Приказы о чистоте на рабочем столе. Правила поддержания порядка на рабочем месте. Личные привычки и рабочие требования

Порядок на рабочем месте очень сильно влияет на то, насколько эффективно вы используете свое время. Мы уже говорили о и как она рассредотачивает внимание человека. Но даже если вы используете техники для эффективного тайм менеджмента (например, ), то беспорядок на рабочем месте это источник помех, которые не позволят вам полностью сконцентрироваться на выбранной задаче.

Предлагаю вам использовать следующую технику для наведения и поддержания порядка на рабочем месте.

Выделяйте для этого время . Наведение порядка для многих людей является не самым радостным удовольствием, поэтому они часто откладывают это “на потом”, “на понедельник”, на, на, на… Запланируйте заранее, когда вы будете заниматься порядком и организацией рабочего места. Внесите напоминатели в календарь или смартфон. Например, наиболее удачное время для меня – это раннее утро субботы, когда вся семья спит, а я занимаюсь личными делами, одно из которых, порядок на моем рабочем столе.

Не использовалось в последнее время . Взгляните на ваше рабочее место. Есть ли среди вещей те, которые вы считаете, нужны вам постоянно, но в последнее время по разным причинам совсем не используются. Например, у меня сегодня на столе оказались фломастеры, которыми я пользуюсь для писания на доске, но сама доска сломалась и новой пока нет. До покупки новой, все фломастеры “переехали” в ящик в письменном столе.

Кто тут был?! Нередко наше рабочее место оказывается складом и местом хранения вещей других людей. Мои дети оставляют на моем столе части своих игрушек, попросив меня отремонтировать и жена порой распечатав свои документы, часть оставляет, так как было распечатано что-то лишнее. Я не всегда разбираю с утра бумаги и эти документы могут несколько дней лежать на моем столе, отвлекая меня и занимая полезное место.

Место для мусора . Если рядом с вашим рабочим местом нет мусорного ведра, то на столе начинают скапливаться различные мелочи, которые вы хотите выбросить, но не хотите сейчас идти в кухню, где стоит мусорное ведро. А если вы и вечером забыли захватить этот мусор со стола, то завтра к нему добавиться новый и это обязательно повлияет на вашу продуктивность.

Большинство людей работает, сидя за рабочим столом. Но если на рабочем месте беспорядок и много отвлекающих факторов, довольно трудно сосредоточиться на работе. После того, как вы уберетесь на рабочем столе, постарайтесь как можно дольше поддерживать эту чистоту и порядок. Итак, сначала нужно разобраться на своем рабочем месте и найти способ все организовать в правильном порядке.

Шаги

Часть 1

Для начала уберите все со стола. Нужно убрать абсолютно все вещи и сложить их в большую кучу. Теперь самое время разложить все в правильном порядке, так что вам придется вытаскивать вещи из этой кучи по очереди. Но не пытайтесь навести порядок в одну минуту! Сначала нужно создать свободное пространство.

• Важно убрать со стола абсолютно все вещи, даже если вы уверены, что эта вещь все равно будет стоять на столе. В общей куче также должны оказаться: фотографии, растения, компьютер.

1. Выбросите мусор. Как только вещь становится нам больше не нужна, ее сразу же нужно выкинуть. Возможно, вам захочется сохранить кое-какие вещи, но нужно быть уверенным в том, что они вам пригодятся. Если вы не знаете, пригодятся ли они вам, отложите эти вещи в специальную коробку.

   • Любые конфиденциальные документы нужно разорвать или измельчить перед тем, как выбросить.
   • Выбросьте бумагу, пластик и все остальное, что подлежит переработке.
   • Люди, которые привыкли поддерживать свои рабочие места в чистоте, придумали поговорку: "если сомневаешься – выбрось".

2. Протрите всю поверхность стола. Даже если вам кажется, что вещи на столе совершенно чистые, повторная уборка не помешает. Протрите экран компьютера, вытрите пыль со стола, разберите и протрите ящики.

   • Чтобы очистить клавиатуру или любые другие предметы и труднодоступные места, можно использовать сжатый воздух.
   • Для влажной уборки стола и поверхностей можно развести раствор воды и белого уксуса (или купить моющее средство).
   • Поверхности, которые вам нужно протереть, включают в себя стол, ящики, полки и любые экраны (компьютера, телевизора).

