Распоряжение по соблюдению чистоты на рабочем месте. Наиболее предпочтительный прием обращения с грудой бумаг. Оконтуривание предметов - нанесение контура предмета на поверхность, где данный предмет должен храниться

Зачем нужен порядок в офисе и как его создавать? Возможен ли вообще «идеальный порядок»?

Ответ

Важно не просто наводить порядок, а создавать такие системы, когда работа происходит с минимальными усилиями, а порядок поддерживается «сам собой».

Как утверждает Википедия, идеальный порядок - это «гармоничное, ожидаемое, предсказуемое состояние или расположение чего-либо». Казалось бы, о чем тут можно говорить, если и так все понятно? Однако если задуматься, оказывается, что не все так просто.

Случалось ли вам приходить в гости и восхищаться тем, как выглядит чья-то квартира, а потом, придя домой, осознать, что вы лично в таком жилище вряд ли чувствовали бы себя комфортно? К сожалению, просчеты случаются не только при ремонте частных квартир, но и когда для создания нового имиджа привлекают специалистов.

В одной компании после ремонта ее сотрудники стали чаще брать больничные, у них постоянно болела голова. Стены офиса компании после ремонта стали оранжевого цвета и приобрели ломанные конфигурации, на потолке появилась неоновая подсветка, кроме того, фоном в офисе постоянно звучала странная музыка…и больше ничего не изменилось. Но, судя по отзывам сотрудников, новый имидж компании после ремонта не пошел ей на пользу.

Важно знать!

Наведение порядка начинается с ремонта. Очень сложно наводить порядок, если ремонт проводился «для галочки», например, с потолка падают плитки потолочных перекрытий, ковер грязный, провода висят и т.д.

Помощник руководителя, как правило, приходит на работу, когда там уже многое было сделано до него. И ему необходимо подстраиваться под уже имеющуюся ситуацию, и только спустя какое-то время у него появляется возможность начать ее постепенно менять.

Важно, чтобы офис соответствовал уровню и статусу организации. В этом случае не надо жалеть деньги компании, если руководитель считает, что имидж - это важно. Одно дело - ваша личная квартира и ее ремонт, другое - офис. Суммы, затраченные на ремонт, могут отличаться на единицу площади в десятки, а то и сотни раз!

Порядок - это и такая система работы, которая не перегружает прежде всего вас и вашего начальника. Один из показателей - это темп, в котором работает компания. Быстро - не значит в суете.

Чем выше темп, тем важнее становится предсказуемость, когда каждый сотрудник четко знает, что и в какую секунду ему делать, что и где взять, куда положить и т.д.

С чего начинать наведение порядка?

Для начала давайте разделим два процесса: текущую и генеральную уборку. Для «текучки» желательно приобретать подходящее канцелярское оборудование.

Желательно выделять время для уборки не только каждый день, но и в конце небольших производственных циклов - как только закончили работать с определенной группой бумаг, сразу же убрали за собой беспорядок.

Посмотрите на то, как трудятся повара в ресторанах японской кухни, работающих по системе суши-конвейера. Как только повар заканчивает готовить ролл (он делает это прямо на виду у посетителей), он убирает свое рабочее место (оно всегда идеально чистое и привлекательное).

Может показаться, что это невозможно. Однако часто то, что раньше казалось нереальным, при определенном подходе технически довольно просто реализуется.

Если разборка бумаг требует длительного времени, создайте систему промежуточного хранения, однако в этом случае очень важно обязательно выделять время, чтобы временное не становилось постоянным. Если в каком-то месте офиса что-то скапливается - это сигнал о том, что надо что-то менять и делать более удобным: ставить в этом месте накопитель, мусорное ведро или перенаправлять поток вещей, людей, бумаг и т.д. в другое место.

Генеральная уборка требует значительно больше времени, чем текущая. Желательно ставить ее в план тогда, когда спадает рабочее напряжение, например, перед длинными праздниками или когда начальник уезжает в отпуск и т.д. Во время генеральной уборки полезно взглянуть на свой кабинет свежим взглядом случайного посетителя. Если вам жалко расставаться с некоторыми вещами, можно попросить кого-нибудь вам помочь. Обычно посторонние люди склонны выбрасывать намного больше того, чем вы можете выбросить сами.

Все вещи, польза от которых сомнительна, складывайте в специальную папку или ящик. Если через месяц они вам не понадобились, их можно выбрасывать. Если какие-то из найденных предметов не нужны вам, но нужны другим людям (например, деловые сувениры), то их можно отдать. Полезно иметь в офисе ящик с небольшими подарками, которые можно передаривать в случае необходимости (но это должны быть новые, привлекательные для получателя вещи). Не дарите то, что не нужно ни вам, ни другому человеку - это признак плохого тона.

