Documenti del personale e sua corretta manutenzione presso l'impresa. Amministrazione delle risorse umane: organizzazione da zero

La leadership di successo e la gestione del personale di qualsiasi impresa iniziano con le corrette attività di produzione del personale, organizzazione e regolamentazione del lavoro con documenti e informazioni sui dipendenti.

La gestione dei registri del personale è un tipo speciale di attività specializzata nella formalizzazione dei rapporti di lavoro, nel mantenimento e nella registrazione dei registri dei dipendenti e nella stesura di un rapporto sugli spostamenti del personale. Questo tipo di attività, infatti, è strettamente focalizzata e si occupa esclusivamente dei dipendenti dell'impresa, del loro impiego, licenziamento, ferie e retribuzione.

La tenuta dei registri è parte integrante e importante del lavoro svolto in qualsiasi impresa o organizzazione, indipendentemente dalla forma di proprietà e dal numero dei dipendenti. Sfortunatamente, alcune imprese trascurano un processo così importante, oppure lo svolgono in modo inadeguato, con errori nella documentazione, che possono portare non solo a sanzioni da parte dei servizi governativi, ma anche a cause legali da parte dei dipendenti dell'impresa.

La gestione delle anagrafiche del personale e l'importanza della sua gestione

La struttura di quasi tutte le imprese o organizzazioni richiede la presenza di personale. Il rapporto tra dirigente e lavoratore nello svolgimento delle attività produttive non si limita alla sola retribuzione. La corretta distribuzione delle responsabilità, la risoluzione dei problemi attuali e l'organizzazione del lavoro dei subordinati sono la base della gestione del personale amministrativo, che a sua volta richiede la tenuta dei registri. Sulla base dei documenti del personale, vengono pagati gli stipendi, vengono pagati i bonus ai dipendenti, vengono forniti assistenza sociale e benefici. Un dipendente può aver bisogno di copie dei documenti da presentare alla Cassa pensione o al tribunale e che possono inoltre essere verificati dall'ufficio delle imposte in qualsiasi momento.

La gestione dei registri del personale viene effettuata in conformità con le norme legali e il Codice del lavoro e i moduli e i documenti di segnalazione vengono compilati utilizzando moduli unificati. Le leggi federali sulla tutela del lavoro, sulla tutela dei diritti degli imprenditori e sui segreti commerciali forniscono la base guida per il lavoro dei dipendenti del dipartimento delle risorse umane. La presenza di numerosi standard statali in ciascuna area di attività economica e la presenza di norme relative alla preparazione della documentazione di rendicontazione è la base per la tenuta dei registri organizzata in ciascuna organizzazione.

Documenti delle risorse umane

Poiché tutti i documenti del personale sono di grande importanza giuridica, devono essere redatti in conformità con i requisiti della legislazione sul lavoro della Federazione Russa e in forma uniforme. I principali documenti per la gestione dei documenti del personale di qualsiasi impresa, che vengono redatti per primi, sono i seguenti:

Documenti relativi alla normativa interna del lavoro;

Documenti a tutela dei diritti dei lavoratori;

Documenti relativi alla protezione del lavoro e alla sicurezza antincendio.

Un'altra area importante nel lavoro del dipartimento Risorse umane è la redazione della tabella del personale dell'impresa, l'emissione di ordini per l'assunzione di dipendenti, l'iscrizione nei libri di lavoro e il mantenimento dei fascicoli personali compilati per ciascun dipendente.

Uno dei documenti molto importanti per la gestione dei registri del personale è anche il foglio presenze, che riflette il tempo effettivamente lavorato o non lavorato dal dipendente. Il foglio presenze è la base per il calcolo delle retribuzioni ai dipendenti e, di conseguenza, la base per il calcolo delle ritenute fiscali.

Orari delle ferie, buste paga, ordini relativi al movimento del personale, libri di lavoro e documenti relativi ai dati personali dei dipendenti: tutto questo è a disposizione del dipartimento del personale ed è soggetto a rigorosa segnalazione e conservazione.

Per illustrare il lavoro svolto dal dipartimento Risorse umane, si consideri la registrazione di un nuovo dipendente. Quando si fa domanda per un lavoro, i documenti vengono redatti nel seguente ordine:

1. conclusione di un contratto di lavoro con una descrizione completa delle condizioni di lavoro;

2. firmare un ordine relativo all'assunzione;

3. compilazione della scheda personale per un nuovo dipendente;

4. effettuare registrazioni nel libro di lavoro e nel giornale contabile.

Un altro esempio del lavoro svolto dai dipendenti del dipartimento Risorse umane è il programma delle ferie, la cui preparazione, di norma, viene effettuata in anticipo coordinando le date con i dipendenti e tenendo conto delle peculiarità dei processi produttivi dell'impresa.

Organizzazione della gestione delle anagrafiche del personale

La corretta organizzazione del funzionamento del dipartimento Risorse umane e la gestione dei registri del personale aiutano a organizzare correttamente tutte le attività dell'impresa, nonché ad evitare multe indesiderate in caso di ispezione da parte delle agenzie governative. A seconda della struttura dell'impresa e delle sue dimensioni, il numero di dipendenti nel reparto Risorse umane può variare. Le qualifiche di queste persone e la loro competente organizzazione dei registri del personale influiscono sul buon funzionamento dell'impresa e sulla gestione dell'organizzazione nel suo complesso.

Il dipartimento Risorse umane può avere una gestione diretta o riferire interamente direttamente al capo dell'impresa. Indipendentemente dalla struttura, il lavoro del dipartimento è strettamente regolato dalle norme sul lavoro, secondo le quali viene organizzato e svolto il lavoro d'ufficio.

Garantire la distribuzione competente degli specialisti, definire il programma di lavoro e l'orario di lavoro dei dipendenti, ovvero misure che garantiscano il funzionamento regolare e ininterrotto dell'impresa: questo è il compito principale assegnato al dipartimento del personale. Al fine di sviluppare l'impresa e adempiere ai compiti che deve affrontare, il dipartimento Risorse umane sviluppa piani per aumentare l'efficienza dei dipendenti migliorandone le qualifiche e analizza l'idoneità della posizione ricoperta.

La gestione dei registri del personale consente di risolvere i seguenti compiti all'interno dell'azienda:

Conservazione della documentazione relativa ai rapporti di lavoro e di grande rilevanza sociale per ciascun dipendente;

Sviluppo e creazione di un sistema di gestione del personale, che garantisca il raggiungimento degli scopi e degli obiettivi strategici dell'impresa;

Risolvere situazioni di conflitto, fornire documenti a varie autorità governative, compreso il tribunale.

Come vengono effettuate le registrazioni del personale?

Innanzitutto, la tenuta dei registri deve basarsi su un quadro legislativo relativo alla direzione delle attività dell'impresa. Il Codice del lavoro della Federazione Russa è la guida principale per i funzionari del personale, ma i forum e i siti web sulla tenuta dei registri, interessanti soprattutto per gli imprenditori alle prime armi, possono essere molto utili.