Часть 3

1. Приступите к сортировке тех вещей, которые сложили в кучу. Теперь у вас есть чистый стол и большая куча убранных со стола вещей. Начните расставлять эти вещи по местам. Не пропускайте ни одной вещи. Постепенно, расставляя все по местам, выбрасывайте мусор. Положите отдельно важные вещи, которые вы собираетесь переложить на полки или в ящики.

   • Не откладывайте на потом и сразу же постарайтесь разобраться с каждой вещью. Например, если вам нужно разорвать или измельчить документ, сделайте это сразу. Если нужно выбросить какую-то безделушку – смело бросайте ее в мусорное ведро. Не откладывайте на потом.
   • Если вам понадобится больше двух минут, чтобы разобраться с определенной вещью (например, если измельчитель бумаги находится в другом здании, или вам нужно купить тряпку), эту вещь необходимо отложить и записать себе напоминание в списке дел.
   • Предметы, которые вы собираетесь переложить на стол, должны находиться в одной куче. Предметы, которые нужно будет выбросить в мусор, должны находиться в мусорном ведре. Предметы, с которыми вы еще не решили, что делать, должны лежать в третьей куче.

2. Сложите вместе все вещи, с которыми вы еще не знаете, что делать. К этим вещам относятся предметы, которые не будут располагаться на рабочем столе, но которые вы не хотите выбрасывать в мусор. Сложите эти вещи в одну коробку и положите эту коробку в шкаф или кладовку.

   • Через месяц или полгода нужно снова разобрать эту коробку. Если за это время вы не пользовались вещами из этой коробки, выбросьте их в мусор. Потому что вероятность того, что они вам еще пригодятся, очень мала.

3. Теперь нужно расставить все эти предметы по рабочему столу. Нужно брать по одной вещи из первой кучи и класть ее на рабочий стол, на полку или в ящик. Ориентируйтесь по написанным пометкам или другой организационной системе. Итак, берите по одному предмету и располагайте его на рабочем месте.

4. Старайтесь регулярно убираться на столе. Чем чаще вы убираетесь, тем легче будет сохранить чистоту и порядок. В конце дня обязательно обратите внимание на свое рабочее место и приведите его в порядок. Выбросьте мусор и уберите со стола любые ненужные бумаги и документы.

   • Если вы будете наводить порядок на рабочем столе в конце каждого дня, на следующий день вы будете возвращаться на чистое рабочее место.
   • Выделите себе один день в неделю или в месяц, чтобы наводить порядок на рабочем столе (в зависимости того, как быстро он засоряется ненужными вещами и мусором).

Мы проводим большую часть своей жизни на работе, поэтому очень важно, чтобы рабочее пространство было организовано, и мы чувствовали себя комфортно сидя за столом в офисе. Хаос и беспорядок может привести к тому, что мы будем тратить драгоценные минуты на поиск нужного документа или договора. Психологи склоняют нас к тому, чтобы на столе было поменьше вещей и бумаг. Те документы, к которым вы обращаетесь реже, нужно хранить в ящиках или на полках в специальных папках. Таким образом, вы неосознанно делаете шаг в сторону успеха и благополучия.

Если на рабочем месте все лежит на своих местах, и вы точно знаете, где лежит тот или иной документ, то вы даете себе свободу действий. В процессе работы человеку намного легче сосредоточиться и все идет будто по маслу. В противном случае, когда на столе царит хаос и кипы разложенных бумаг мешают записать что-то важное, мы начинаем нервничать и наше настроение отражается на работе. Такое положение вещей снижает работоспособность, и вряд ли в ближайшем будущем вы получите желаемое повышение.

Многие не замечают, что уделяют слишком большое внимание личным предметам. Это могут быть семейные фотографии, сувениры, привезенные с отдыха. Такие приятные мелочи создают особую атмосферу тепла и уюта. Однако не стоит слишком загромождать пространство. Отдых и расслабление наступает тогда, когда мы покидаем пределы офиса. На работе же все должно мотивировать к повышению производительности труда. Бывает так, что мы не замечаем как в середине рабочего дня, когда на носу важное совещание, слишком замечтались глядя на дорогие сердцу фотографии. Получается, что вы тратите время впустую, когда как все силы должны быть направлены на успешное завершение начатого дела.