Личные привычки и рабочие требования

Некоторые врачи-хирурги в быту могут не соблюдать правила элементарной гигиены. Но это не делает их плохими врачами, если на работе они действуют по инструкциям.

Для помощника руководителя важно производить на окружающих определенное положительное впечатление, которое может быть разрушено даже незначительными деталями.

Во многих компаниях секретарь не имеет права курить (даже если это ваша привычка). Бывают и другие требования, подчас довольно забавные, например, ежедневно кормить рыбок в аквариуме шефа, поливать цветы, своевременно заряжать мобильные телефоны начальника, аккуратно собирать ему чемодан в командировку, уметь ладить с его женой и детьми и т.д.

Вокруг профессии секретаря сложился ореол определенных стереотипов, которым желательно в той или иной мере соответствовать (руководствуясь при этом собственным чувством такта и здравого смысла).

Принято считать, что помощник первого руководителя одевается лучше других сотрудников фирмы. Это не означает «дороже», а означает «со вкусом». Можно найти в брендовых магазинах товары на распродаже, доступные практически для любого бюджета. Хозяйка офиса задает тон остальным сотрудникам, если необходимо, делает соответствующие замечания (главное - очень тактично).

Не стоит пренебрегать мелочами. Красиво и ровно сложенные документы, идеально поданная чашка чая - вот настоящая визитная карточка помощника первого руководителя. Вы стремитесь к идеалу, хотя другие сотрудники могут считать, что достаточно просто сделать работу вовремя и как-нибудь. В то же время не стоит впадать в перфекционизм - все равно совершенство по определению недостижимо. У каждого человека найдутся мелкие привычки, с которыми очень сложно справиться - кто-то теребит волосы, когда волнуется, кто-то кусает губы или грызет ногти. Начинайте наводить порядок с себя - с того, как вы сами выглядите, какое впечатление на окружающих производит ваше рабочее место, и тогда вам будет проще требовать от других сотрудников, чтобы они подчинялись вашим просьбам и указаниям (с которыми они не всегда бывают согласны).

5 японских «С»

Хитроумные японцы придумали целую систему, которую они назвали «Бережливое производство » или «Кайдзен ».

Кайдзен, кайдзэн - японская философия или практика, которая фокусируется на непрерывном совершенствовании процессов производства и управления, разработке вспомогательных бизнес-процессов, а также улучшении всех аспектов жизни.

Оказывается, если покрасить цех в белый цвет, то намного заметнее станет любой мусор и грязь. Сравните со стандартным подходом - покрасить в немаркий цвет, чтобы не было видно недостатков.

Основа метода Кайдзен состоит из пяти ключевых элементов - «5 S» :

Seiri - аккуратность;
Seiton - порядок;
Seiso - чистота;
Seiketsu - стандартизирование;
Shitsuke - дисциплина.

Пять принципов при практическом применении трансформируются в следующие пять правил.

1. Сортируйте: избавьтесь от ненужного. Периодически в офисе, на вашем рабочем месте и даже в вашей дамской сумочке появляется что-то ненужное. И это создает беспорядок. Избавьтесь от этого! Сделайте этот процесс своей привычкой и получайте от него удовольствие (поверьте, это возможно). Привычка - это то, что регулярно повторяется. Как только вы заметили ненужные вещи, документы и т.д. - включайте привычку (если, конечно, для этого прямо сейчас есть время, если его нет - обязательно вернитесь к этому позже, когда оно появится). Постепенно привычка закрепится, и уровень упорядоченности вокруг вас вырастет.

Если вы не знаете, является ли вещь ненужной или нет - заведите для таких случаев специальную коробку, которую необходимо регулярно опустошать (по истечении определенного срока, например, недели или месяца).

2. Соблюдайте порядок: определите для каждой вещи свое место. Это простое правило позволяет избежать множества проблем. Сотрудник потерял важный документ? У него была копия, а оригинал остался у вас. Где ключи от квартиры? Висят на специальном держателе около входной двери. Подобные приемы экономят очень много времени, т.к. у вас просто не возникают ситуации, когда вам срочно может понадобиться то, что вы найти не можете

Если у вас что-то регулярно теряется, подпишите то место, где вещь должна постоянно храниться, приобретите для нее специальный контейнер, шкаф, полочку, папку и т.д. Приучите сотрудников к тому, чтобы документы в их компьютерах хранились в определенном порядке, и тогда в ситуациях, когда сотрудник заболел или ушел в отпуск, любой заменяющий его человек быстро все найдет. Да, некоторые люди будут изо всех сил противиться новой системе, но если вы проявите определенную настойчивость, сочетающуюся с чувством такта, то скоро они оценят ее преимущества.