1C è riconosciuto come il programma di amministrazione delle risorse umane più diffuso e accessibile, ampiamente utilizzato dalla maggior parte dei lavoratori delle risorse umane nelle loro attività pratiche. Nel processo di lavoro, a ciascun dipendente del dipartimento Risorse umane viene assegnato un gran numero di responsabilità relative allo svolgimento di compiti specifici. Una corretta organizzazione del proprio lavoro rende più efficiente il lavoro dell'intero dipartimento. In particolare, conservare i libri di lavoro, i fascicoli personali e le carte personali in ordine alfabetico semplifica e velocizza notevolmente la ricerca del documento richiesto, e il mantenimento dei fascicoli in ordine cronologico aiuta a creare un quadro completo dei movimenti regolari.

Non c'è dubbio che la decisione su come condurre i registri del personale viene presa direttamente dal capo dell'impresa, tuttavia, deve farlo tenendo conto dei requisiti legali e dei documenti normativi relativi a questo tipo di attività.

In sintesi, va notato che la presenza di un dipartimento delle risorse umane o di uno specialista delle risorse umane, nonché la loro gestione qualificata del relativo lavoro d'ufficio, è una delle condizioni essenziali per il successo di qualsiasi impresa. È impossibile ignorare un'area così importante che influenza il lavoro di qualsiasi organizzazione.

Gestione dei record delle risorse umane da zero: guida passo passo 2019

LAVORO HR DA ZERO:

una breve guida approssimativa passo passo per impostare i registri delle risorse umane in un'azienda di nuova apertura

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Quindi ti è stato assegnato del personale. Da dove cominciamo?

1. Facciamo scorta delle leggi necessarie, della letteratura speciale e dei programmi. Avrai bisogno di tutto questo nel tuo lavoro.

• Necessario Potrebbe verificarsi una violazione delle leggi sul lavoro grossa multa. Pertanto, la conoscenza e il rispetto delle leggi sul lavoro devono essere affrontati in modo responsabile.
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• Decidere con la direzione la questione dell'acquisto di un programma in cui conservare i registri del personale. Esistono molti programmi di questo tipo e molti sono specializzati e molto, molto convenienti. Alcuni aggirano in qualche modo la funzionalità di 1C. Ma la maggior parte delle aziende tradizionalmente conserva i registri del personale in 1C. Il fatto è che ci sono molti specialisti del supporto 1C in ogni città, ma non troverai specialisti a supporto di altri programmi ovunque.

2. Prendiamo copie dei documenti costitutivi dell'organizzazione dalla direzione e li studiamo attentamente.

I documenti del personale dovranno essere conformi ai documenti costitutivi della società e non contraddirli in alcun modo. Leggi nella Carta la procedura per l'assunzione di un direttore (lo assumerai) e la procedura per fissarne lo stipendio, il periodo per il quale può essere concluso un contratto di lavoro con lui - alcune caratteristiche possono essere prescritte nella Carta. A volte la Carta prescrive la procedura per l'assunzione di dirigenti con responsabilità strategiche e la definizione di sistemi di remunerazione per loro (ad esempio, con l'approvazione preliminare dell'assemblea generale dei fondatori), e anche la procedura per l'approvazione della tabella del personale.

3. Determiniamo l'elenco dei documenti che dovrebbero trovarsi nell'area di lavoro del personale e che redigeremo.

È chiaro che redigerai in ogni caso i documenti richiesti dalla legge. Verifica con la direzione quale dei documenti facoltativi redigerai per l'azienda. Puoi anche chiarire in anticipo con il direttore quali condizioni speciali vuole vedere nelle normative interne sul lavoro, in altre normative locali e nei moduli dei contratti di lavoro.

Se la tua azienda è una microimpresa, secondo l'articolo 309.2 del Codice del lavoro della Federazione Russa, potrebbe non essere necessario redigere alcuni documenti:

"Il datore di lavoro è una piccola impresa classificata come microimpresa, ha il diritto di rifiutare, in tutto o in parte, l'adozione delle normative locali , contenente norme di diritto del lavoro (norme interne del lavoro, norme sulla remunerazione, norme sui bonus, orari dei turni e altre). Allo stesso tempo, al fine di regolare i rapporti di lavoro e altri rapporti direttamente correlati, il datore di lavoro, una piccola impresa classificata come microimpresa, deve includere nei contratti di lavoro con i dipendenti condizioni che regolino questioni che, in conformità con le norme del lavoro la legislazione e gli altri atti normativi contenenti norme sul diritto del lavoro devono essere regolati dalle normative locali..."

4. Registriamo il regista

Controlla se il direttore (CEO) è registrato correttamente. In caso contrario, prima di tutto registriamo un regista. Lui è il primo dipendente! I documenti devono mostrare da quale data il direttore ha lavorato. Una procedura passo passo per candidarsi al posto di direttore è disponibile in un ampio database di riferimento e nel “Pacchetto HR”, ci sono anche i documenti campione necessari e le consultazioni tematiche.

5. Elaboriamo una tabella del personale, norme interne sul lavoro e altre normative locali (vedere tabella dal paragrafo 3).

Sicuramente l’azienda non ha ancora una tabella del personale, norme interne sul lavoro o altre normative locali. Inventiamoli. Coordiniamo tutti questi documenti con il direttore. Prendiamo in considerazione i commenti e i desideri del direttore e controlliamo se contraddicono la legge. Le versioni già pronte di questi documenti vengono concordate secondo la procedura stabilita dalla legge (se necessario, tenendo conto del parere dell'organo rappresentativo dei dipendenti), quindi il capo dell'azienda le approva. Abbiamo molti esempi di tali documenti disponibili gratuitamente sul nostro sito web. Esistono molti altri esempi di questo tipo e commenti tematici su di essi, procedure passo passo per la loro approvazione in un ampio database di riferimento e nel "Pacchetto HR". Sul nostro sito potete leggere liberamente un nuovo articolo utile" Il personale: forma e contenuto". Raccomandiamo agli abbonati della rivista HR Practitioner di leggere l'articolo: " Elaboriamo regolamenti interni sul lavoro: legali, ponderati e vantaggiosi per il datore di lavoro." e visualizzare i modelli delle normative locali.

6. Stiamo sviluppando una forma standard di contratto di lavoro che sarà concluso con i dipendenti.

Per gli abbonati alla rivista HR Practitioner consigliamo il seguente manuale: "Assumiamo un dipendente: questioni relative al personale". Da esso imparerai, tra le altre cose, quali condizioni è vantaggioso per il datore di lavoro includere nel contratto di lavoro e quali, al contrario, sono indesiderabili e pericolose.

7. Stiamo preparando altri documenti di cui avremo bisogno per svolgere il lavoro del personale in futuro:

Prepariamo libri contabili, registri di registrazione, fogli presenze, moduli d'ordine, accordi di responsabilità, ecc.

