Отмена круглых печатей - что изменилось в работе юриста, кадровика и бухгалтера. Когда можно использовать дополнительные печати

О том, может ли ООО работать без печати, стоит рассмотреть более подробно, ведь ФЗ №82 2015 года, оставит множество вопросов для представителей компаний. В частности, упомянутый закон снял обязательства с АО и ООО оформлять собственную печать. Инициаторы законопроекта в свое время уверили, что нововведение уменьшает срок регистрации компании и позволяет пройти бюрократические процедуры в течение одного дня. На самом деле, последствия такой инициативы многим организациям «вылезли боком». О чем идет речь, поговорим ниже.

Новые требования

Рассматривая законодательство 2018 года, и сравнивая его с прошлогодними законами, можно прийти к мнению об отсутствии больших различий. В основе лежит все тот же ФЗ №82, благодаря которому применение печати не является обязательным. Если ООО приняло соответствующее решение и не применяет оттиск в работе, это должно найти отражение в уставе организации.

Более точные ответы можно почерпнуть из серии приказов, которые выпущены в конце 2016-го Минтруда (номера 648, 588, а также 589). С их помощью удалось разъяснить ряд моментов, в том числе по отношению к документальной базе.

Рассмотрим ситуацию из реальной жизни. К примеру, ООО не применяет печать, но в определенный момент требуется оформление справки о доходах для начисления пособия работнику. В этом случае придется приложить бумаги, которые бы подтверждали права должностных лиц подписывать справку. Это может быть свидетельство о госрегистрации или паспорт физлица. Кроме того, при наличии запроса с ФСС может потребоваться предоставление этих же бумаг.

Благодаря приказам, удалось решить еще один важный нюансы — потребность в наличии печати на страницах трудовой книжки. Ранее Минтруда обязывало ставить оттиск даже в том случае, если компания не применяла такой инструмент в своей деятельности. С учетом имеющихся разъяснений печать должна предоставляться тем обществам, которые ее используют. В остальном правила и нормы для 2017 года остались без изменений.

Особенности печати

В законе об ООО и АО четко оговариваются данные, которые должны быть отражены на печати организации. Сюда входит полное название общества, местонахождение (населенный пункт), а также действующая организационно-правовая форма. Название должно прописываться на русском или другом языке. Больше в законе никакой информации на этот счет не дается. По собственному желанию фирма вправе добавить ряд дополнительных данных — ИНН, ОГРН, КПП и другие.

В законе указан ее только перечень реквизитов, которые должны отражаться на оттиске, но и другие параметры, к примеру, размер печати. Вот почему специальные мастерские в процессе деятельности опираются на требование ГОСТ, которые применяются к печатям. На дополнительных оттисках может быть информация, в отношении какой службы или бумаг она применяется. Что касается формы, она бывает различной — круглой, прямоугольной, овальной и так далее.

Тонкости регистрации и применения

Ранее ООО должны были регистрировать печать в период создания компании, а также заниматься утверждением ее эскиза. Сегодня в этом нет необходимости, а подобные требования не описаны ни в каких законодательных актах. Это значит, что обществу не нужно получения уведомления или разрешения в государственных структурах о введении в действие печати.

Несмотря на определенные послабления, к применению оттиска нельзя относиться «спустя рукава», ведь это один из главных деловых элементов любой компании. Более того, государственные структуры рекомендуют создавать каждому ООО инструкцию о применении архивного дела и оборота документов с учетом ГОСТа.

В инструкции может быть отражена следующая информация:

• Список оттисков компании — главной и дополнительной, число экземпляров.
• Правила применения.
• Место для хранения.
• Перечень должностей, которые несут ответственность за сохранение печатей, а также имеют право их применения.
• Список бумаг, в которых обязательно наличие оттисков (главных и дополнительных).

Печати должны храниться и выдаваться другому лицу после внесения записи в журнал и под расписку. Если печать не применяется, ее необходимо запереть в специальный ящик.

Как отмечалось в начале статьи, с апреля 2015 года применение оттиска в работе компании перешло из категории обязательств в сектор права. С этого момента каждая организация может сама принимать решение о необходимости использования печати. Но в некоторых законах можно найти информацию, согласно которой применение оттиска является обязательным. Это касается РКО, БСО, а также ПКО.

В остальных бумагах, которые относятся к этой категории, в наличии оттиска нет необходимости. Главное, чтобы эта информация нашла отражение в уставе компании. Организация вправе ставить оттиск в наиболее важных бумагах — первичных документах, отчетности для ФНС, трудовых книжках персонала и прочих документах.