3. Содержите рабочее место в чистоте. Пусть любой хирург вам завидует! Это не означает, что вы постоянно пылесосите клавиатуру или протираете клавиши спиртом (хотя, безусловно, это тоже иногда полезно делать). Самое главное - определите лично для себя, что это такое - «чистота».

Например, когда вы уходите домой, то на столе не остается ни одного документа. Или на вашем «рабочем столе» в компьютере нет никаких лишних значков, все документы находятся в специальных папках, а не сваливаются как попало в надежде на то, что однажды вы наведете порядок. Гораздо проще изначально систематизировать, что и куда вы сохраняете, и обучить вашей технологии других сотрудников, разослав им специальное письмо, в котором наглядно изображено, что и как должно быть сделано.

4. Стандартизируйте процедуры поддержания чистоты и порядка. Очень сложно проверять качество на глазок. На высокотехнологичных производствах всегда есть службы технического контроля.

Если вы хотите, чтобы сотрудники соблюдали определенные правила, создавайте для них короткие памятки, если необходимо - фотографируйте то, что, по вашему мнению, правильно, и включайте фотографию непосредственно в памятку.

Таких инструкций не должно быть слишком много, иначе человек забывает сразу обо всем. Выделите только самое главное из того, что вам важно, и научите других, как этого добиваться быстро и легко. Чем меньше усилий будет затрачено - тем лучше.

5. Совершенствуйте порядок, стимулируйте его поддержание. Если вы создадите самую идеальную памятку, но не будете ее внедрять и контролировать соблюдение введенных вами требований, то все затраченные усилия скоро сойдут на нет. Добиться выполнения ваших требований просто - хвалите людей за то, что они делают правильно, и деликатно указывайте им на ошибки. При этом важно объяснить, что именно надо поправить, чтобы получилось так, как надо. Если есть возможность подкрепить слова чем-то материальным - это замечательно.

Например, небольшая премия для самого аккуратного сотрудника офиса в этом месяце (важно, чтобы это не был один и тот же человек каждый раз, иначе остальные потеряют энтузиазм). Также хорошо зарекомендовали себя такие простые проверенные средства, как доски почета, благодарность от руководителя, небольшой подарок и т.д.

Вы можете применить эти советы не только на работе, но и дома, где они так же успешно работают, ежедневно принося вам пользу.

О характере человека, его внутренних проблемах, целостности личности, творческих или деловых качествах могут говорить не только поступки, слова и жесты, но и рабочее место. Конечно, такой способ делания выводов в личности нельзя назвать 100-процентно верным, но он представляет определенное любопытство и поможет вам хотя бы прикинуть, какой личности принадлежит тот или иной стол. Итак, на что обращать внимание в первую очередь?

Рабочие инструменты на столе

Для того чтобы сделать выводы о человеке, посмотрите в первую очередь на эргономичность рабочего пространства . Если все необходимое расположено таким образом, чтобы до него можно было «добраться кратчайшим путем», — человек ценит время. Он организован и целеустремлен, знает, чего хочет и как это получить. Универсальность орудий труда говорит о том, что для достижения желаемого результата человек использует минимум средств. Это может быть ручка-маркер секретаря, вилка-скребок домохозяйки, мультитул слесаря и прочие многофункциональные инструменты.

В том случае, когда на рабочей поверхности нет не только основных инструментов, но и вообще ничего , а все спрятано в ящики стола, — у хозияна такого стола наверняка есть проблемы с общением. Он закрыт для контакта и не хочет, чтобы его внутренний мир беспокоили. В общении такие люди всегда ровные и спокойные, их иногда называют «сухарями». Бури эмоций, которые они переживают внутри, незаметны окружающим, но иногда последние сталкиваются с результатом этих «штормов» — непредсказуемыми действиями, внезапными нервными срывами.

Порядок на рабочем месте

Есть в народе такое понятие как «художественный беспорядок ». Это не вполне верное определение. Беспорядок бывает двух видов — кажущийся и реальный.

Если вам кажется, что вы видите полный «бардак», но при этом хозяин рабочего места может с закрытыми глазами найти во всей этой неразберихе необходимую вещь , — налицо свидетельство бунтарского духа, творческой личности, способности мыслить нестандартно. Такой человек не любит действовать шаблонно.