8. Decidiamo con la direzione la questione di chi conserverà i registri di lavoro .

Se i dipendenti non sono ancora stati assunti, il capo dell'organizzazione (direttore) dovrà prima conservare i registri di lavoro. Viene emessa un'ordinanza in merito. Sul nostro sito web è presente un ordine di esempio affinché il capo dell'organizzazione si assuma la responsabilità della conservazione, archiviazione, registrazione ed emissione dei libri di lavoro. Tale ordine è obbligatorio ed è un requisito del decreto del governo della Federazione Russa. In caso contrario, il datore di lavoro rischia una multa. Successivamente, il direttore può trasferire tali poteri al dipendente del personale accettato, anche mediante provvedimento. Sul nostro sito è presente il modulo d'ordine per la nomina dei responsabili della tenuta, archiviazione, registrazione ed emissione dei libri di lavoro >>

9. Registriamo i dipendenti per lavoro.

Successivamente i dipendenti inizieranno a lavorare e per l'addetto al personale inizierà la fase del lavoro quotidiano, sarà necessario tenere un foglio presenze, stilare un programma ferie, organizzare ferie, applicare incentivi e penalità, viaggi di lavoro, part-time lavori, licenziamenti e molto altro... Le nostre risorse ti aiuteranno con tutto questo sito.

La gestione dei registri del personale è uno dei punti chiave per i manager di tutte le organizzazioni, che richiede una seria conoscenza della legislazione sul lavoro, le basi per il mantenimento e la preparazione della documentazione. Non può essere sottovalutato.

In questo articolo leggerai:

• Cos'è la gestione dei dati del personale
• Quali documenti sono importanti nella gestione dei documenti del personale?
• Qual è la base della gestione dei registri del personale?
• Come organizzare i record delle risorse umane nella tua azienda
• Quali errori commettono più spesso i professionisti delle risorse umane?
• Quali sono i vantaggi dell’automazione delle risorse umane?
• Quali cambiamenti hanno interessato la gestione delle anagrafiche del personale nel 2016?

Cos'è la gestione dei dati del personale

Gestione dei registri delle risorse umane include la gestione del personale, che consente di regolare tempestivamente il flusso documentale dell’organizzazione. Può riguardare sia i dipendenti, i loro spostamenti all'interno dell'azienda, sia la registrazione dell'orario di lavoro e degli accordi con i dipendenti.

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Non molto tempo fa, ogni azienda aveva il proprio dipartimento del personale e il processo di lavoro d'ufficio era completamente sistematizzato e non richiedeva alcuna conoscenza speciale da parte dei dipendenti del dipartimento. Ora quasi tutto è cambiato: i dipendenti delle risorse umane devono semplicemente usare il pensiero creativo quando assumono potenziali dipendenti. Pertanto, per un responsabile delle risorse umane, sono importanti l'istruzione e l'alfabetizzazione giuridica, l'accuratezza e la completezza nella conduzione degli affari contabili e lo studio dei programmi di formazione.

Di norma, un contabile-avvocato-responsabile delle risorse umane corrisponde collettivamente al titolo di maestro delle risorse umane.

Quali sono le responsabilità di uno specialista delle risorse umane?

I principali documenti che uno specialista delle risorse umane deve affrontare sono:

1. Mantenimento del flusso di documenti dettato dal Codice del lavoro della Federazione Russa:

Creazione di archivi personali dei dipendenti dell'azienda;

Redazione di certificati, assenze per malattia e dichiarazioni;

Preparazione degli ordini del personale;

Creazione di fogli presenze e controllo degli orari di lavoro;

Preparazione delle relazioni trimestrali sull'imposta sociale unificata;

Calcolo e calcolo degli stipendi per i dipendenti, ecc.

2. Redazione competente di contratti di lavoro, descrizioni delle mansioni e regolamenti interni.

3. Conservazione dei documenti relativi all'assunzione di nuovi dipendenti:

Studio dei profili e dei curriculum dei candidati;

Monitoraggio del mercato dei salari;

Elaborazione dell'elenco dei posti vacanti dell'organizzazione;

4. Contabilità dei documenti sulla certificazione e valutazione del personale:

Redazione di moduli e regolamenti di valutazione;

Preparazione delle caratteristiche di certificazione dei dipendenti.

È importante che lo specialista delle risorse umane firmi un documento sulla non distribuzione dei dati personali dei dipendenti.

Fondamenti di amministrazione delle risorse umane

Vari documenti, ad esempio leggi, regolamenti, istruzioni, che stabiliscono gli standard del diritto del lavoro, sono di fondamentale importanza nel lavoro di un dipendente delle risorse umane. Esistono due gruppi principali di documenti ufficiali:

1) Legislativi e statutari che descrivono le norme di diritto del lavoro e le norme di tutela del lavoro. Tutti i dipendenti dell’azienda devono rispettare questi standard. Ciò comprende:

1. Codice del lavoro della Federazione Russa. È una legge fondamentale. È seguito dal dipendente del dipartimento del personale di ciascuna impresa. Secondo le norme del codice del lavoro, i dipendenti dell'organizzazione vengono assunti e licenziati, sono regolati gli orari di lavoro e di riposo, la procedura per l'emissione dei salari e la registrazione di vari benefici e compensi.

2. Legge della Federazione Russa del 17 luglio 1999 n. 181-FZ "Sui fondamenti della protezione del lavoro nella Federazione Russa". Questa legge consente di organizzare un sistema di protezione del lavoro presso l'impresa. Il dirigente assume il controllo della fornitura di condizioni di lavoro innocue e ne ha la responsabilità amministrativa.

3. Legge federale della Federazione Russa del 27 luglio 2006 n. 149-FZ "Sulle informazioni, sulle tecnologie dell'informazione e sulla protezione delle informazioni". Il trattamento dei dati personali si basa proprio su questa legge. Determinano ad esempio come verranno trattati tutti i dati della persona assunta e dove verranno archiviate le informazioni.

4. Legge della Federazione Russa dell'8 agosto 2001 n. 134-FZ "Sulla protezione dei diritti delle persone giuridiche e dei singoli imprenditori durante il controllo (supervisione) statale". Questa legge parla dei diritti e delle responsabilità del datore di lavoro durante ispezioni in corso. In particolare, nella La legge prescrive i documenti che il dirigente ha il diritto di esigere dalla persona venuta ad effettuare un'ispezione presso l'impresa; menziona il diritto della persona che svolge l'incarico di prendere parte all'ispezione stessa , nonché cosa fare se il suo esito è insoddisfacente.

5. Legge della Federazione Russa del 29 luglio 2004 n. 98-FZ “Sui segreti commerciali”. Include un elenco di informazioni classificate in questa azienda, nonché un elenco di dipendenti che dispongono di informazioni segrete e sono responsabili della loro divulgazione.

2) Documenti di carattere metodologico sull'attività manageriale e sulla gestione delle anagrafiche del personale. Questi documenti non sono obbligatori e includono informazioni sul lavoro più efficiente con i documenti del dipartimento Risorse umane.