Отдельное внимание стоит уделять договорам. Если в соглашении, которое было оформлено ранее, было указано обязательное наличие печати, придется проставлять оттиск и в будущем или оформлять дополнительный договор, где этот пункт будет исключен.

Итоги

Если говорить в целом, отмена печати является больше плюсом, чем минусом для компании, ведь видна тенденция постепенного отхода от оформления документов. Современные технологии не стоят на месте, появляются новые варианты идентификации личности, а сам оборот бумаг постепенно переходит в электронный формат.

К примеру, при отправке отчетности в ФНС все чаще применяется цифровая подпись, а при рассмотрении дел в суде печать воспринимается с позиции дополнительного реквизита, а обязательств по установке оттиска нет. Кроме того, с 2013 года ООО получили право лично создавать бланки первичных документов, а единственным условием их применения стала фиксация в учетной политике.

Так что компании в начале деятельности стоит определиться, необходима печать или можно обойтись без ее применения. В последнем случае высок риск столкнуться с рядом сложностей, которых в последние годы становится все меньше.

Вопрос о том, нужна ли печать на письмах и, если да, то то какие письма нужно заверять печатью, в практике работы возникает довольно часто. Его решение осложняется еще и тем, что в законе по этому поводу никаких четких указаний нет. В статье мы постарались дать полный ответ на эти вопросы, руководствуясь целесообразностью и здравым смыслом.

Из статьи вы узнаете:

Для чего ставится печать на письме или другом документе

Прежде, чем выяснять вопрос, нужна ли печать на письмах ,сначала необходимо уяснить, что она собой представляет. Это специальное приспособление с плоским основанием, выполненным из твердой резины. На слое резины вырезано зеркальное изображение оттиска печати предприятия или организации. Если этот слой покрыть специальным красящим веществом и прижать печать к листу бумаги, на нем появится ее точное отображение. Такие клише печатей являются, в некоторых случаях, обязательными реквизитами документов и ставятся на подпись лица, подписавшего документ, с целью подтверждения подлинности этой подписи и документа в целом.

Обратите внимание: Основные технические требования и описания формы и размеров печатей, а также правила размещения на них текста приведены в ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования», утвержденном постановлением Госстандарта России от 25 декабря 2001 г. No 573-ст.

Требования на уровне государственных, установлены только в отношении тех печатей, на которых имеется изображение герба РФ и, в том числе, гербов субъектов Федерации, муниципальных и сельских образований. В отношении печатей коммерческих структур таких общих для исполнения регламентов не существует. Поэтому если предприятие активно использует печать на исходящих письмах и других деловых документах для заверения подписей, целесообразно разработать локальный нормативный акт, которым будут регламентироваться такие вопросы, как:

• какие типы печатей используются в организации;
• порядок и правила использования оттисков разного типа печатей;
• как они хранятся и кто отвечает за их сохранность;
• порядок обновления печатей и их утилизации и т.д.

Какую ставят печать на письмах и документах

С учетом положений ГОСТ Р 51511-2001, все печать можно подразделить на три типа:

гербовые;

приравненные к гербовым;

К гербовым относятся все печати, на которых изображен герб Российской Федерации. Такие клише могут использовать только органы государственной власти, а также организации и учреждения, имеющие статус государственных или имеющие полномочия представлять государство. Государственные полномочия, например, имеют частные нотариальные конторы.

Приравненная к гербовой печать на письме может стоять в том случае, когда его отправителем является коммерческая организация. На оттисках таких клише модно увидеть фирменный логотип компании, ее эмблему или просто название. Если у частного предпринимателя имеется своя печать, она также имеет статус приравненной к гербовой. В этом случае вместо наименования предприятия по ее центру расположены фамилия, имя и отчество бизнесмена.

Гербовые и приравненные к ним печати на письмах и документах обязательно должны иметь круглую форму и содержать такие реквизиты организации, компании или ИП, как:

• индивидуальный номер налогоплательщика (ИНН);
• номер свидетельства о государственной регистрации.

Обратите внимание: Недавно правительство инициировало принятие закона, которым отменяется обязательное наличие круглой, приравненной к гербовой печати, которая раньше была необходима всем юридическим лицам. Теперь, если предприятие такое клише в своей деятельности не использует, ему есть смысл оформить подтверждающее письмо об отсутствии печати, чтобы облегчить взаимодействие с банками и иными государственными структурами.

К простым относятся те печати, которыми пользуются отдельные структурные подразделения предприятий, а также те, что предназначены только для какого-либо одного вида документов. Их форма может быть любой - квадратной, круглой треугольной. Такие печати на официальных письмах и документах не ставятся - используют их для заверения копий, справок, пропусков и пр.