Когда же перед вашими глазами встает настоящий хаос , в котором перемешаны остатки еды, прошлогодние журналы и важные документы, в этих развалах невозможно найти ключи или мобильный телефон, все припорошено изрядным слоем пыли — перед вами рабочее место инфантильного человека. Он слабохарактерный, капризный, взбалмошный и, зачастую, является особой с завышенной самооценкой. Хотя, как вариант, это может быть человек, который полностью оторван от реальной жизни. Подобное явление часто встречается среди работников-надомников (фрилансеров) сферы IT.

Полная противоположность творческой личности или «инфанту» — консерватор. У него все по порядку, по алфавиту, по цвету и по размеру . Если это касается дома, то на всех полочках с одеждой, обувью, посудой — идеальный порядок, а любая случайно передвинутая вами вещь с раздражением или без оного возвращается на место. Этот человек в штыки воспринимает или боится всего нового, а любое нарушение привычного течения жизни способно выбить его из колеи.

Личные вещи на рабочем месте

Слишком большое количество сувениров, открыток из других стран и городов, семейных или других фотографий говорит об излишней сентиментальности и нежеланием расставаться с прошлым (как правило, это свойственно дамам).

Плюс к тому такие люди часто вновь и вновь переживают совершенные некогда ошибки и склонны копаться в себе до тех пор, пока не будут в состоянии близком к депрессии. Некоторые представительницы прекрасного пола любят разложить на столе личные предметы, вроде губных помад и прочей косметики, которые обычно прячут, а не выставляют на всеобщее обозрение. Такое поведение говорит о том, что, скорее всего, дама чувствует недостаток внимания.

Обратимся к еще одной интересной детали. Если у человека на столе вещей мало, но они лежат практически во всех углах пространства , как бы обозначая его границы, возможно, хозяин такого стола — собственник. Он показывает, что свою территорию (а значит, и свои вещи) просто так никому не отдаст (подчеркнем, что собственничество и жадность — совсем разные вещи). Также такой алгоритм поведения может говорить о нежелании хозяина стола сближаться с людьми, о стремлении держать их на расстоянии.

У кабинетных работников вид рабочего места продиктован корпоративными правилами. В некоторых случаях — вплоть до цвета записных книжек. Но если понаблюдать за такими работниками, то можно заметить, что каждый из них, в зависимости от срока службы, по возможности постепенно «обставляет» свой уголок кабинета разными мелочами. Это могут быть вазончики с цветами, или статуэтки, или наклейки на мониторе, или фотографии семьи. Даже по таким мелочам можно сделать вывод, относится человек к рабочему месту как чему-то постоянному или он считает, что здесь временно.

Присматривайтесь ко всему, что окружает интересующую вас личность. Порой вещи говорят о хозяине больше, чем он может рассказать о себе сам. Помимо рабочего стола, это, конечно, относится, к личным вещам, в том числе к часам. Узнайте, об их владельце. Такие наблюдения тренируют внимание, способность к анализу и учат вас находить общий язык с разными людьми. А это, согласитесь, весьма полезное приобретение.

Домоводство 0

Практически каждый человек, будь то школьник или взрослый, пользуется обыкновенным письменным столом. Не важно, стоит он в кабинете офиса или в доме.

Время от времени всем приходится что-то писать, чертить, заполнять документы и т.д. А уж если речь идёт , то мебельное изделие используется буквально постоянно.

Именно поэтому очень важно знать, как навести порядок на рабочем столе, чтобы можно было всегда найти тот или иной документ, или канцелярскую принадлежность, тем самым сэкономив время.

Чистое рабочее место

Заниматься делами всегда комфортнее в чистой и аккуратной обстановке. Поэтому важно время от времени (лучше как можно чаще) прибираться на столе.
Прежде всего, с него нужно убрать абсолютно все вещи, начиная с компьютера и заканчивая мелочами: не должно остаться вообще ничего.
После того, как все вещи убраны, стол требуется хорошенько протереть от пыли. Причём влажной тряпкой нужно не просто «повозить» по поверхности, а вытереть все труднодоступные участки стола, все полочки и ящички, если таковые имеются.

Вещи, которые были убраны со стола, также должны подвергнуться очистке от пыли. Ёмкости для канцелярских принадлежностей и других вещей необходимо протирать не только снаружи, но и изнутри, предварительно всё из них вынув.