1. GOST R 6.30-2003 "Sistemi di documentazione unificati. Sistema unificato di documentazione organizzativa e amministrativa. Requisiti per la preparazione dei documenti." Determinano le regole per la conservazione della documentazione, un elenco di dettagli che devono essere presenti nel documento. Questo standard statale definisce l'elenco dei dettagli che devono essere presenti sul documento, l'ordine della loro disposizione e i requisiti per la carta intestata. Ad esempio, questi standard prevedono la posizione sui documenti dell'emblema dello stato, dell'emblema di un'organizzazione o del suo marchio. Ti dicono quando scrivere il nome abbreviato dell'impresa e quando scrivere il nome completo, nonché i componenti del numero di registrazione dell'ordine. Tali regole si applicano a tutti i documenti organizzativi e amministrativi dell'organizzazione: risoluzioni, istruzioni, ordini, protocolli, atti, lettere. La gestione dei record delle risorse umane gestisce tutti questi documenti ufficiali.

2. Decreto del governo della Federazione Russa del 16 aprile 2003 n. 225 "Sui libri di lavoro" e decreto del Ministero del lavoro della Russia del 10 ottobre 2003 n. 69 "Sull'approvazione delle istruzioni per la compilazione del lavoro libri”. L'addetto al personale si rivolge a loro per compilare correttamente e conservare ulteriormente i libri di lavoro dei propri dipendenti.

3. Elenco dei documenti di gestione standard approvati da Rosarkhiv il 6 ottobre 2000. Questo atto normativo comprende un elenco completo di documenti interni, stabilisce la procedura e i termini della loro conservazione. Pertanto, se un dipendente del personale ha bisogno di sapere per quanto tempo, ad esempio, deve essere mantenuta una tabella del personale, visualizza questo particolare documento di dipartimento.

4. Standard temporali integrati intersettoriali per il lavoro sul personale e sulla contabilità del personale e standard temporali integrati intersettoriali per il lavoro sul supporto della documentazione per la direzione, approvati con Risoluzione del Ministero del Lavoro della Federazione Russa del 25 novembre 1994 n. 72. Con il loro aiuto, viene calcolato il numero dei dipendenti del servizio del personale e viene determinata la quantità di tempo necessaria a ciascuno di essi per svolgere le proprie mansioni lavorative.

5. Forme unificate di documentazione contabile primaria per la registrazione del lavoro e il suo pagamento. Nel documento sono inclusi campioni di ordini sull'occupazione, sulla cessazione del rapporto di lavoro, sul trasferimento, sull'invio in viaggio d'affari, sui bonus, nonché alcuni altri documenti, secondo la Risoluzione del Comitato statistico statale della Federazione Russa di gennaio 5, 2004 n. 1.

Come tenere i registri del personale in un'azienda

Le attività HR possono essere svolte nei seguenti modi:

1) In proprio, assumendo un dipendente appositamente per questo scopo.

2) Ricorrendo all'aiuto di organizzazioni terze specializzate nell'outsourcing delle risorse umane.

3) Gestione automatizzata delle anagrafiche del personale.

Entrambi i primi metodi sono accettabili e ciascuno presenta i propri vantaggi.

Secondo il primo, creando un dipartimento delle risorse umane in un'organizzazione, il suo personale sarà in grado di combinare contabilità, giurisprudenza e responsabilità di un responsabile delle risorse umane, oltre ad avere una buona conoscenza di tutte le informazioni necessarie dall'interno dell'azienda.

Se il personale è piccolo, di solito il manager svolge personalmente questi compiti, risparmiando così sui salari per i dipendenti specializzati in quest'area.

La seconda opzione sta ora guadagnando grande popolarità, poiché un tale servizio costa all'azienda molto meno dell'assunzione di un dipendente su base permanente. Ciò è particolarmente vero prima delle ispezioni, quando si cambia gestione o durante il licenziamento di un dipendente esperto in questo campo. Specialisti altamente qualificati vengono temporaneamente all'organizzazione e mettono in ordine tutta la documentazione interna.

Come organizzare i record delle risorse umane da zero

Fase 1. Sviluppo dei documenti che devono essere in azienda

Innanzitutto, vengono sviluppati vari manuali per il lavoro dei registri del personale. Per fare ciò, l'organizzazione deve disporre dei seguenti documenti necessari:

Normativa interna del lavoro;

Legge sulla protezione dei dati personali dei dipendenti;

Legge sulla tutela del lavoro e sulla sicurezza antincendio.

Questi documenti sono obbligatori e vengono elaborati per primi.

Fase 2. Adeguamento del personale

Prima di elaborare un programma di lavoro, vengono conclusi i contratti di lavoro con i dipendenti dell'organizzazione, viene redatta tutta la documentazione di lavoro necessaria e vengono creati libri di lavoro. Tuttavia, gli errori nel mantenimento di questa documentazione sono abbastanza comuni.

La tabella del personale viene verificata in base ai dati sugli stipendi dei dipendenti e ai nomi delle loro posizioni. Queste informazioni si trovano nel reparto contabilità.

Prestare attenzione alla corrispondenza tra le posizioni nella tabella del personale e le effettive posizioni dei dipendenti. Queste informazioni sono necessarie principalmente per entrare nel programma 1C, ma in realtà le distorsioni grossolane nel database sono molto comuni. Di conseguenza, quando si redige la tabella del personale, tutte le informazioni sui dipendenti devono essere affidabili e verificate.

• Modalità di incentivazione del personale: materiali e immateriali

Nella contabilità, a ciascun dipendente viene assegnato il proprio numero personale univoco. Di norma, questo processo è automatizzato. Altrimenti vengono assegnati manualmente. Poiché ogni numero di personale viene assegnato a una singola persona, anche dopo il licenziamento non viene trasferito a nessuno.

Controllare attentamente lo stato dei fascicoli personali dei dipendenti e delle loro carte personali. Se manca qualche documentazione, scrivi un promemoria al dipendente dell'organizzazione cosa esattamente deve ancora presentare al dipartimento Risorse umane.

Fase 3. Verifica della conformità delle informazioni nei contratti di lavoro e negli orari del personale

Assicurati di controllare le informazioni sulla tabella del personale con le informazioni contenute nei contratti di lavoro. È possibile che le informazioni non siano affidabili. Ad esempio, viene indicato uno stipendio che non corrisponde alla realtà, oppure la data indicata per la firma del contratto cade in un giorno libero e altre incongruenze. In questi casi è urgente rifare i contratti. L'accordo deve essere redatto nel rispetto di tutte le norme e firmato da una persona autorizzata. Se si verificano cambiamenti nelle attività del dipendente, è sufficiente redigere un accordo aggiuntivo e quindi apportare modifiche al contratto di lavoro.

Tale accordo è redatto separatamente per ciascun dipendente specifico dell'organizzazione.

Tutta la documentazione viene realizzata in due copie: una per l'azienda, l'altra per l'ufficio del personale.

Fase 4. Verifica della corretta esecuzione degli ordini del personale

Tutta la documentazione viene controllata per verificare la correttezza e l'affidabilità dei dati inseriti. Tutte le sfumature, come date, firme e tutte le informazioni relative alla persona che presenta domanda di lavoro, devono essere vere. Tutti i documenti devono corrispondere tra loro. Prestare sempre attenzione alla presenza non solo della firma del capo dell'impresa, ma anche del dipendente stesso. Qualora si riscontrino delle inesattezze nei documenti, questi dovranno essere rifatti o eventualmente inviati per la firma.