В таблице представлены некоторые виды документов и виды печатей, которые ставятся на них.

Место расположения печати на письме

Печать на официальном письме является подтверждением юридической значимости этого документа. Ее наличие и расположение установлено ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Обратите внимание: В текущем году этот регламент будет заменен ГОСТ Р 7.0.97-2016 , который вводится в действие уже с 1 июля.

В соответствии со стандартом, оттиск - обязательный реквизит, имеющий порядковый номер 25, располагается внизу документа, чуть ниже той строки, в которой указывается должность и фамилия лица, подписавшего документ. Оттиск должен быть расположен так, чтобы частично перекрывать наименование должности, но не перекрывать собой подпись и фамилию подписавшего документ лица.

В некоторых случаях место, где ставят печать на письмах или иных документах, обозначено буквами «М.П.». Это предполагает, что оттиск должен быть поставлен прямо поверх этих буквенных обозначений.

Читайте также:

Какое письмо заверяется печатью

В соответствии с общим правилом, установленным ГОСТ Р 6.30-2003, печать , заверяющая подлинность подписи того должностного лица, которым подписан документ, ставится в трех случаях:

• на документах, удостоверяющих права предъявителя;
• на тех, которые фиксируют факты, связанные с движением денежных средств;
• в иных случаях, предусматривающих необходимость заверения подлинности подписи.

Четкого перечня документов, на которые ставится та или иная печать, законом не установлено. Но, если следовать рекомендациям вышеупомянутого ГОСТа, на письмо ставится печать, если оно:

1. является гарантийным;
2. подтверждает исполнение взятых ранее или принятие на себя новых обязательств по оплате;
3. устанавливает график поставок или, например, график поэтапной оплаты.

Нужна ли печать на официальном письме

Ранее, когда бланки организаций и предприятий изготавливались исключительно типографским способом и каждый из них имел свой регистрационный номер, действовало правило, согласно которому печать на письме, отпечатанном на бланке, не ставилась. За исключением писем, имеющих финансовое содержание, конечно. Но в настоящее время почти на всех предприятиях с целью экономии времени и средств бланки формируются в обычных текстовых редакторах, установленных на любом компьютере и распечатываются тут же на принтере. Особой сложности в том, чтобы подделать любой бланк нет.

Обратите внимание: Если письмо без печати и отпечатано на бланке, но имеются сомнения в его подлинности, необходимо связаться с организацией-отправителем по контактным телефонам указанным в шапке бланка и уточнить, отправляли ли они такой документ.

Имеет смысл составить локальный нормативный акт, которым будет регламентироваться порядок использования печатей на предприятии и будет четко прописано, какие письма нужно заверять печатью. Этим документом будет определен перечень деловых бумаг, в обязательном порядке требующих заверения, а также установлены правила в каких случаях и на каких документах будет ставится гербовая или приравненная к ней печать, а на каких - простая.

Ставить ли печать на сопроводительном письме

Сопроводительное письмо само по себе никакой информационной нагрузки не имеет. Этот вид деловой корреспонденции оформляется в виде вступительной части, как правило, состоящей из стандартной фразы-штампа: « При этом направляем вам;...» и нумерованного перечня с описанием каждого документа, вошедшего в пакет отправки.

Прямой необходимости ставить печать на сопроводительном письме нет, даже если в пакет документов входят какие-то деловые бумаги, имеющие характер финансовых и гарантийных обязательств, те же договоры, например.

Обратите внимание: категорически запрещается ставить печать на пустых бланках писем или чистых листах бумаги - это прямой путь к злоупотреблениям и мошенничеству.

Печать благодарственных писем

Как правило, для оформления благодарственных писем, особенно если они предназначены для торжественного вручения кому-то из работников, используются уже готовые типографские цветные бланки-открытки, а не стандартные бланки предприятия. В таком случае, есть прямой смысл поставить печать на подпись руководителя под благодарственным письмом.

Если же такое письмо отправляется в адрес заказчика, клиента или партнеров по бизнесу, для его оформления, как правил, используется типовой бланк организации. Если это так, нет необходимости ставить на таком благодарственном письме гербовую или приравненную к ней печать.

По состоянию на 2016 год проставление оттиска печати юридических лиц на договорах необязательно. У современных обществ с ограниченной ответственностью и акционерных обществ ее и вовсе может не быть. Эти нормы введены для упрощения порядка регистрации новых юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.

