utilizzate per indicare le indennità salariali, in rubli.
9. Colonna n. 9 – stipendio mensile totale per la posizione.
10. Nella colonna n. 10 vengono inserite come nota le informazioni sulla disponibilità di posti vacanti.

Se l'azienda non utilizza sistemi di retribuzione basati sullo stipendio, le unità utilizzate per calcolare i pagamenti, ad esempio gli interessi, vengono inserite nelle colonne "denaro".

È possibile apportare aggiunte (campi aggiuntivi) al modulo del personale, ma le colonne obbligatorie nel modulo unificato non possono essere abbreviate: le colonne non richieste semplicemente non vengono compilate.

Il “pentagramma” può essere composto da più fogli. In questo caso, il documento viene pinzato, i fogli sono numerati e sul retro della pinzatura viene rilasciata un'iscrizione di certificazione con la firma e il sigillo del direttore. Il sigillo dell'organizzazione non è necessario sul modulo stesso e le firme del direttore, del capo contabile e dei capi dipartimento sono apposte sull'ultimo foglio nel campo previsto. Se necessario, le persone responsabili possono firmare su ciascuna pagina, quindi ciascuna di esse deve essere integrata con la riga corrispondente.

È possibile elaborare una tabella del personale in base al campione presentato sul nostro sito Web.

Apportare modifiche alla tabella del personale

Se necessario, possono essere apportate varie modifiche alla struttura dell'azienda: vengono aperte e abolite le divisioni, vengono introdotte nuove posizioni, vengono aumentati gli stipendi, ecc. Tutti questi cambiamenti devono essere registrati nella tabella del personale dell’organizzazione. Puoi farlo in due modi:

1. Formazione e approvazione di un nuovo “staff”.
2. Creazione di un ordine per modificare il documento.

Nel secondo caso l’ordine dovrà contenere la motivazione della rettifica:

• riorganizzazione aziendale;
• ottimizzazione della struttura del personale;
• espansione o riduzione della produzione;
• cambiamenti nella legislazione, ecc.

Alla modifica della tabella del personale segue l'introduzione di nuove voci nella documentazione del personale: libri di lavoro dei dipendenti, carte personali (con il consenso scritto del personale).

In alcuni casi, è necessario firmare un accordo aggiuntivo al contratto di lavoro, ad esempio quando si modifica la parte salariale dello stipendio. I dipendenti vengono informati di tali eventi con 2 mesi di anticipo e altre modifiche alla tabella del personale vengono comunicate al personale previa loro approvazione.

Disposizione del personale

Per la gestione del personale operativo, molte imprese, soprattutto quelle di grandi dimensioni, hanno in circolazione un documento chiamato “staffing”. Si tratta della stessa tabella del personale, ma redatta in forma libera e contenente i dati necessari al datore di lavoro per comodità del lavoro del personale, ad esempio:

• nominativi dei dipendenti che ricoprono incarichi specifici;
• stipendi e indennità per ciascun dipendente (nella tabella del personale può essere specificata una fascia salariale, che è specificata nella ripartizione);
• numeri del personale;
• esperienza di lavoro;
• informazioni importanti sui dipendenti;
• disponibilità di tariffe gratuite e ogni altra informazione necessaria per il servizio del personale.

L'elenco del personale si differenzia dal programma per il dinamismo del suo contenuto: le modifiche vengono apportate nella modalità attuale, senza ordini o approvazione da parte del responsabile.

Consideriamo se è necessaria una tabella del personale in un'organizzazione e come svilupparla; Qual è la procedura per approvare il proprio modulo di documento? Studieremo questioni complesse, ad esempio la procedura per l'approvazione della tabella del personale se l'azienda ha divisioni separate o ha un solo dipendente.

Personale: essere o non essere

Innanzitutto, scopriamo se la tabella del personale (SH) è un documento contabile primario e se la sua presenza è obbligatoria nell'organizzazione.

Il 1° gennaio 2013 è entrata in vigore la legge federale del 6 dicembre 2011 N 402-FZ “Sulla contabilità” (di seguito denominata legge N 402-FZ), secondo la quale ogni fatto della vita economica di un'organizzazione è soggetto a registrazione come documento contabile primario contenente i soli requisiti obbligatori. Allo stesso tempo, il diritto di scegliere la forma dei documenti primari (unificati o sviluppati in modo indipendente) appartiene ora al datore di lavoro<1>.

Per vostra informazione. I fatti della vita economica includono una transazione, un evento, un'operazione che ha o è in grado di influenzare la posizione finanziaria di un'entità economica, il risultato finanziario delle sue attività e (o) il flusso di cassa.