Компьютер/ноутбук, обычно находящийся на рабочем месте, также не нужно оставлять без внимания. Кроме избавления сего агрегата от пыли, стоит позаботиться о чистоте экрана. Его можно очищать как специальными средствами для монитора, так и обычной влажной тряпочкой с небольшим количеством мыльного раствора.

Важно: ни в коем случае нельзя протирать монитор компьютера средствами, содержащими спирт и/или хлор, т.к. они могут запросто повредить специальное покрытие экрана. Также не рекомендуется использовать для очистки мониторов различные порошки (в том числе стиральный).

Избавление от мусора

Следующий этап наведения порядка — избавление от накопившегося мусора. Следует помнить, что мусором считаются не только исписанные листы или пустые стержни, но и многое другое.

В первую очередь, конечно, в мусорное ведро отправляется самый очевидный хлам. Это как раз ненужные бумажки, не пишущие стержни от ручек, обрывки скотча и т.д.

Далее нужно искать мусор более мелкий и незаметный. Так, стоит очистить все точилки для карандашей. Также проверить пеналы и стойки для письменных принадлежностей: в них могут заваляться разнообразные обломки от ручек, сломанные карандаши и другой мелкий мусор.

На предмет ненужного хлама следует проверить и различные документы/тетради/файлы и т.д. Очень часто многие оставляют ненужные листы и старые документы, в надежде, что они когда-нибудь пригодятся. В принципе, это правильно — иногда важные записи могут понадобиться в самый неожиданный момент. Однако, слишком долго хранить устаревшие файлы тоже не стоит — они лишь занимают рабочее пространство и собирают пыль.

Совет: чтобы каждый раз не бегать из комнаты в комнату с целью выкинуть хлам, стоит поставить под рабочим столом специальную мусорную корзину: когда в ней накопится много «отходов», их все можно будет просто вытряхнуть из этой корзины в обычное ведро.

Канцелярские принадлежности

После избавления от всего лишнего следует заняться разбором канцтоваров, обычно располагающихся на столе.
Все карандаши нужно поточить, в ручки вставить пишущие стержни.

Желательно рассортировать канцтовары. Карандаши должны находиться в одном месте с карандашами, ручки с ручками и т.д. Найти необходимую письменную принадлежность будет гораздо проще, если знать, где лежит каждая из них.

Канцелярские принадлежности стоит разделить на самые необходимые и те, которые используются нечасто. Первые положить поближе, чтобы в процессе работы их было легко найти, а остальные сложить в отдельный пенал и убрать туда, где они не будут мешать.

Документы и личные вещи

Помимо канцтоваров, у каждого на рабочем месте есть ещё много вещей, нужных и не очень. Их тоже надо периодически разбирать, чтобы они не накапливались, мешая делам.

Самые важные документы, файлы и т.д. лучше сложить в отдельную папку или несколько папок, чтобы они не валялись по столу, занимая место и теряясь в общей куче вещей и бумаг.

Практически у всех на рабочей мебели, помимо бумаг и канцтоваров, стоять личные, «милые сердцу» вещи. Рамки с фотографиями, сувениры, просто симпатичные безделушки — всё это радует глаз и часто навевает хорошие мысли и воспоминания. Однако излишняя загруженность подобными вещами тоже ни к чему: они отвлекают от работы и занимают много места.

Компьютер, стоящий на столе, также нужно периодически «чистить» — сортировать файлы, удалять ненужное и т.д. Тогда в документах, хранящихся в цифровом формате, будет намного легче разобраться.

Для того, чтобы не забывать о каких-либо запланированных важных делах и планах, на компьютер можно приклеивать стикеры с напоминаниями. Но делать это без фанатизма, т.к. множество стикеров только путает и отвлекает от дел.

Самые необходимые принадлежности для письма и предметы в принципе стоит держать возле себя, чтобы их всегда можно было быстро достать.

Если знать, как убраться на рабочем столе правильно, поддерживать там порядок в дальнейшем не составит труда, а нужные вещи всегда будут под рукой.

Если на вашем столе столько мелочей и бумаг, что некуда поставить кружку, то пора принимать экстренные меры. Не все так плохо? Можно сделать еще пару шагов для достижения идеала. Пусть Эйнштейн и говорил, что «только дурак нуждается в порядке - гений господствует над хаосом», позволю себе с ним не согласиться. Если вы не Эйнштейн и бардак на столе объективно отвлекает, снижает вашу эффективность и способствует стрессу, лучше стимулировать свою креативность другим способом. Всего несколько полезных шагов и ритуалов из этой статьи приблизят вас к победе - чистому, организованному и вдохновляющему на свершения столу.