Если человеку удастся расставить все по своим местам и убрать ненужное в дальний ящик, то ему будет легче справиться с внутренней рассеянностью. Хаос способствует повышению негативного восприятия жизни. Некоторым знакомо чувство, когда все буквально валится из рук, и вы не можете сконцентрировать свое внимание на важном вопросе. Может быть, это сигнал к тому, чтобы сделать генеральную уборку в рабочем кабинете? Порядок на рабочем столе способен избавить от психологического разлада и дает необходимые силы на то, чтобы свернуть горы. Лучше брать пример со стран Азии. Там жители очень трепетно относятся к организации пространства вокруг себя, потому что верят, что ненужные вещи, разбросанные невпопад, мешают свободной циркуляции положительной энергии.

Порядок необходим словно воздух. И мало кто задумывается, какое большое значение он имеет для успешной работы. Когда на столе нет минимального свободного пространства, а канцелярские принадлежности разбросаны по всей его поверхности, то в нас неосознанно включается протест. Можно представить себе, сколько негативных эмоций возникает на почве того, что мы не можем долгое время найти какую-то вещь или документ. В качестве результата человек начинает срывать свое зло на коллегах по работе. Приходится тратить время на поиски, когда можно с головой погрузиться в работу.

Анастасия Уколова

Зачем нужен порядок в офисе и как его создавать? Возможен ли вообще «идеальный порядок»?

Ответ

Важно не просто наводить порядок, а создавать такие системы, когда работа происходит с минимальными усилиями, а порядок поддерживается «сам собой».

Как утверждает Википедия, идеальный порядок - это «гармоничное, ожидаемое, предсказуемое состояние или расположение чего-либо». Казалось бы, о чем тут можно говорить, если и так все понятно? Однако если задуматься, оказывается, что не все так просто.

Случалось ли вам приходить в гости и восхищаться тем, как выглядит чья-то квартира, а потом, придя домой, осознать, что вы лично в таком жилище вряд ли чувствовали бы себя комфортно? К сожалению, просчеты случаются не только при ремонте частных квартир, но и когда для создания нового имиджа привлекают специалистов.

В одной компании после ремонта ее сотрудники стали чаще брать больничные, у них постоянно болела голова. Стены офиса компании после ремонта стали оранжевого цвета и приобрели ломанные конфигурации, на потолке появилась неоновая подсветка, кроме того, фоном в офисе постоянно звучала странная музыка…и больше ничего не изменилось. Но, судя по отзывам сотрудников, новый имидж компании после ремонта не пошел ей на пользу.

Важно знать!

Наведение порядка начинается с ремонта. Очень сложно наводить порядок, если ремонт проводился «для галочки», например, с потолка падают плитки потолочных перекрытий, ковер грязный, провода висят и т.д.

Помощник руководителя, как правило, приходит на работу, когда там уже многое было сделано до него. И ему необходимо подстраиваться под уже имеющуюся ситуацию, и только спустя какое-то время у него появляется возможность начать ее постепенно менять.

Важно, чтобы офис соответствовал уровню и статусу организации. В этом случае не надо жалеть деньги компании, если руководитель считает, что имидж - это важно. Одно дело - ваша личная квартира и ее ремонт, другое - офис. Суммы, затраченные на ремонт, могут отличаться на единицу площади в десятки, а то и сотни раз!

Порядок - это и такая система работы, которая не перегружает прежде всего вас и вашего начальника. Один из показателей - это темп, в котором работает компания. Быстро - не значит в суете.

Чем выше темп, тем важнее становится предсказуемость, когда каждый сотрудник четко знает, что и в какую секунду ему делать, что и где взять, куда положить и т.д.

С чего начинать наведение порядка?

Для начала давайте разделим два процесса: текущую и генеральную уборку. Для «текучки» желательно приобретать подходящее канцелярское оборудование.

Желательно выделять время для уборки не только каждый день, но и в конце небольших производственных циклов - как только закончили работать с определенной группой бумаг, сразу же убрали за собой беспорядок.

Посмотрите на то, как трудятся повара в ресторанах японской кухни, работающих по системе суши-конвейера. Как только повар заканчивает готовить ролл (он делает это прямо на виду у посетителей), он убирает свое рабочее место (оно всегда идеально чистое и привлекательное).