Однако сформированное в советское время убеждение, что без печати документ недействителен, продолжает работать до сих пор. Владельцы бизнеса сферы B2C не спешат отменять использование печатей в ежедневной практике заключения контрактов с клиентами, и правильно делают.

Бессмысленно объяснять обывателю, что изготовить печать на заказ проще, чем подделать подпись руководителя организации.

Мы же будем говорить о необходимости печати для юридических лиц с точки зрения судебной практики. Отношение судов к предоставляемым доказательствам - основное, что должно вас интересовать. Многочисленные судебные разбирательства, в которых нам приходилось участвовать, подтверждают, что отсутствие печати на договоре не свидетельствует о несоблюдении норм или его подложности. Руководствуются при этом Гражданским Кодексом, а точнее его 160 статьей.

При заключении договора важнее обратить внимание на полномочия подписывающего лица. Если это генеральный директор, его полномочия подтверждаются Уставом общества. В остальных случаях желательно запросить заверенную копию доверенности на заключение соответствующих соглашений.

На каких документах требуется обязательное проставление печати

Иногда стороны договора при его заключении могут условиться о скреплении договоренностей печатями и это фиксируется в тексте. В таком случае отсутствие печати может быть основанием для признания сделки недействительной.
Финансовые и платежные документы на перечисление денежных средств - то есть на товарном чеке печать обязательна. Так же как и на выставляемом контрагенту счете на оплату.
Обязательна печать и на бланках строгой отчетности - тех же товарных чеках и квитанциях, например. Вообще,на любых документах, имеющих номер. Сюда относятся и страховые полисы, ведь их учет строго контролируется страховщиком. Печать на любом полисе обязательна.

При подаче документов на государственную регистрацию сделок с недвижимостью. Печать необходима на заверенных копиях учредительных документов юридического лица.

Обязательно ли ИП иметь печать

По состоянию на 2016 год не обязательно. Вы можете использовать свою печать при заключении договоров, так как это традиционно помогает клиентам уверяться в надежности сделки и полномочиях подписанта.

Все вышеперечисленное касается не только договоров, но и актов приема-передачи, выполненных работ и прочих документов, заключаемых индивидуальными предпринимателями и юридическими лицами в ходе своей деятельности.

Обязательна ли печать организации на трудовом договоре

Тот факт, что нет печати на трудовом договоре, не указывает на недействительность этого договора. В соответствии с трудовым кодексом трудовые договоры должны заключаться в простой письменной форме, и к ним применяются соответствующие требования. Работодатель вправе сам решать - ставить печать или нет. Договор без печати полностью правомерен. Часто путаются с необходимостью проставления печати в трудовой книжке. Отсутствие печати организации на ее титульном листе накладывает ответственность на работодателя в виде штрафа.
Практика изучения договорных отношений показывает, что большинство юридических лиц используют круглую печать в отсутствие такой необходимости. Традиции делового оборота меняются не быстро, и до сих пор к нам обращаются встревоженные владельцы бизнеса - обнаружили, что на заключенном договоре нет печати… Здесь и мгновенное разуверение в надежности контрагента, и подозрения в нечестности делового партнера. Будьте спокойны - в случае любого судебного разбирательства наличие круглой печати организации не имеет никакого значения.

"Главбух", N 22, 2004

Что значит "надлежаще оформленный документ", нигде не прописано. Однако инспекторы охотно пользуются этим понятием, чтобы придраться к бумагам фирмы, и в первую очередь проверяют наличие на них реквизитов, в том числе печати.

Например , если оттиск не стоит на акте приемки-передачи, чиновник не упустит случая заявить, что понесенные затраты документально не подтверждены. Аналогичная ситуация с НДС. Чтобы принять его к вычету, товары надо оприходовать. Доказать же это можно с помощью накладных. Если печати на них не окажется, проверяющие посчитают вычет необоснованным.

Договоры, декларации, доверенности... Налоговики требуют, чтобы любой из этих документов был заверен печатью, причем с такими реквизитами, как ИНН, ОГРН. Но правомерно ли это? Давайте разберемся.

Требования к печати и ее регистрации

На данный момент федеральное законодательство не содержит специального нормативного документа, в котором было бы прописано, какой должна быть форма оттиска, что на нем следует указывать, сколько организация может завести печатей и надо ли их регистрировать.

Что должно быть на круглой печати, говорится, например, в законах об обществах с ограниченной ответственностью (ООО) и акционерных обществах (АО). Так, на печати ООО необходимо привести адрес фирмы, а также ее полное наименование на русском языке и - по желанию - на любом другом языке. Такие требования прописаны в п.5 ст.2 Федерального закона от 8 февраля 1998 г. N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью". То же касается и печатей АО, это следует из п.7 ст.2 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. N 208-ФЗ "Об акционерных обществах".