Шаг 1. Порядок на столе начинается с размусоривания

Есть люди, которые обожают выкидывать лишние бумажки, а есть те, для кого этот шаг будет самым непростым, но начать с него необходимо. Пусть в мусор полетят просроченные документы, неактуальные заметки, сломанная канцелярия и прочая ненужная мелочь.

Шаг 2. Правильная сортировка

Посмотрите скептическим взглядом на все, что осталось после уборки. То, чем вы пользуетесь каждый день, можно оставить на поверхности стола или в ближайшем ящике. То, что вы берете раз в неделю и реже, отправьте на хранение в шкаф или на полки. Так вам будет проще поддерживать пространство организованным и чистым, а изредка встать из-за компьютера, чтобы сходить за вещью - только полезная разминка.

Шаг 3. Система хранения

Инвестировать в продуманные органайзеры - хорошая идея. Важно, чтобы они были удобными персонально для вас и, что важно, радовали глаз, тогда порядок поддерживать будет приятнее. Здорово, если в органайзере будет место для зарядки телефона, а еще лучше беспроводной ее вариант - это избавит вас от лишних проводов под рукой.

Шаг 4. Мусор в мусорку

Поскольку обещание себе «я выкину эту бумажку, когда в следующий раз буду вставать» практически никогда не работает, просто поставьте рядом со столом небольшую и симпатичную мусорную корзину.

Шаг 5. Хранение мелочей

Как бы вы ни старались, различные мелочи все равно будут скапливаться на вашем рабочем столе. Вместо того, чтобы фанатично следить за ними, заведите небольшой поднос, миску или любую другую ёмкость, куда вы будете их сбрасывать. Главное - все же перебирать ее время от времени.

Шаг 6. Усмирение проводов

Мы уже подсказали вам про беспроводную зарядку для телефона, но это явно не единственный кабель, который будет вас беспокоить. Добавьте к оснащению вашего рабочего стола специальные органайзеры для проводов. Если провода слишком длинные, скрутите лишнюю длину колечками и скрепите зажимом для бумаг - как на фото ниже. Можно даже приклеить цветные стикеры к проводам и подписать их: отличный лайфхак не только, чтобы не запутаться в однотипных шнурах, но и существенно повышающий шанс вернуть свое имущество после того, как вы одолжили его коллегам.

Шаг 7. Справочные документы рядом

Если у вас в работе есть документы, с которыми вы все время сверяетесь (инструкции, таблицы - что угодно), важно, чтобы они были легко доступны и не терялись в других бумагах. Организуйте место для этих «справочников» на стене около рабочего стола или в настольном органайзере. Для пущего эффекта можно пометить этот документ ярким стикером, положить в уникальную папку или заключить в рамочку.

Шаг 8. Вдохновляющий декор

Декору на рабочем столе - быть! Даже если вы ярый минималист, 1-2 вещи сделают все только лучше. Здесь важно выдержать баланс: декор должен вдохновлять, но при этом не отвлекать. А еще его должно быть ровно столько, чтобы оставалось место не только для полезных вещей, но и для пустого пространства. Самым полезным декором признаны горшечные растения или цветы в вазе - они снижают нервное напряжение аж на 37%!

Также хороши мотивирующие открытки и постеры, любимые кружки, а канцелярия, которую не стыдно выложить в инстаграм, будет не только вдохновляющей, но и полезной. Если ваш стол стоит у стены, используйте это пространство не только для навесных органайзеров, но и для или красивых досок для записи планов и идей.

Шаг 9. Вечерний ритуал

Порядок недостаточно один раз создать, его нужно поддерживать. Для этого поможет ритуал, который важно совершать перед уходом домой:

рассортируйте вещи по органайзерам;
очистите стол от всего лишнего;
протрите его тряпочкой с чистящим составом (храните его в столе);
опустошите мусорную корзину;
помойте чашку.

Подумайте, с чего вы начинаете свой день, поскольку то, как вы проводите рабочее утро - хороший показатель качества остального дня. Если вы сперва записываете дела в блокнот, пусть он лежит перед клавиатурой с закладкой на нужной странице и красивой ручкой рядом. Если проверяете почту, пусть ничто не встает на пути между вами и компьютерной мышью. Привыкли начинать утро с кофе? Поставьте кружку на самом видном месте.

Шаг 10. Повторять раз в квартал

Создайте еще один ритуал, который проводится 4 раза в год: вашему столу все равно понадобится генеральная уборка. Чтобы не забывать о ней, можно ставить напоминания и пометки в календаре, но как нам кажется, гораздо приятнее приурочить уборку к началу нового времени года. В первый рабочий день весны или осени радуйте себя свободным, как чистый лист, столом.