Может показаться, что это невозможно. Однако часто то, что раньше казалось нереальным, при определенном подходе технически довольно просто реализуется.

Если разборка бумаг требует длительного времени, создайте систему промежуточного хранения, однако в этом случае очень важно обязательно выделять время, чтобы временное не становилось постоянным. Если в каком-то месте офиса что-то скапливается - это сигнал о том, что надо что-то менять и делать более удобным: ставить в этом месте накопитель, мусорное ведро или перенаправлять поток вещей, людей, бумаг и т.д. в другое место.

Генеральная уборка требует значительно больше времени, чем текущая. Желательно ставить ее в план тогда, когда спадает рабочее напряжение, например, перед длинными праздниками или когда начальник уезжает в отпуск и т.д. Во время генеральной уборки полезно взглянуть на свой кабинет свежим взглядом случайного посетителя. Если вам жалко расставаться с некоторыми вещами, можно попросить кого-нибудь вам помочь. Обычно посторонние люди склонны выбрасывать намного больше того, чем вы можете выбросить сами.

Все вещи, польза от которых сомнительна, складывайте в специальную папку или ящик. Если через месяц они вам не понадобились, их можно выбрасывать. Если какие-то из найденных предметов не нужны вам, но нужны другим людям (например, деловые сувениры), то их можно отдать. Полезно иметь в офисе ящик с небольшими подарками, которые можно передаривать в случае необходимости (но это должны быть новые, привлекательные для получателя вещи). Не дарите то, что не нужно ни вам, ни другому человеку - это признак плохого тона.

Личные привычки и рабочие требования

Некоторые врачи-хирурги в быту могут не соблюдать правила элементарной гигиены. Но это не делает их плохими врачами, если на работе они действуют по инструкциям.

Для помощника руководителя важно производить на окружающих определенное положительное впечатление, которое может быть разрушено даже незначительными деталями.

Во многих компаниях секретарь не имеет права курить (даже если это ваша привычка). Бывают и другие требования, подчас довольно забавные, например, ежедневно кормить рыбок в аквариуме шефа, поливать цветы, своевременно заряжать мобильные телефоны начальника, аккуратно собирать ему чемодан в командировку, уметь ладить с его женой и детьми и т.д.

Вокруг профессии секретаря сложился ореол определенных стереотипов, которым желательно в той или иной мере соответствовать (руководствуясь при этом собственным чувством такта и здравого смысла).

Принято считать, что помощник первого руководителя одевается лучше других сотрудников фирмы. Это не означает «дороже», а означает «со вкусом». Можно найти в брендовых магазинах товары на распродаже, доступные практически для любого бюджета. Хозяйка офиса задает тон остальным сотрудникам, если необходимо, делает соответствующие замечания (главное - очень тактично).

Не стоит пренебрегать мелочами. Красиво и ровно сложенные документы, идеально поданная чашка чая - вот настоящая визитная карточка помощника первого руководителя. Вы стремитесь к идеалу, хотя другие сотрудники могут считать, что достаточно просто сделать работу вовремя и как-нибудь. В то же время не стоит впадать в перфекционизм - все равно совершенство по определению недостижимо. У каждого человека найдутся мелкие привычки, с которыми очень сложно справиться - кто-то теребит волосы, когда волнуется, кто-то кусает губы или грызет ногти. Начинайте наводить порядок с себя - с того, как вы сами выглядите, какое впечатление на окружающих производит ваше рабочее место, и тогда вам будет проще требовать от других сотрудников, чтобы они подчинялись вашим просьбам и указаниям (с которыми они не всегда бывают согласны).

5 японских «С»

Хитроумные японцы придумали целую систему, которую они назвали «Бережливое производство » или «Кайдзен ».

Кайдзен, кайдзэн - японская философия или практика, которая фокусируется на непрерывном совершенствовании процессов производства и управления, разработке вспомогательных бизнес-процессов, а также улучшении всех аспектов жизни.

Оказывается, если покрасить цех в белый цвет, то намного заметнее станет любой мусор и грязь. Сравните со стандартным подходом - покрасить в немаркий цвет, чтобы не было видно недостатков.