Однако есть регионы, где местные власти устанавливают свои правила оформления печатей. Например , в столице действует несколько документов, предъявляющих требования к оттискам. Это, во-первых, Временные правила изготовления и основания для уничтожения печатей и штампов на территории г. Москвы, которые утверждены Распоряжением мэра Москвы от 25 августа 1998 г. N 843-РМ. Во-вторых, Закон г. Москвы от 30 июня 2004 г. N 44 "Об учете печатей". И наконец, Положение по ведению городского реестра печатей, утвержденное Приказом Московской регистрационной палаты от 18 июня 2003 г. N 61.

Согласно этим документам фирмы и предприниматели должны регистрировать свои оттиски в Московском городском реестре печатей. При этом на оттиске обязательно должны быть:

• полное наименование организации на русском языке с указанием организационно-правовой формы (ООО, ОАО, ЗАО и т.п.);
• местонахождение фирмы;
• номер в городском реестре печатей;
• основной государственный регистрационный номер (ОГРН).

И поэтому нередко налоговые инспекторы не признают действительным документ, заверенный печатью, на которой нет, например, регистрационного номера (ОГРН).

Однако фирмы могут безбоязненно игнорировать требования своих властей относительно реквизитов и регистрации оттисков. Дело в том, что ни в Налоговом кодексе РФ, ни в Кодексе РФ об административных правонарушениях не предусмотрена ответственность за то, что печать не внесена в реестр. Да и в самих ИМНС, когда ставят налогоплательщика на учет, не спрашивают, зарегистрирована ли его печать. Банки тоже не интересуются регистрацией оттисков в городском реестре, когда открывают фирмам счета.

Ну а у инспекторов других регионов, где местные власти не установили особых требований к печатям, вообще нет оснований предъявлять претензии к тому, что на печати нет ИНН или ОГРН фирмы. Если же проверяющий придрался к отсутствию ИНН, сославшись на Письмо МНС России от 21 мая 2001 г. N ВГ-6-03/404, учтите: тот документ касался лишь штампов для счетов-фактур. А регистрационному номеру налоговая служба специально посвятила Письмо от 3 ноября 2003 г. N 09-1-02/5216-АН816. Там разъяснено, что этот номер на печатях и штампах указывать необязательно.

Обязательна ли печать на "первичке"

Известно, что все расходы фирмы должны быть подтверждены первичными документами. При этом если есть унифицированная форма первичного документа, то ее и надо использовать. Если же нужный бланк в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации не предусмотрен, то можно разработать свой, главное, чтобы в нем были обязательные реквизиты. Это наименование документа, дата, когда его составили, название организации, от имени которой он оформлен, суть операции, ее измерители в натуральном и денежном выражении, а также должности и подписи ответственных лиц. Такие требования к "первичке" перечислены в ст.9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ).

Заметьте: в числе обязательных реквизитов печати нет. Значит, документ и без нее будет действительным.

Если речь идет о первичных документах, которые фирма разрабатывает самостоятельно, то все понятно, печать не нужна. Но как быть, если печати нет на документе, который составлен по унифицированной форме, утвержденной Госкомстатом России? Ведь обычно на ней стоит пометка "М.П." - место печати. Можно ли списывать затраты на основании такого документа, если оттиска на нем нет?

Все зависит от того, что сказано в указаниях по заполнению унифицированных форм. Не в каждом из них есть фраза о том, что операция должна быть подтверждена печатями фирм. Возьмем разъяснения по заполнению форм для учета торговых операций - они приведены в Постановлении Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. N 132. В этом документе ни слова не говорится о печатях, указано лишь, для чего предназначена та или иная накладная, в скольких экземплярах ее надо составлять.

О том, что оттиск необходим, сказано, например, в инструкции по заполнению путевого листа. Однако на нем следует ставить собственную печать организации. А это можно сделать в любой момент, даже во время налоговой проверки.

Обязательны печати грузоотправителя и грузополучателя на товарно-транспортной накладной (ТТН), форма которой утверждена Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. N 78. Будет ли ТТН без печати считаться документом, на основании которого можно списывать стоимость товаров на расходы в налоговом учете? К сожалению, проблемы с инспектором возникнуть могут. В такой ситуации налоговики ссылаются на ст.252 Налогового кодекса РФ, где сказано, что "под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации". И раз унифицированной формой предусмотрена печать, то без нее документ считается оформленным с нарушением законодательства.