Fase 5. Verifica della correttezza dei registri di lavoro

Successivamente, assicurati che i tuoi documenti di lavoro esistano. Sono tutti nell'organizzazione. Potresti imbatterti nel curriculum lavorativo di un dipendente che non collabora con la tua organizzazione da molto tempo. Successivamente dovresti inviare una lettera raccomandata con avviso di ricevimento con la richiesta di presentarsi per il libretto di lavoro o di indicare un indirizzo al quale può essere inviato. A seconda della risposta, viene inviata per posta all'indirizzo specificato con ricevuta di ritorno oppure nel libro di lavoro è incluso un avviso di consegna della lettera. La durata di conservazione del libro di lavoro dei dipendenti non attivi è fino a quando richiesto, ma non inferiore a 50 anni.

Quando inizi a compilare un libro di lavoro, studia prima i documenti che regolano la manutenzione dei libri di lavoro. Questi includono:

Istruzioni per la compilazione dei libri di lavoro;

Regole per la conservazione e l'archiviazione dei libri di lavoro, la produzione di moduli dei libri di lavoro e la loro fornitura ai datori di lavoro.

Fase 6. Registrazione di file personali o cartelle personali dei dipendenti (se non sono stati conservati prima di te)

Una volta assunto, viene creata una carta personale per ciascun dipendente nel modulo n. T-2. Di norma, questo processo è attualmente automatizzato: esistono programmi speciali per compilare queste carte e quindi stamparle. Si precisa che gli archivi di Stato accettano carte personali solo su carta “mezzo cartone”.

Le carte personali sono gestite da un dipendente del dipartimento Risorse umane: tale istruzione è contenuta nelle istruzioni per l'uso dei moduli unificati (Risoluzione del Comitato statistico statale della Russia del 5 gennaio 2004 n. 1).

Tutte le copie dei documenti: passaporto, certificato di assicurazione, vengono collocate in cartelle “file” e viene fatto un inventario di ciascun caso. Ecco come si formano le cartelle personali. Vi sono conservate anche copie degli ordini e dei contratti relativi a questo dipendente. Questo viene fatto per comodità. Si consiglia di allegare le fotografie dei dipendenti alle carte personali.

Ricorda che è altamente indesiderabile archiviare file personali insieme al modulo n. T-2.

Fase 7. Preparazione dei libri o delle riviste contabili necessari

Documenti come il Libro per la registrazione del movimento dei libri di lavoro e dei relativi inserti e il Libro delle entrate e delle spese per la contabilità dei moduli dei libri di lavoro e dei relativi inserti sono conservati esclusivamente a mano. Ogni pagina deve essere numerata e il libro deve essere rilegato, poiché si tratta di un diario con rigide forme di reporting.

Fase 8. Elaborazione di un programma di ferie

Nel periodo pre-capodanno viene redatto e approvato un programma di ferie.

In una piccola impresa è possibile condurre un sondaggio sui dipendenti che vanno in vacanza, in una grande impresa questo compito delegato capi dipartimento dell’organizzazione.

Per garantire che il processo lavorativo dell'impresa non venga influenzato, i periodi di ferie non dovrebbero coincidere per i dipendenti dello stesso dipartimento.

Se sorgono questioni controverse tra i dipendenti riguardo al periodo di ferie, la decisione viene presa dal manager o dal capo dipartimento. Ottenere tutte le informazioni necessarie per creare un programma di ferie richiede da una a tre settimane.

Una volta redatto il programma delle ferie, questo viene approvato dal responsabile dell'organizzazione.

Due settimane prima dell'inizio delle ferie, è necessario avvisare il dipendente del suo verificarsi ed emettere un ordine di concessione delle ferie. Tuttavia, il tempo per andare in ferie può essere modificato previo accordo tra il dipendente e i suoi superiori.

Quando un certificato di congedo per malattia viene presentato all'inizio della vacanza programmata, viene trasferito ad un altro periodo di tempo, indicandolo nella domanda. I dati modificati vengono inseriti in determinate colonne del programma ferie.

Ricorda sempre che il dipendente è tenuto ad andare in ferie almeno una volta ogni due anni. E in caso di licenziamento di un dipendente, le ferie annuali retribuite vengono compensate finanziariamente.

Fase 9. Formazione dei fascicoli del personale

I casi sono strutturati in questo modo:

- “Ordini di personale (assunzioni, licenziamenti, trasferimenti, premi, promozioni, permessi senza retribuzione, assegnazioni in trasferte di lunga durata e trasferte all'estero)” - periodo di conservazione - 75 anni;

- “Ordini per il personale (congedi regolari e formativi, compiti, sanzioni, viaggi d'affari di breve durata all'interno del Paese)” - durata di conservazione - 5 anni;

- “Contratti di lavoro”;

- "Cose personali";

- “Carte personali”;

- “Documenti normativi della società (regolamenti, istruzioni)”;

- "Problemi del personale relativi ai servizi governativi e alle organizzazioni commerciali", ecc.

Gli elenchi delle ferie, le sequenze dei compiti e gli orari sono generalmente classificati come questioni separate.

Considerando che gli ordini personali possono essere conservati per cinque o settantacinque anni, si consiglia di suddividerli in casi diversi. Si prega di notare che tutti i documenti non inclusi nell'elenco dei casi con un periodo di conservazione di 5 anni hanno automaticamente un periodo di conservazione di 75 anni.

Se l'azienda è abbastanza grande e entro 12 mesi vengono visualizzati più di 250 fogli, è necessario ordinarli in cartelle separate. Ad esempio, “Contratti di lavoro (A–L)”, “Contratti di lavoro (M–Z)”; “Ordini per il personale (permessi programmati e per motivi di studio)”, “Ordini per il personale (mansioni, rimproveri, viaggi di lavoro)”).

Fase 10. Registrazione dell'elenco dei casi

Un elenco sistematico dei nomi delle pratiche aziendali, che indica anche per quanto tempo viene conservato un particolare documento, può essere preparato separatamente per le pratiche relative al personale aziendale, oppure può essere incluso nell'elenco generale dei documenti aziendali.

Il processo di compilazione dei documenti relativi al personale è lo stesso dell'archiviazione dei fascicoli e della compilazione di un elenco nel lavoro generale d'ufficio.

Corretta gestione delle anagrafiche del personale: errori tipici

1. Errori nell'emissione degli ordini:

Vengono violate le regole per la redazione della parte testuale delle ordinanze, in particolare delle ordinanze di ammissione, trasferimento o licenziamento di una persona.

Le condizioni di impiego e la descrizione del lavoro sono indicate in modo errato e non sono incluse le informazioni sul periodo di prova.

È possibile che diversi dati vengano digitati in modo errato durante l'effettuazione dell'ordine. Spesso vengono commessi errori nel nome di una persona, nel nome di un reparto aziendale o del luogo di lavoro, o nel titolo professionale.