Le opinioni degli esperti sulla natura obbligatoria del personale variano. A nostro avviso dovrebbe essere approvato dall'organizzazione. Questa conclusione discende dall'interpretazione dell'art. Arte. 15, 57, 66, 81 Codice del lavoro della Federazione Russa. Quindi, nell’art. Arte. 15 e 57 indicano la necessità che il lavoratore e il datore di lavoro definiscano e fissino nel contratto di lavoro “la funzione lavorativa (lavoro secondo la posizione secondo la tabella del personale…)”. Allo stesso tempo, in molti articoli del Codice del lavoro della Federazione Russa non esiste alcuna clausola "se presente".<2>e dando il diritto di scelta, se questa presenza (di un'autorità, di un documento, di una circostanza) non è confermata.

Inoltre, all'art. 57 stabilisce che il lavoratore e il datore di lavoro possono prevedere una condizione aggiuntiva per chiarire il luogo di lavoro (indicando l'unità strutturale e la sua ubicazione) e (o) il luogo di lavoro. Le informazioni sull'unità strutturale sono contenute nella tabella del personale e si rifletteranno successivamente nel libro di lavoro del dipendente (articolo 66 del Codice del lavoro della Federazione Russa, clausola 3.1 delle Istruzioni per la compilazione dei libri di lavoro<3>).

Allo stesso tempo, non bisogna dimenticare motivi di licenziamento come "riduzione del numero o del personale dei dipendenti" (clausola 2, parte 1, articolo 81 del Codice del lavoro della Federazione Russa). In assenza di una tabella del personale, è quasi impossibile dimostrare la legalità del licenziamento dei dipendenti su questa base, così come la validità degli importi di denaro pagati a tali dipendenti, sia all'ispettorato del lavoro, sia al fisco. autorità o al tribunale.

La conclusione sulla necessità di personale è supportata anche dallo statuto<4>e prassi giudiziaria consolidata.

In ogni caso, la sua presenza minimizza i rischi di pretese da parte delle autorità di vigilanza fiscale e giudiziarie. Pertanto, il datore di lavoro dovrebbe approvare la tabella del personale.

Approviamo il programma

La tabella del personale è un atto normativo locale dell'organizzazione, che registra in forma consolidata l'attuale divisione del lavoro tra i dipendenti e le condizioni di pagamento del loro lavoro (Lettera di Rostrud del 23 gennaio 2013 N PG/409-6-1 ). Cioè, la tabella del personale riflette gli eventi nei rapporti di lavoro che possono avere un impatto sulla posizione finanziaria dell'organizzazione e (o) sul flusso di cassa. Infatti, un'organizzazione (soprattutto quella di nuova creazione) o un altro datore di lavoro non ha il diritto di assumere lavoratori in assenza di un tavolo del personale.

In precedenza, era obbligatoria una forma unificata di personale, approvata con risoluzione del Comitato statistico statale della Russia del 5 gennaio 2004 N 1 "Sull'approvazione delle forme unificate di documentazione contabile primaria per la registrazione del lavoro e il suo pagamento". Tuttavia, dal 2013, il suo utilizzo è diventato facoltativo. E sebbene molte organizzazioni utilizzino ancora moduli unificati, non bisogna perdere l'opportunità offerta dal legislatore e adattarla alle esigenze di un particolare datore di lavoro.

Scegliere un metodo

Tenuto conto di quanto previsto dall'art. 9 della legge N 402-FZ, prima di redigere la tabella del personale dell'organizzazione, è necessario approvarne la forma, così come le forme di altri documenti sulla contabilità e sul pagamento del lavoro.

Puoi farlo in due modi:

— approvare con separato provvedimento dell'organizzazione con allegata la relativa modulistica;

- riflettere nella politica contabile dell'organizzazione a fini contabili quali forme di documenti contabili primari (unificati o sviluppati in modo indipendente) vengono utilizzati per documentare i fatti della vita economica (vedere esempio 2 di seguito). In questo caso, i moduli dei documenti specificati dovrebbero essere allegati alle politiche contabili (vedere esempio 3 di seguito).

Va notato che a causa delle politiche contabili obbligatorie per la maggior parte dei datori di lavoro ai sensi dell'art. 8 della legge N 402-FZ, è preferibile il secondo metodo di fissazione delle forme utilizzate dei documenti primari.

Ordine di approvazione

Pertanto, il datore di lavoro ha deciso di approvare la tabella del personale utilizzando un modulo sviluppato in modo indipendente. Per cominciare, deve essere emesso un ordine appropriato.