В данном случае, на наш взгляд, лучше попросить контрагента все-таки поставить печать на документе. Если же получить оттиск никак не удается, то противопоставить чиновникам можно лишь норму ст.9 Закона N 129-ФЗ.

Нужна ли печать на договорах

Многие инспекторы считают, что сделка недействительна, если на договоре нет печати. При этом они ссылаются на ст.162 Гражданского кодекса РФ. Однако в данной статье говорится о том, что обязательна "простая письменная форма" сделки, о печатях же - ничего. Что по этому поводу думают суды? Они как раз занимают позицию фирм. Примером может послужить Постановление ФАС Московского округа от 26 февраля 2004 г. по делу N КА-А40/799-04. Суд указал, что "требование налогового органа о предоставлении копий договоров с подписями и печатями сторон не основано на законе".

О печатях на договорах предприятия спорят не только с чиновниками, но и между собой. Так, фирма-арендатор обратилась в суд с тем, что владелец недвижимости без ее ведома подал документы на государственную регистрацию договора. Арендатор считал, что это незаконно еще и потому, что на договоре не стоит его печать. В данном случае суд фирму не поддержал. Ведь с заявлением на госрегистрацию может обратиться любая из сторон. Это прописано в ст.26 Федерального закона от 21 июля 1997 г. N 122-ФЗ "О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним". А что касается печати, то она не является необходимым реквизитом формы сделки. Таково решение ФАС Московского округа в Постановлении от 15 февраля 2002 г. по делу N КГ-А40/384-02.

Еще одно дело: бывший арендатор пытался признать недействительным соглашение о передаче прав и обязанностей новому арендатору, так как одна из сторон не поставила на этом договоре печать. И вновь такие аргументы судей не впечатлили. В результате суд заявил, что "скрепление соглашения печатью не является обязательным условием для соблюдения простой письменной формы сделки" (Постановление ФАС Московского округа от 9 марта 2004 г. по делу N КГ-А40/945-04). Аналогичное решение вынес ФАС Московского округа в Постановлении от 19 января 2004 г. по делу N КГ-А40/10923-03-П.

Оттиски на документах экспортеров

Чтобы подтвердить право на нулевую ставку НДС и налоговый вычет, необходимо представить в инспекцию комплект подтверждающих документов. В их числе - выписки банка, свидетельствующие о том, что на счет экспортера поступила выручка от иностранного покупателя. Так вот, налоговые инспекторы требуют, чтобы на таких выписках была печать банка. В противном случае возместить НДС нельзя.

В подобных ситуациях суды также становятся сторонниками предприятий, что вполне понятно: в Налоговом кодексе РФ такого требования нет. Кроме того, это не предусмотрено и банковскими правилами. Выписки из лицевых счетов клиентов выдаются без штампов и подписей сотрудников банка - это закреплено в п.2.1 ч.III Положения Центрального банка РФ от 5 декабря 2002 г. N 205-П "О правилах ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации". Все это учел ФАС Северо-Западного округа в Постановлениях от 11 июня 2004 г. по делу N А56-34443/03 и от 14 апреля 2004 г. по делу N А56-36297/03.

Но налоговики используют не один повод придраться к документам экспортеров. Так, они запрещают вычет, если на контракте нет отметки и печати банка, подтверждающих, что контракт принят на расчетное обслуживание. Но опять же такого требования в Налоговом кодексе РФ нет. Поэтому действия инспекторов неправомерны. Подтверждение тому - Постановления ФАС Северо-Западного округа от 31 мая 2004 г. по делу N А56-29111/03 и от 17 мая 2004 г. по делу N А56-29782/03.

А как насчет деклараций?

На титульных листах форм деклараций стоят буквы "М.П.". Значит, по идее, здесь печать должна быть. А на других листах? Бухгалтеры часто жалуются: если инспектор не находит оттиска на каждом листе, он переносит встречу и прием документов на другой день. В итоге фирма может пропустить срок сдачи отчетности. А за это ей выписывают штраф по ст.119 Налогового кодекса РФ, который может составить от 5 до 30 процентов от задекларированной суммы.

Однако есть судебные решения, свидетельствующие о том, что налоговые инспекторы не вправе переносить прием декларации, в которой не каждая страница заверена печатью. Примерами являются Постановления ФАС Уральского округа от 9 декабря 2003 г. по делу N Ф09-4165/03-АК и от 6 мая 2003 г. по делу N Ф09-1228/03-АК. Каждый раз судьи отмечали, что подобные решения чиновников не соответствуют Налоговому кодексу РФ.