Utilizzo non corretto dei moduli standard nella preparazione dei documenti. Sorgono problemi anche nel precisare la composizione dei dettagli.

2. Errori nella conclusione di contratti di lavoro:

Conclusione di un accordo sulla base di documenti compilati in modo errato o in assenza di uno di quelli richiesti.

Conclusione di un contratto di lavoro con un dipendente che non ha raggiunto o ha già superato il limite di età consentito.

Accettazione di un cittadino che non può svolgere questo lavoro per motivi di salute.

3. Errori durante la conservazione dei registri di lavoro:

Le organizzazioni spesso dimenticano di inserire i dati del record di lavoro del nuovo dipendente nel libro di lavoro.

Le correzioni nell'inserto di lavoro non sono accettabili se i dati sono stati inseriti in modo errato.

Non puoi inserire informazioni sul tuo lavoro nella sezione “informazioni sui premi” o formattare l'inserto in altro modo non conforme alla legge.

Automazione della gestione delle anagrafiche del personale: algoritmo di implementazione

I proprietari di grandi aziende spesso affrontano problemi:

I dipendenti sono lenti nel completare le pratiche burocratiche;

Gli accordi richiedono molto tempo per essere concordati, gli obblighi contrattuali vengono adempiuti con ritardi;

Il dipendente afferma che esisteva un documento specifico e ricorda anche cosa c'era scritto, ma non riesce a trovarlo;

Quando i dipendenti se ne vanno, i documenti importanti con cui hanno lavorato scompaiono.

Di conseguenza, l’azienda non risponde tempestivamente alle richieste dei clienti o dei fornitori e la velocità del processo decisionale diminuisce. È in questa fase che dovresti pensare seriamente all'implementazione di un sistema unificato di gestione elettronica dei documenti (EDMS). Un tale sistema ti consentirà di far fronte ai problemi elencati e inoltre ti aiuterà a controllare la disciplina delle prestazioni e a ottenere rapidamente i dati necessari per analizzare la situazione.

Quando prepari e implementi un progetto per automatizzare il flusso di documenti, dovresti aderire a un determinato algoritmo:

Passaggio 1. Descrivere il sistema di gestione dei documenti

Puoi affidare la descrizione ad una segretaria (se l'azienda è piccola) o ad un impiegato appositamente incaricato. Ecco cosa deve fare:

Predisporre un documento (normativa) che elenchi i processi aziendali e definisca la procedura per l'esecuzione dei documenti;

Redigere istruzioni per il lavoro d'ufficio (o equivalenti) descrivendo la procedura per ciascun processo (procedure, ruoli e funzioni dei dipendenti; un esempio di processo è lavorare con contratti e documenti di accompagnamento);

Scrivere (o aggiornare) le descrizioni del lavoro per i dipendenti; essi devono indicare chiaramente le funzioni di ciascun dipendente e determinare chi svolgerà le sue mansioni in caso di assenza temporanea.

Passaggio 2. Determinare il cliente (proprietario) del sistema e il project manager

Il cliente è un dipendente o un dipartimento dell'azienda (rappresentato dal suo capo) che lavorerà con il sistema più di chiunque altro (impiegato, capo del dipartimento legale o del personale). Le responsabilità del cliente sono fornire al team di implementazione informazioni sui processi aziendali, moduli di reporting, moduli, consigliare i membri del team, organizzare il lavoro sull'adattamento del programma e testare i blocchi già pronti.

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È inoltre necessario nominare un project manager (nelle piccole aziende, il cliente e il project manager possono essere la stessa persona). A volte qualcuno del servizio IT diventa il manager. Questo non è vero. In primo luogo, un dipendente di questo dipartimento non conosce l'area in cui viene implementato il sistema e, in secondo luogo, è improbabile che sia in grado di gestire in modo efficace un processo che interessa molte aree chiave della vostra azienda. Ma dove l'aiuto degli specialisti dei servizi IT sarà significativo è nella compilazione di un elenco di prodotti software, nella selezione di un appaltatore, nel coordinamento delle sue attività, nel fornire i poteri e i diritti di accesso necessari ai dipendenti, nonché nella consulenza (insieme agli specialisti pertinenti) dell'azienda dipendenti che stanno padroneggiando un nuovo sistema per loro.

Passaggio 3. Forma un team di progetto

Il team dovrebbe includere il cliente, rappresentanti di tutti i dipartimenti che lavorano con la documentazione e dipendenti dei servizi IT. Inoltre, il team di progetto dovrebbe includere rappresentanti dell'azienda appaltatrice che svilupperà e implementerà il sistema (se si decide di non farlo da soli).

Partecipazione al progetto del Direttore Generale

Nadezhda Merkuryeva, Responsabile della direzione per la promozione della soluzione 1C: Document Flow presso 1C, Mosca

La partecipazione al progetto del Direttore Generale è obbligatoria. È necessario tenere riunioni chiave, concordare documenti chiave e dare l'esempio utilizzando il sistema: tutto ciò è essenziale per un'implementazione di successo. Senza la partecipazione attiva del capo dell'azienda, i tentativi di introdurre un flusso automatizzato dei documenti sono ovviamente vani. Il fallimento è garantito anche se i quadri intermedi ti convincono a implementare un sistema automatizzato, ma tu stesso non capisci veramente perché è necessario e decidi di intraprendere il progetto sulla base del principio "lo proveremo e lo faremo" Vedere."

Il ruolo del leader nella gestione del gruppo di lavoro:

1. Trasferire il controllo operativo a uno dei dipendenti coinvolti nel progetto. Per gestire i progetti vengono solitamente nominati specialisti ben formati o capi di dipartimenti pertinenti.

2. Autorizzare il project manager. Ciò è particolarmente necessario se i membri del team hanno uno status più elevato rispetto al project manager che hai nominato.

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3. Per ordine o direzione verbale, rilasciare i membri del team di progetto da alcuni dei loro normali compiti in modo che possano dedicare tempo sufficiente al progetto.

4. Definire i criteri per il successo del progetto.

5. Tenere riunioni periodiche per risolvere rapidamente i problemi che rallentano il processo. Sono spesso associati a una scarsa comunicazione tra i dipartimenti.

6. Ispira la squadra per la spinta finale. C'è sempre un declino verso la fine del progetto: questa è la fase del "test di forza". Molto è già stato fatto, tutti sono stanchi, i soldi finiscono, i fallimenti si accumulano, ecc. Nel 90% dei casi i team di progetto non riescono ad andare oltre questo punto e gli sforzi svaniscono. Il progetto morirà silenziosamente a un passo dal suo completamento se il suo leader o direttore generale non troverà la forza di ribaltare la situazione.