I cambiamenti

Anche le modifiche alla tabella del personale approvata e attuale vengono apportate per ordine, riflettendo modifiche specifiche o approvando una nuova edizione dello ShR.

Come ha osservato Rostrud nella lettera n. 428-6-1 del 22 marzo 2012, la tabella del personale cambia se le unità o le posizioni strutturali vengono rinominate, se cambiano gli stipendi o se il numero o il personale dei dipendenti viene ridotto. La frequenza e la frequenza dei cambiamenti nella tabella del personale sono determinate dal datore di lavoro.

Requisiti

Tieni presente: una tabella del personale sviluppata in modo indipendente deve contenere sia le informazioni sull'ordine che ne ha approvato la forma, sia i dettagli del documento con cui è stata attuata (vedi esempio 7).

Inoltre, nella tabella del personale sviluppata dall'organizzazione non è necessario indicare il periodo di validità (a differenza del modulo unificato). È sufficiente indicare la data di entrata in vigore della tabella del personale.

Organizzazioni di nuova creazione

Viene redatta la tabella del personale, anche se solo il manager lavora nell'organizzazione appena creata. Esistono due opzioni possibili per presentare le unità del personale:

— oppure è indicato solo il responsabile;

— oppure vengono immediatamente registrati il ​​personale richiesto e il numero dei dipendenti.

Filiali e uffici di rappresentanza

Separatamente, va detto della tabella del personale di un'organizzazione che ha filiali, uffici di rappresentanza o altre divisioni separate.

Nella nuova forma di organico è possibile prevedere l'assegnazione di unità non solo strutturali, ma anche separate.

Se La tabella del personale è elaborata dal dipartimento in modo indipendente(e tale diritto dovrebbe essere previsto nello statuto dell'organizzazione, nel regolamento dell'unità e nella procura del capo dell'unità), allora è consigliabile prevedere una procedura di approvazione e indicare i dettagli dell'approvazione nella tavolo del personale stesso.

Compilazione di singole colonne

Particolare menzione merita la compilazione delle colonne “Stipendio”, ecc.: l'importo dello stipendio deve essere uno; non è consentita l'indicazione della cosiddetta “forchetta”, in quanto ai sensi dell'art. 22 del Codice del lavoro della Federazione Russa, il pagamento deve essere uguale per lo stesso lavoro.

Nota. Puoi leggere le regole per la compilazione di colonne della tabella del personale come "Posizione", "Numero di unità di personale", "Aliquota tariffaria (stipendio), ecc.", "Bonus" nell'articolo "Tabella del personale in domande e risposte” a pag. 46 rivista N7, 2009.

Se necessario, riflessione Per le stesse posizioni con retribuzioni diverse(e non gli stipendi), consigliamo di stabilire categorie o gradi per la posizione, oppure di regolarlo stabilendo indennità (pagamenti aggiuntivi) a seconda delle qualifiche dei dipendenti. Anche Rostrud aderisce a questa posizione (Lettera del 27 aprile 2011 N 1111-6-1).

Pertanto, il datore di lavoro, quando sviluppa un modulo per il personale allo scopo di stabilire indennità personali e pagamenti aggiuntivi ai dipendenti, può presentare informazioni nella colonna "Indennità, pagamenti aggiuntivi" come mostrato nell'esempio:

Esempio di formattazione della colonna "Indennità, pagamenti aggiuntivi" nella tabella del personale.

Se in un'organizzazione la retribuzione dei dipendenti è costituita da stipendi (o stipendi e bonus pagati in modo irregolare), la colonna "Indennità, pagamenti aggiuntivi" può essere esclusa. E viceversa: se il datore di lavoro utilizza bonus regolari per stimolare il lavoro dei dipendenti, allora è possibile aggiungere la colonna “Bonus”, sempre per comodità, evidenziando le sottocolonne “Base” e “Importo, strofinare”. (vedi esempio 12).

Progettazione di esempio delle colonne "Bonus" e "In mano" nella tabella del personale.

Per alcuni datori di lavoro, a causa della necessità di rispettare l'art. Arte. 133 e 133.1 del Codice del lavoro della Federazione Russa, sarebbe utile aggiungere le colonne “Per pagamento” o “In mano” (esempio 12).