Ну а если и титульный лист не "украшен" оттиском, имеет ли право инспектор не принимать бумаги? В налоговой службе нам разъяснили, что все зависит от того, упоминается ли печать в инструкции по заполнению данной декларации (см. "Мнение специалиста"). Если оттиск предусмотрен, то инспектор вправе отказаться принимать отчет. Если же в инструкции про печать не говорится, то и налоговику придется взять бумаги.

Примечание. Мнение специалиста

Долженков Александр Вячеславович, начальник отдела организации ввода информации Департамента организации налогового контроля МНС России

• К сожалению, на данный момент сложилась неоднозначная ситуация с печатями на налоговых декларациях и общий подход отсутствует. Дело в том, что в одних инструкциях по заполнению деклараций прописано, что на титульном листе ставится печать. А вот в других инструкциях упоминание о печати отсутствует. Вот и получается, что ставить печать на декларации необходимо лишь в том случае, если такое требование содержится в соответствующей инструкции. Именно такой подход должен быть и у инспектора, принимающего отчетность.

Обязывают ставить оттиск инструкции, посвященные декларациям по НДС, ЕСН, обязательным страховым взносам в ПФР. Такие же требования предъявляются и к расчетам по авансовым платежам соцналога и взносов в Пенсионный фонд РФ.

Зато печать необязательна, когда фирма отчитывается по налогу на прибыль, налогу на имущество, ЕНВД, единому налогу при упрощенной системе, налогу на игорный бизнес, земельному налогу, акцизам, налогу на добычу полезных ископаемых. Можно не ставить оттиск и заполняя расчетную ведомость по взносам в ФСС РФ.

Ставить ли печать на доверенность

О том, что у представителя фирмы обязательно должна быть доверенность, говорится в ст.29 Налогового кодекса РФ. Доверенности бывают на:

• получение товарно-материальных ценностей;
• представление интересов.

В любом случае доверенность должен подписать руководитель или иной уполномоченный сотрудник. Кроме того, на доверенности непременно надо поставить печать юридического лица. Эти требования прописаны в п.5 ст.185 Гражданского кодекса РФ. И только таким образом оформленная доверенность считается действительной. Это подтверждает и судебная практика: Президиум ВАС РФ в Постановлении от 13 августа 1996 г. N 1792/96, ФАС Московского округа в Постановлении от 27 мая 2004 г. по делу N КГ-А40/3959-0, ФАС Волго-Вятского округа в Постановлении от 16 июля 2004 г. по делу N А82-21/2003-Г/12.

Особо обратим внимание на доверенность, которая выдается на право представления интересов. Иногда ее неправильно оформляют предприятия, имеющие филиалы, - ставят печать подразделения, а не головной организации. То, что такая доверенность недействительна, отметил ФАС Волго-Вятского округа в Постановлении от 16 апреля 2004 г. по делу N А43-10946/2003-25-340. Судьи признали, что регистратор правомерно отказал организации в открытии лицевого счета для учета именных ценных бумаг, так как в одном из представленных документов была печать филиала. И даже если руководство фирмой передано другой компании, на доверенности все равно должен стоять оттиск фирмы. Это подтвердил и ФАС Северо-Западного округа в Постановлении от 16 октября 2003 г. по делу N А66-2852-03.

Подведем итоги. Печатью необходимо заверять, например, карточку с образцами подписей, платежные поручения. Без оттиска недействительна и доверенность на уполномоченного представителя. Причем печать должна быть именно той фирмы, от имени которой составлена доверенность, а не ее филиала, структурного подразделения или управляющей компании.

А вот когда оттиска нет на первичных документах, проверяющие не вправе отказать фирме в списании затрат, в вычете НДС. Не нужна печать и на каждом листе составленной декларации. Ведь Налоговый кодекс РФ этого не требует. Ну а если интересы предприятия все же придется отстаивать в споре с инспектором или в суде, то обратите внимание на арбитражную практику, приведенную в этой статье.

Е.И.Мещирякова

Эксперт журнала "Главбух"

Как правило, бухгалтер предпочитает ставить печать на все документы. На всякий случай. Хотя далеко не на всех бумагах обязательно должен стоять оттиск. На семинаре Александр Погребс подробно рассказал, когда закон требует проставить печать, а когда нет. Конспект подготовили наши коллеги из журнала «Семинар для бухгалтера» .

Договоры с контрагентами

В общем случае печать на договорах с контрагентами можно не ставить. Если, конечно, сам текст соглашения не обязывает стороны скрепить его печатями. Или этого прямо не требует закон. Такой вывод следует из пункта 1 статьи 160 ГК РФ.