Основа метода Кайдзен состоит из пяти ключевых элементов - «5 S» :

• Seiri - аккуратность;
• Seiton - порядок;
• Seiso - чистота;
• Seiketsu - стандартизирование;
• Shitsuke - дисциплина.

Пять принципов при практическом применении трансформируются в следующие пять правил.

1. Сортируйте: избавьтесь от ненужного. Периодически в офисе, на вашем рабочем месте и даже в вашей дамской сумочке появляется что-то ненужное. И это создает беспорядок. Избавьтесь от этого! Сделайте этот процесс своей привычкой и получайте от него удовольствие (поверьте, это возможно). Привычка - это то, что регулярно повторяется. Как только вы заметили ненужные вещи, документы и т.д. - включайте привычку (если, конечно, для этого прямо сейчас есть время, если его нет - обязательно вернитесь к этому позже, когда оно появится). Постепенно привычка закрепится, и уровень упорядоченности вокруг вас вырастет.

Если вы не знаете, является ли вещь ненужной или нет - заведите для таких случаев специальную коробку, которую необходимо регулярно опустошать (по истечении определенного срока, например, недели или месяца).

2. Соблюдайте порядок: определите для каждой вещи свое место. Это простое правило позволяет избежать множества проблем. Сотрудник потерял важный документ? У него была копия, а оригинал остался у вас. Где ключи от квартиры? Висят на специальном держателе около входной двери. Подобные приемы экономят очень много времени, т.к. у вас просто не возникают ситуации, когда вам срочно может понадобиться то, что вы найти не можете

Если у вас что-то регулярно теряется, подпишите то место, где вещь должна постоянно храниться, приобретите для нее специальный контейнер, шкаф, полочку, папку и т.д. Приучите сотрудников к тому, чтобы документы в их компьютерах хранились в определенном порядке, и тогда в ситуациях, когда сотрудник заболел или ушел в отпуск, любой заменяющий его человек быстро все найдет. Да, некоторые люди будут изо всех сил противиться новой системе, но если вы проявите определенную настойчивость, сочетающуюся с чувством такта, то скоро они оценят ее преимущества.

3. Содержите рабочее место в чистоте. Пусть любой хирург вам завидует! Это не означает, что вы постоянно пылесосите клавиатуру или протираете клавиши спиртом (хотя, безусловно, это тоже иногда полезно делать). Самое главное - определите лично для себя, что это такое - «чистота».

Например, когда вы уходите домой, то на столе не остается ни одного документа. Или на вашем «рабочем столе» в компьютере нет никаких лишних значков, все документы находятся в специальных папках, а не сваливаются как попало в надежде на то, что однажды вы наведете порядок. Гораздо проще изначально систематизировать, что и куда вы сохраняете, и обучить вашей технологии других сотрудников, разослав им специальное письмо, в котором наглядно изображено, что и как должно быть сделано.

4. Стандартизируйте процедуры поддержания чистоты и порядка. Очень сложно проверять качество на глазок. На высокотехнологичных производствах всегда есть службы технического контроля.

Если вы хотите, чтобы сотрудники соблюдали определенные правила, создавайте для них короткие памятки, если необходимо - фотографируйте то, что, по вашему мнению, правильно, и включайте фотографию непосредственно в памятку.

Таких инструкций не должно быть слишком много, иначе человек забывает сразу обо всем. Выделите только самое главное из того, что вам важно, и научите других, как этого добиваться быстро и легко. Чем меньше усилий будет затрачено - тем лучше.

5. Совершенствуйте порядок, стимулируйте его поддержание. Если вы создадите самую идеальную памятку, но не будете ее внедрять и контролировать соблюдение введенных вами требований, то все затраченные усилия скоро сойдут на нет. Добиться выполнения ваших требований просто - хвалите людей за то, что они делают правильно, и деликатно указывайте им на ошибки. При этом важно объяснить, что именно надо поправить, чтобы получилось так, как надо. Если есть возможность подкрепить слова чем-то материальным - это замечательно.

Например, небольшая премия для самого аккуратного сотрудника офиса в этом месяце (важно, чтобы это не был один и тот же человек каждый раз, иначе остальные потеряют энтузиазм). Также хорошо зарекомендовали себя такие простые проверенные средства, как доски почета, благодарность от руководителя, небольшой подарок и т.д.