Estratto dalla tabella del personale

Va ricordato che ai sensi dell'art. 62 del Codice del lavoro della Federazione Russa, il datore di lavoro è tenuto a fornire al dipendente, su sua richiesta, i documenti relativi al suo lavoro, compresi estratti di documenti (articolo 88 del Codice del lavoro della Federazione Russa). Riteniamo pertanto opportuno approvare anche il modulo Estratti dalla tabella del personale (non esiste un modulo unificato).

Disposizione del personale

La tabella del personale è un documento pianificato e impersonale. Pertanto, non dovresti “caricarlo” di informazioni. Dopotutto, questo documento può essere presentato alle autorità fiscali o giudiziarie, che non dovrebbero conoscere informazioni “extra”. Per fissare la posizione effettiva del collocamento del personale (per nome) e della retribuzione (tenendo conto dei bonus “fluttuanti”), è consigliabile utilizzare l'accordo sul personale. Il documento può essere in formato cartaceo o elettronico e contenere tutte le informazioni sui dipendenti richieste dal datore di lavoro (vedi esempio 14).

Disposizione del personale.

Società a responsabilità limitata "SportInvest"

(SportInvest LLC)

Personale al 03.11.2014

Suddivisione strutturale	Titolo di lavoro	Numero di unità di personale	Cognome I.O.	Stipendio, (strofinare)	Indennità, supplementi	Premi	Totale (gr. 6 + gr. 8 + gr. 10)	Informazioni aggiuntive
Base	Importo (sfregamento)	Base	Importo (sfregamento)
Nome	Codice
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12
Direzione	01	Amministratore delegato	1	Avakumov A.V.	60 000					55 000
segretario	1	Belkina N.A.	30 000	Per la conoscenza delle lingue straniere	2000			32 000	Congedo di maternità fino al 25 dicembre 2014
Amministratore di sistema	0,75	Volgin I.L.	21 330					15 997,50	Dipendente nel luogo di lavoro principale
<…>
Contabilità	02	Contabile	1	Gromova K.T.	25 000	Aumento del volume di lavoro (DS fino al 06/04/2010)	5550			30 550
Contabile	1	Drevko OK	25 000					24 850	Congedo parentale fino a 3 anni (11 dicembre 2014 – rientro al lavoro)
Contabile	1	Eremina E.M.	25 000	Ampliamento dell'area di servizio (DS fino al 08.12.2014)	7850			32 850
<…>
Reparto vendite	03	Manager	1	Ghianda U.A.	30 000			Per aver superato il piano di vendita	5000 — 30 000	35 000 — 60 000
<…>
capo dipartimento	1	Zorin I.A.	35 000			Per aver superato il piano di vendita	5000 — 30 000	40 000 — 70 000
Reparto consegne	04	Specialista	0,5	Ilyin B.B.	15 000					7500	Lavoratore esterno part-time
capo dipartimento	1	Klaus V.V.	25 000					25 000
Ufficio marketing	05	Specialista	1	Lomov Ya.R.	24 400					24 400	Bambino sotto i 3 anni (nato il 02/06/2012)
Specialista	1	Mishin T.A.	24 400					24 400
		capo dipartimento	1	POSTO VACANTE
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Opinione. Maria Kolganova, Professore associato, Dipartimento di diritto commerciale e del lavoro, Università statale di management

Nella teoria giuridica, una delle caratteristiche principali dei rapporti di lavoro è sempre stata considerata l'inclusione di un nuovo dipendente nello staff dell'organizzazione. L'importanza di questa azione è legata allo status giuridico del dipendente all'interno dell'organizzazione. L'inclusione di un dipendente nello staff dell'organizzazione “riempie” un posto vacante preesistente, determina il suo posto nel sistema di organizzazione e gestione dei processi lavorativi all'interno dell'azienda, predetermina la componente principale dell'importo dei suoi guadagni (stipendio ufficiale, stipendio, tariffa tariffa), consolida e legittima la differenziazione degli adeguamenti salariali per conto di indennità, integrazioni, KTU e altri pagamenti che consentono, nel rispetto dei sistemi retributivi approvati dall'organizzazione, di personalizzare i guadagni del personale.

Nota. Vedi l'articolo “Come organizzare il lavoro con i dati personali nei dipartimenti HR” a pag. 40 rivista N 3, 2012.

Le aziende che forniscono personale a terzi si trovano ad affrontare seri problemi in queste questioni. Tali organizzazioni (agenzie private per l'impiego) possono formalmente soddisfare l'obbligo di avere una tabella del personale, ma da un punto di vista legale è creata in una vera organizzazione e per posti di lavoro reali, e non in base ad un contratto civile con un intermediario.