5C - это философия управления, с которой начинается эффективное производство и без которой оно просто не может существовать.

5С находится на втором месте после картирования по популярности использования в ТехноНИКОЛЬ. Внедрение 5С мы начали в Компании около 10 лет назад и продолжаем до сих пор. Этот инструмент помогает добиваться удовлетворенности клиентов, лидерства в издержках, безопасности, высокой производительности труда. Проблемы не видны до тех пор, пока не организовано рабочее место. Чистка и уборка рабочего места помогает вскрыть проблемы, а обнаружение проблем - это первый шаг к улучшениям. 5С - это пять слов, начинающихся с буквы «с»:

Шаг 1 - «сортировка» - четкое разделение вещей на нужные и ненужные и избавление от последних.

Шаг 2 - «соблюдение порядка» (аккуратность) - организация хранения необходимых вещей, которая позволяет быстро и просто их найти и использовать.

Шаг 4 - «стандартизация» (поддержание порядка) - выполнение установленных процедур первых трех шагов.

Шаг 5 - «совершенствование» или «самодисциплина» (формирование привычки) - улучшение, поддержание результатов, достигнутых ранее.

Рисунок 1. Организация рабочего пространства по принципу 5C

Основные цели 5С:

Обеспечение чистоты на рабочем месте.
Экономия времени, главным образом на поиск необходимого в работе.
Обеспечение безопасного труда, снижение числа несчастных случаев.
Повышение уровня качества продукции, снижение количества дефектов.
Создание комфортного психологического климата, стимулирование желания работать.
Исключение всех видов потерь.
Повышение производительности труда (что в свою очередь ведет к увеличению прибыли предприятия и соответственно росту уровня дохода рабочих).

Шаг 1 «1С»

Сортировка предполагает:

Разделение всех предметов в операционной зоне на нужные и ненужные.
Удаление из операционной зоны ненужных предметов.

Для удаления ненужных предметов из операционной зоны на первоначальном этапе внедрения мы использовали так называемую «кампанию красных ярлыков», когда на каждый предмет - кандидат на удаление - приклеивается или вывешивается красный ярлык (флажок). Все сотрудники подразделения, где проходила сортировка, были вовлечены в этот процесс, в итоге выявили предметы, которые:

должны быть немедленно вынесены, выброшены, утилизированы;
должны быть перемещены в более подходящее место для хранения;
должны быть оставлены и для них должны быть созданы и обозначены свои места.

Для предметов с красными флажками организовали «зону карантина», которую раз в месяц перебирали. Предметы, которые пролежали в зоне карантина свыше 30 дней, либо перемещали в место постоянного хранения, как правило, в складской зоне, либо продавали, а иногда и утилизировали.

Красный ярлык может представлять собой обычный красный стикер с нанесенной на него датой перемещения этого предмета в зону карантина, а может быть более сложный по форме: с информацией о подразделении, причинах перемещения в зону карантина, ответственных и т.д. Пример красного ярлыка на рисунке 2.

Рисунок 2. «Зона карантина» с помещенными в нее предметами с красными флажками

Шаг 2 «2С»

Недостаточно один раз все разложить по местам, этот порядок должен соблюдаться всегда и всеми. При обходах рабочих мест на первоначальном этапе внедрения 5С возникало много проблем с возвратом инструментов, инвентаря на место. Прошло определенное время, пока подобрали оптимальное расположение для предметов в операционной зоне, которое позволило любому сотруднику легко использовать, быстро находить и возвращать на место документацию, инструменты, материалы, комплектующие. При маркировке места хранения предметов старались использовать принципы, позволяющие при первом же взгляде на любое из мест сразу определить, что там должно лежать, каково количество предметов и срок их хранения. Для этих целей использовали разные методы визуализации:

1. Оконтуривание предметов - нанесение контура предмета на поверхность, где данный предмет должен храниться

Рисунок 3. Стол качества, производство минеральной изоляции, г. Рязань

Рисунок 4. Оконтуривание предметов на столе качества, производство минеральной изоляции, г. Рязань

Рисунок 5. Стенд с инструментом, слесарный участок, г. Юрга

Рисунок 6. Стенд с инструментом (вертикальное размещение и хранение инструмента), производственный участок, г. Хабаровск

Рисунок 7. Стол с инструментом (горизонтальное размещение и хранение инструмента), производственный участок, г. Хабаровск