Ну а если специальных требований к договору в законе или тексте самого соглашения нет, печать можно не проставлять. Согласны с такими доводами и судьи. Примеры тому - постановления ФАС Северо-Западного округа от 24 марта 2009 г. по делу № А52-3612/2008 , ФАС Северо-Кавказского округа от 5 декабря 2012 г. № А32-37081/2011 и ФАС Поволжского округа от 10 августа 2012 г. № А12-16523/2011 . В них судьи сделали вывод: в общем случае печать компании - это всего лишь дополнительный, а не обязательный реквизит договора. А значит, и без оттиска соглашение считается заключенным. И такую сделку нельзя признать недействительной.

Так что если ваш контрагент передал вам договор без печати, не спешите возвращать его обратно. Сперва внимательно изучите текст соглашения. Если о печати в нем нет ни слова, то договор будет действительным и без нее. Главное, чтобы на документе стояли подписи сторон сделки.

Ну а если вы все-таки хотите, чтобы в соглашениях с контрагентами обязательно стояли печати обеих сторон, достаточно прописать в них, к примеру, такую формулировку: «Настоящий договор и изменения к нему действительны только при условии, если они совершены в письменной форме, подписаны полномочными представителями и скреплены печатями сторон». Тогда без печати точно не обойтись.

Когда еще на документах нужна печать компании

Первичные документы

Среди обязательных реквизитов первички, которые перечислены в статье 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, печати компании нет. Но это не значит, что на всех первичных документах можно обойтись без оттиска. Давайте разбираться подробнее.

Итак, с 1 января 2013 года компании в общем случае могут использовать собственные бланки первички, прописав это в учетной политике. Главное, чтобы в них были все обязательные реквизиты из статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Поэтому если в формах документов, которые разработала или усовершенствовала и теперь использует ваша компания, нет поля для печати, ее оттиск на документе не нужен. Смело работайте без него.

А вот если вы пользуетесь типовыми бланками первички, в которых стоит пометка «М.П.», поставить печать придется. Иначе документ будет оформлен с нарушением. А значит, с его помощью не получится, к примеру, подтвердить расходы по налогу на прибыль.

ВОПРОС УЧАСТНИКА - Получили от контрагента товарную накладную без печати. Стоит ли вернуть документ, чтобы проставили оттиск?

- Все зависит от того, какая форма у этой накладной. Если ваш поставщик использует стандартный бланк № ТОРГ-12, который утвержден постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132 , печать нужна. Ведь сам бланк содержит специально отведенное для оттиска место. Причем в документе должны быть две печати - продавца и покупателя.

А если вы с поставщиком договоритесь использовать самостоятельно разработанную накладную, где нет поля «М.П.», то печать не нужна.

А еще многие компании сейчас используют в работе УПД. Это удобно - одним документом можно и вычеты НДС подтвердить, и расходы обосновать. Напомню: рекомендованная форма УПД есть в письме ФНС России от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96@ . Так вот, в самом бланке место для оттиска предусмотрено (поле «М.П.»).

Однако в рекомендациях по заполнению отдельных реквизитов универсального документа налоговики указали, что печать на бланке необязательна. Так что УПД без оттиска все равно можно принять к налоговому учету. Главное, чтобы в документе были правильно заполнены все обязательные реквизиты первички. Ну и данные по НДС, если компания использует УПД со статусом 1 (в качестве и первички, и счета-фактуры).

Но если у вас есть возможность ставить печать с полным наименованием компании на УПД, удобнее это делать. Тогда не придется вручную заполнять строку 14 или 19.

ВОПРОС УЧАСТНИКА - А как быть с печатью на товарном чеке? Наш сотрудник принес чек, в котором не стоит печать продавца. Получится ли таким документом подтвердить расходы?

- Если в самой форме документа нет поля «М.П.», никаких проблем у вас не будет. Ведь форму товарного чека каждый продавец разрабатывает самостоятельно. Официального бланка нет. Представители Минфина России подчеркнули это в письме от 11 февраля 2009 г. № 03-11-06/3/28 . Так что если места для оттиска в товарном чеке не предусмотрено, то печать на документе не нужна.

И еще один момент. Помимо той первички, которую компания может разработать самостоятельно, есть обязательные формы, отказаться от использования которых организация не может. Например, кассовые документы.

Так вот, обратите внимание, что на квитанции к приходному кассовому ордеру (форма КО-1) можно обойтись специальным штампом с отметкой «Оплачено». Его оттиск подтвердит, что кассовая операция проведена. Так сказано в пункте 3.2 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П. Ставить на приходнике главную печать компании закон не требует. Об этом часто забывают.