Passaggio 4. Identifica i problemi che desideri risolvere e scegli un prodotto software

A volte in questa fase i compiti sono confusi: quello principale è considerato, ad esempio, aumentare la trasparenza e la controllabilità dei processi organizzativi, sebbene ciò possa essere raggiunto solo attraverso cambiamenti organizzativi. Qualsiasi attività globale deve essere suddivisa in una serie di attività locali. È ovviamente inutile cercare subito di “aumentare la trasparenza”, ma si possono “ridurre a tre giorni i tempi necessari per approvare i contratti” o “ricevere in qualsiasi momento un resoconto sul costo del lavoro del dipendente per ogni progetto”. Questi obiettivi determinano la scelta del prodotto software. Inoltre, devono essere presi in considerazione i seguenti criteri:

Compatibilità con la piattaforma su cui sono sviluppati altri prodotti dell'azienda;

La capacità di migliorare il sistema utilizzando il nostro servizio IT;

Supporto per lavorare con dispositivi mobili.

Passaggio 5. Condurre un lavoro esplicativo, parlare dei primi successi

Di solito, il giorno successivo al lancio di un nuovo sistema, il manager inizia a ricevere lamentele da parte dei dipendenti: "il sistema non funziona", "è scomodo", "non ho tempo per questo", "perché dovrebbe Premo questi pulsanti”, “Ho già abbastanza da fare...” Il flusso di tali reclami è infinito, perché i dipendenti non sono interessati a farti vedere cosa e come fanno. Per ridurre al minimo le opportunità di sabotare le innovazioni, è necessario tenere informati i dipendenti sui cambiamenti in atto: parlare in dettaglio di ogni nuova fase del progetto e di tutti i cambiamenti previsti, discuterli, rispondere alle obiezioni, dimostrare vantaggi privati ​​(accelerando la procedura per la revisione dei contratti, per facilitare la ricerca dei documenti, ecc.). Prima di tutto, dovresti concentrare i tuoi sforzi sui processi la cui automazione fornirà rapidamente risultati visibili. L'amministratore delegato e tutti gli alti dirigenti dell'azienda dovrebbero svolgere un lavoro esplicativo e, inoltre, utilizzare il sistema nelle loro attività quotidiane: questo sarà un ottimo incentivo per i subordinati. Questo approccio fornirà al progetto un'immagine positiva e il sistema verrà implementato più rapidamente.

3 vantaggi della gestione elettronica delle anagrafiche del personale

1. Risparmiare sullo spazio di archiviazione. Quasi tutti i documenti, secondo le regole, vengono conservati per almeno cinque anni. Pertanto, l'azienda deve pianificare e organizzare il luogo in cui verranno archiviati i materiali d'archivio. Ciò non è sempre possibile e causa alcuni inconvenienti.

2. Risparmia tempo. Per formulare correttamente un caso o redigere il documento necessario, il responsabile delle risorse umane deve dedicare del tempo alla raccolta di tutte le firme necessarie. L'utilizzo dei documenti in formato elettronico semplifica questa procedura. Tutti i dipendenti che devono firmare possono semplicemente firmare elettronicamente. Il responsabile delle risorse umane può solo verificare le informazioni.

3. Ridurre gli errori. Qualsiasi persona è capace di commettere errori. La gestione elettronica dei documenti aiuta a evitare correzioni inutili e completamenti errati.

Novità nella gestione delle anagrafiche del personale: novità 2016

Dal 2015, le leggi sul lavoro hanno subito alcune modifiche, che sono rimaste nel 2016. L'importo delle sanzioni per mancato rispetto delle leggi sul lavoro è stato aumentato ed è stato ampliato l'elenco delle categorie di dipendenti che possono usufruire delle ferie in qualsiasi momento dell'anno. Inoltre, iniziarono a essere rilasciati libri di lavoro ai dipendenti. Nel 2016 tali modifiche comporteranno anche altri cambiamenti, quali:

Le LLC e le JSC potrebbero non avere un sigillo;

L'organizzazione dei viaggi d'affari è semplificata;

Il motivo del rifiuto deve essere comunicato per iscritto al richiedente entro il termine prescritto;

Introduzione di un diverso sistema di responsabilità amministrativa per i datori di lavoro;

Modifica delle regole per fornire un certificato di assenza di precedenti penali quando si fa domanda per un lavoro;

Un'altra struttura per il processo di ottenimento di informazioni dal registro delle persone squalificate;

Nuova procedura per la notifica dell'assunzione degli ex dipendenti pubblici;

Aggiunta di un nuovo articolo al Codice del lavoro della Federazione Russa, che copre le questioni di priorità per la fornitura di ferie annuali retribuite;

Adeguamento del sistema di ispezioni delle piccole imprese;

Cambiamenti nella situazione di licenziamento delle donne incinte che lavorano con un contratto di lavoro a tempo determinato.

Quindi, dal 7 aprile 2015, le società a responsabilità limitata e le società per azioni non potranno più utilizzare il sigillo rotondo. Ma Rostrud ritiene che l'azienda sia ancora obbligata a certificare con un sigillo le iscrizioni nel libro di lavoro. Rostrud lo ha affermato in una lettera del 15 maggio 2015 n. 1168-6-1. Il dipartimento ha inviato il documento di cui sopra alle autorità competenti delle regioni affinché potessero fare affidamento su queste informazioni durante le ispezioni.

Se un'azienda rifiuta di utilizzare un sigillo rotondo nei libri di lavoro dei dipendenti, sarà soggetta ad una sanzione fino a cinquantamila rubli (clausola 1 dell'articolo 5.27 del Codice del lavoro della Federazione Russa). È importante che gli imprenditori sappiano che l'ispettore ha il diritto di imporre una multa per ogni singola violazione.

Documenti del fascicolo del personale - 2016. Tutti i processi e i moduli necessari per la gestione dei documenti del personale sono prescritti nel Codice del lavoro della Federazione Russa e la procedura per l'elaborazione dei documenti è specificata nelle leggi federali. Naturalmente, il dipartimento delle risorse umane è tenuto a elaborare una quantità sufficiente di informazioni. Nel 2016 la documentazione principale può essere suddivisa nelle seguenti sezioni:

Tutti i tipi di ordini, ad esempio, su assunzioni, licenziamenti, trasferimenti, bonus;

Normative locali dell'organizzazione, ovvero norme interne sul lavoro dell'azienda, norme sui dati personali dei membri del team, norme sui livelli di reddito, ecc.;

Contratti di lavoro;

Contratto collettivo, se presente;

Accordi sulla piena responsabilità finanziaria;

Documenti di registrazione del personale, ad esempio programma di lavoro, programma di ferie;

Documenti di lavoro;

Moduli per la registrazione dell'orario di lavoro;

Documenti per la registrazione di un viaggio d'affari;

Norme sulla tutela del lavoro.

Moduli unificati nella gestione dei registri del personale 2016. Prima dell'entrata in vigore della legge federale del 6 dicembre 2011 n. 402-FZ “Sulla contabilità”, era obbligatorio utilizzare moduli unificati. Dopo l'adozione della legge, la situazione è cambiata: le aziende hanno iniziato ad avere un atteggiamento diverso nei confronti della registrazione dei dati delle famiglie. attività.