2. Цветовая маркировка, при которой разным видам инструментов и приспособлений соответствуют разные цвета

Рисунок 8. Фото разъемов центрифуги с ответной частью, соответствующей по цвету, производство минеральной изоляции, г. Рязань

Рисунок 9. Цветовая маркировка трубопроводов на участке подготовки связующего, г. Хабаровск

3. Маркировка краской для выделения места хранения на полу и/или в проходах

Рисунок 10. Обозначение мест хранения пил в производственном цехе, г. Рязань

Рисунок 11. Слесарный участок, производство минеральной изоляции, г. Заинск

Рисунок 12. Открытая складская площадка, производство минеральной изоляции, г. Рязань

Рисунок 13. Склад запчастей, производство минеральной изоляции, г. Юрга

Маркировку краской применяют также для обозначения разделительных линий между рабочими зонами или транспортных проездов.

Рисунок 14. Цех по производству минеральной изоляции, г. Рязань

Шаг 3 «3С»

Есть такая поговорка «чисто не там, где метут, а там, где не сорят». Конечно, содержание в чистоте предусматривает уборку рабочих мест, придание оборудованию и рабочему месту опрятность, достаточную для проведения контроля, но главное было в том, чтобы создать такие условия, при которых образование грязи и пыли сводилось к минимально допустимому количеству. Этот процесс продолжается до сих пор, на эту тему подается немало предложений по улучшению оборудования или рабочего места.

Казалось бы, все понимают преимущества уборки:

чистое рабочее место, на котором приятно работать (что повышает эмоциональное состояние работника и делает рабочее место более привлекательным);
постоянная готовность к работе всего, что может потребоваться для выполнения производственных задач;
обеспечение безопасности выполнения работ (например, пролитое машинное масло и лужи на полу могут привести к травмам);
обеспечение работоспособности оборудования (нет риска попадания пыли и грязи в работающие механизмы);
отсутствие брака.

Тем не менее, переход от убеждения к действиям, особенно на старых заводах с 50-летней историей, был совсем не легким. Во всех подразделениях проверки чистоты проводим в соответствии с заранее определенными критериями чистоты (чистота в офисе и в производственном цехе - не одно и то же), которые указываются в контрольном листе. В контрольном листе на ряде участков подробно описаны содержание и порядок работ по наведению чистоты, есть фотографии мест их проведения:

Чтобы упростить периодический осмотр, контрольные листы прикрепили рядом с соответствующим оборудованием, чтобы быстро проверять на правильность заполнения и устранять выявленные недостатки.

Есть еще один простой инструмент для контроля стандарта чистоты рабочего места - это фотография рабочего места в том виде, в каком оно должно быть. Ниже пример.

Рисунок 15. Стандарт чистоты, производство минеральной изоляции, г. Рязань

Шаг 4 «4С»

Стандартизация - создание единого подхода к выполнению заданий и процедур. Основная цель этого этапа - предотвратить отход от постоянной реализации первых трех этапов. Стандартизировать - значит разработать такой контрольный лист, который всем понятен и прост в использовании. Ниже пример табличной части контрольного листка для производственного подразделения и офиса.

Контрольный листок для производственного подразделения

Контрольный листок для офиса

Выполнение требований 5С является частью профессиональной аттестации рабочих и ИТР и давно превратилось в общую культурную норму - от кабинета директора до производственных и вспомогательных помещений.

Рисунок 16. Стандарт рабочего места в производственной зоне г. Рязань

Рисунок 17. Доска 5С на складе готовой продукции, производство минеральной изоляции, г. Хабаровск

Рисунок 18. Стандарт рабочего места главного энергетика, производство минеральной изоляции, г. Хабаровск

Рисунок 19. Стандарт безопасности рабочего места, производство минеральной изоляции, г. Челябинск

Шаг 5 «5С»

Пятый этап - это совершенствование или самодисциплина, поддержание результатов, достигнутых ранее. Стабильность системы 5С зависит не от того, насколько хорошо внедрены процедуры первых четырех этапов, а от того, будут ли поддерживаться первые четыре этапа пятым.

В отличие от первых четырех «С» совершенствование нельзя внедрить как технику, результаты совершенствования не поддаются измерению, однако можно создать условия, которые будут стимулировать сотрудников на дальнейшую деятельность в рамках системы 5С. В Компании ТехноНИКОЛЬ для этого применяются разные инструменты: лозунги 5С, плакаты 5С, информационные доски «БЫЛО»-«СТАЛО», рассылки 5С, визиты в подразделения, где внедряют 5С и др.