Вы можете применить эти советы не только на работе, но и дома, где они так же успешно работают, ежедневно принося вам пользу.

На Западе есть специальность «профессиональный организатор». Он помогает клиентам навести порядок в комнатах и офисах, в бумажных и электронных файлах, а также разработать персонализированную систему планирования.

Лиза Заслав (Lisa Zaslow) - один из таких специалистов.

Исследования показывают, что в среднем человек теряет час в день из-за дезорганизации. При этом люди ужасно раздражаются, когда что-то не могут найти. А ведь для того, чтобы навести порядок, требуется гораздо меньше времени.

Лиза Заслав

Правило 1. Расставьте всё правильно

Монитор должен находиться на уровне глаз и на расстоянии 43–45 см от вас.

Располагайте часто используемые предметы, например телефон или канцелярские принадлежности, со стороны преобладающей руки. Это удобно: не нужно тянуться, сваливая всё вокруг.

Правило 2. Используйте канцтовары рационально

Вам действительно нужны 10 ручек, нож для бумаг и степлер каждый день? Держите на столе только те канцелярские принадлежности, которыми пользуетесь ежедневно. Остальное сложите в пенал и уберите в стол, а лучше куда-нибудь подальше.

Встав из-за стола за карандашом или скрепкой, вы на время выключите мозг от проекта, над которым работаете. Это позволит взглянуть на него под новым углом, когда вы вернётесь.

Эмми Трейгер (Amy Trager), профессиональный организатор из Чикаго

Другой эксперт, Эндрю Меллен (Andrew Mellen), подчёркивает, что лучше, когда сотрудники хранят запасы офисных канцтоваров в одном месте (общий комод или стеллаж), а не каждый по своим ящикам.

Правило 3. Пользуйтесь стикерами для заметок без фанатизма

Обклеивать монитор разноцветными бумажками, как доску объявлений, не полезно и не продуктивно.

Когда напоминалок слишком много, они бесполезны.

Эмми Трейгер

Будьте умеренны - делайте стикеры только с важными краткосрочными напоминаниями.

Правило 4. Не переборщите с личными вещами

Важно соблюдать баланс между профессиональной и личной жизнью на рабочем месте. Это трудно.

Семейные фотографии, сувениры с отдыха и другие приятные мелочи греют душу и поднимают настроение в течение рабочего дня. Однако чересчур памятные вещи, вызывающие бурю воспоминаний, слишком отвлекают.

Взгляд скользит по предметам, а мозг обрабатывает информацию, даже если мы не осознаём этого.

Лиза Заслав

Держите на рабочем столе не больше трёх личных вещей.

Правило 5. Регламентируйте «общение» с электронной почтой

Email - это по-прежнему . Но он может нанести удар по продуктивности, если постоянно отвлекаться на письма.

Лайфхакер и профессиональные организаторы : проверяйте почту два раза в день в определённые часы. Всё остальное время должно быть занято работой.

Да! И отключите уведомления, чтобы не разрушать состояние потока.

Правило 6. Оставляйте свободное место для бумажной работы

Порой рабочий стол настолько загружен, что негде расписаться или составить документ от руки.

Имейте справа или слева (в зависимости от того, правша вы или левша) ничем не занятый островок. Не обязательно большой - для бумажной работы вполне достаточно прямоугольника 30 × 40 см.

Правило 7. Упорядочьте рабочие процессы

Не держите под рукой документы, не относящиеся к текущей работе. Когда стол завален бумагами по позапрошлому, прошлому, настоящему и будущему проектам, наступает хаос. Чтобы избежать этого, эксперты рекомендуют группировать документы по папкам:

• важные и срочные;
• срочные и неважные;
• важные и несрочные;
• несрочные и неважные.

Храните эти папки в специальном органайзере, а не в стопке друг на друге, чтобы упростить документооборот.

Правило 8. Наводите порядок как можно чаще

Беспорядок помогал творить и . Но такие примеры единичны.

На большинство людей , снижая концентрацию и продуктивность. Регулярно задавайтесь вопросом, все ли предметы на своих местах на вашем столе?

Даже если человек не замечает беспорядка, он всё равно влияет на него.

Эндрю Меллен

Для наглядности мы выразили описанные хаки в графике. Распечатайте и повесьте НАД рабочим столом.