Nota. Si veda l'articolo “10 errori da non commettere nella redazione di documenti relativi ai dati personali” a pag. 52 rivista N 3, 2012.

Le aziende che trasferiscono manodopera assunta con contratto di somministrazione non creano veri posti di lavoro e non investono nella produzione e nel suo ammodernamento. In caso di fallimento di un'organizzazione intermediaria, la sua proprietà (spesso affittata) non può essere garante del risarcimento per il mancato guadagno dei dipendenti. Di conseguenza, non ha senso considerare le tabelle del personale in esse create come seri documenti organizzativi e finanziari.

Nota. Leggi il lavoro “preso in prestito” a pag. 70.

Tali aziende non hanno meno problemi in relazione alla preparazione della documentazione del personale. Se un intermediario registra un dipendente affinché venga assunto da lui, l'effettivo svolgimento delle funzioni lavorative in condizioni di lavoro dannose o pericolose per un vero lavoratore di produzione non verrà conteggiato nella sua anzianità di servizio preferenziale, che dà diritto a una pensione, poiché nell'ufficio della società intermediaria che registra la dipendente in conformità con il suo orario di lavoro presso il vero datore di lavoro, non esistono condizioni di lavoro così dannose. Nessuna struttura del Fondo pensione riconosce il lavoro nell'orario del personale di una società intermediaria come lavoro in condizioni dannose o pericolose che danno diritto a prestazioni pensionistiche. Ciò si spiega con il fatto che nel libro di lavoro del dipendente, che, ai sensi dell'art. 66 del Codice del lavoro della Federazione Russa è il documento principale sulla sua attività lavorativa ed esperienza lavorativa; in conformità con l'orario del personale dell'intermediario, è stato redatto un registro di lavoro.

In conclusione, vorrei sottolineare che i requisiti per i documenti stabiliti nella legge N 402-FZ, in alcuni casi, differiscono dai requisiti della legislazione sul lavoro (che, di fatto, sono più severi). Pertanto, al fine di evitare reclami da parte degli ispettori, si consiglia di utilizzare il modulo unificato NT-3 come base quando si sviluppa un modulo per il personale. Si consiglia di utilizzare GOST R 6.30-2003 “Sistemi di documentazione unificati. Sistema unificato di documentazione organizzativa e amministrativa. Requisiti di documentazione." Infine, poiché la tabella del personale contiene dati personali dei dipendenti, la sua archiviazione, elaborazione e distruzione devono essere effettuate in conformità con i requisiti della legislazione della Federazione Russa sulla protezione dei dati personali.

Yu Titova

Insegnante,

Esperto di giornali

"Servizio del personale

E gestione del personale aziendale"

La tabella del personale è un documento personale obbligatorio che ogni organizzazione deve possedere. Di solito viene utilizzato il modulo T-3, ma è anche possibile sviluppare il proprio modulo, tenendo conto delle specificità delle attività dell'organizzazione.

Tabella del personale per singoli imprenditori. Il Codice del lavoro della Federazione Russa chiarisce che un datore di lavoro (non importa: imprenditore individuale o LLC) che ha stipulato un contratto di lavoro con un dipendente è tenuto ad avere un tavolo del personale. Tuttavia, a differenza di un’organizzazione, non esiste una chiara indicazione di un singolo imprenditore.

Pertanto, alcuni contabili consigliano comunque di avere una tabella del personale e l'altra parte consiglia di redigerla quando il numero di dipendenti supera le 3-4 persone. Sebbene in pratica molti singoli imprenditori ignorino questo documento.

Il modulo T-3 include informazioni sulle divisioni dell'organizzazione, il nome e il numero delle unità del personale secondo il classificatore di professioni e posizioni (OKPDTR), tariffe tariffarie di remunerazione (stipendio, indennità). Inoltre, i costi salariali mensili totali vengono calcolati per tutte le posizioni.

La tabella del personale viene redatta dall'inizio dell'anno o dall'inizio delle attività dell'organizzazione ed è approvata per ordine del dirigente. Il periodo di validità del documento può essere qualsiasi, ad esempio uno o più anni, a seconda della decisione del manager.

Se nel corso delle attività dell'organizzazione si verificano seri cambiamenti nel personale (numero di unità di personale, titoli professionali, tariffe), allora sarebbe razionale che il manager ordinasse di modificare l'attuale tabella del personale, piuttosto che approvarne una nuova.

Tuttavia, in caso di licenziamento massiccio di lavoratori, è ovviamente meglio elaborare un nuovo programma. Il modulo T-3 è compilato da funzionari del personale o impiegati contabili.