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D'ora in poi qualsiasi azienda ha il diritto di redigere la forma del documento contabile primario che le conviene, apportando aggiunte o eliminando elementi non necessari. Ma resterà in vigore la modulistica unificata delle anagrafiche.

Pertanto, nel 2016, nella gestione dei dati del personale continueranno ad essere utilizzati i seguenti documenti:

Moduli n. T-1 e T-1a (ordinanza sull'assunzione di dipendenti),

Modulo n. T-2 (carta personale del dipendente),

Modulo n. T-3 (tabella del personale),

Moduli n. T-5 e T-5a (ordine di trasferimento di un dipendente ad un altro lavoro),

Moduli n. T-7 (programma delle ferie) e T-6 (ordine di concessione delle ferie),

Il modulo n. T-9 viene utilizzato quando si registra un viaggio d'affari, è consigliabile chiarirlo annotando lo scopo del viaggio d'affari.

Standard professionali - 2016. Dal 1 luglio 2016 entreranno in vigore gli articoli 195.2 e 195.3 del Codice del lavoro. Gli standard professionali diventeranno necessari per l'attuazione da parte dei datori di lavoro se il Codice del lavoro, altre leggi federali e altri atti normativi della Federazione Russa prescrivono i requisiti per le qualifiche necessarie affinché una persona possa svolgere determinate attività lavorative.

Fino a quel momento, ai datori di lavoro veniva consigliato solo di utilizzare tali standard. Ma oggi molte aziende prescrivono requisiti lavorativi professionali quando redigono le descrizioni delle mansioni per i dipendenti.

Informazioni sull'autore e sull'azienda

Nadezhda Merkuryeva, Responsabile della direzione per la promozione della soluzione 1C: Document Flow della società 1C, Mosca. Specialista nell'ottimizzazione dei processi di gestione dei documenti e nell'implementazione di sistemi di gestione elettronica dei documenti negli enti governativi e nelle imprese commerciali. Autore di sussidi didattici, corsi di formazione e seminari sulla realizzazione di sistemi basati sulla soluzione 1C: Document Management 8. Gruppo di società "1C". Campo di attività: sviluppo, distribuzione e supporto di programmi informatici. Territorio: sede centrale – a Mosca; il lavoro con gli utenti viene svolto attraverso una vasta rete di partner (più di 7.000 aziende della rete 1C:Franchising in 750 città in 23 paesi). Numero di dipendenti: 900. Numero di utenti di prodotti software: oltre 4 milioni di dipendenti in più di 1 milione di organizzazioni.

L'organizzazione e la conservazione dei registri del personale sono responsabilità diretta dei dipendenti del servizio del personale. In situazioni di creazione di una nuova organizzazione, trasformazione di quella vecchia o altre opzioni di riorganizzazione, la direzione e il dipartimento del personale devono conoscere gli aspetti principali del lavoro: formazione e ricerca di dipendenti, assunzione, trasferimento e licenziamento del personale, nonché il norme per la conservazione sia archivistica che operativa dei documenti.

Organizzazione competente dei registri del personale come base per la stabilità dell'azienda

Qualsiasi organizzazione, indipendentemente dalla sua forma di proprietà, ha personale. Si differenzia per dimensioni e composizione, funzioni svolte e livello di qualificazione. Il compito del dipartimento Risorse umane è garantire che tutte le questioni e i problemi relativi ai dipendenti dell'azienda vengano risolti nel modo più rapido e competente possibile.

Il funzionamento stabile di un'organizzazione dipende direttamente dai suoi dipendenti. Il compito principale del servizio del personale è la selezione competente e tempestiva dei dipendenti, il mantenimento dei registri del personale in conformità con la legge e la tempestiva presentazione dei documenti all'archivio. Questa è la base per il funzionamento stabile di qualsiasi impresa.

Formazione del personale per operare con le risorse umane

Le istruzioni per la gestione dei registri del personale indicano chiaramente la necessità di formazione professionale per gli specialisti del personale. Tuttavia, in pratica, c'è spesso un problema nel formare i lavoratori con il profilo richiesto.

Gli istituti di istruzione specializzata superiore e secondaria non diplomano specialisti con una qualifica così ristretta come "gestione dei registri del personale". La formazione avviene solitamente in sede o presso corsi specializzati. È anche possibile formare un dipendente direttamente sul posto di lavoro attraverso il mentoring.

La gestione delle anagrafiche del personale prevede la formazione degli specialisti nelle seguenti modalità:

• riqualificazione sulla base di una seconda istruzione superiore;
• ottenere un'istruzione superiore in un campo correlato, ad esempio "gestione dei documenti", "diritto", "gestione del personale", "sicurezza delle informazioni";
• formazione in corsi specialistici di lunga durata (almeno tre mesi), seguita dal superamento di un esame;
• lavoro pratico seguito da un regolare sviluppo professionale.

Documenti normativi che regolano il lavoro dei servizi del personale

Le attività del dipartimento del personale e l'organizzazione generale della gestione dei documenti del personale dipendono in larga misura dalla legislazione vigente e dai documenti normativi interni. Questa caratteristica è associata alle sfumature del lavoro con un gran numero di documenti personali, che spesso sono riservati.

La tenuta dei registri nel servizio del personale è regolata dai seguenti atti:

• Costituzione, codici civili e del lavoro, nonché parzialmente codici penali e della famiglia;
• atti legislativi sul profilo dell'organizzazione in questioni relative al lavoro con il personale;
• normative locali;
• vari classificatori, regole e istruzioni a livello federale;
• documenti normativi interni, ad esempio istruzioni sulla gestione dei registri del personale;
• ordini e istruzioni da parte della direzione.

I dipendenti del servizio del personale sono tenuti a rispettare rigorosamente i requisiti delle normative e, soprattutto, del Codice del lavoro.

Ricerca e documentazione dei dipendenti

La conduzione dei registri del personale inizia con la ricerca e la registrazione del personale. Prima di tutto, devi decidere le opzioni per trovare nuovi dipendenti. Tra questi spiccano i seguenti:

• agenzie e uffici per l'impiego;
• occupazione;
• fiere del lavoro;
• istituti scolastici;
• bacheche di lavoro e curriculum su varie risorse;
• altre organizzazioni;
• conoscenti e amici.

Tutte le opzioni di ricerca dei dipendenti hanno i loro vantaggi e svantaggi; un dipendente delle risorse umane deve sfruttare al massimo tutte le opportunità per coprire un posto vacante.

Quando viene trovato un richiedente, viene intervistato. È consigliabile che i suoi progressi siano documentati: questo rende più semplice prendere una decisione informata sull'assunzione o sul rifiuto. In quest'ultimo caso, il motivo viene comunicato per iscritto all'interessato entro cinque giorni lavorativi. Se il candidato è idoneo alla posizione vacante, dovrà essere iscritto. Qui inizia la registrazione per un dipendente specifico.

• conclusione di un contratto di lavoro;
• emissione di un ordine di ammissione;
• un nuovo dipendente o il suo stabilimento;
• registrazione di una carta personale;
• se è accettato nell'organizzazione - apertura di un file personale;
• conoscenza e firma da parte del dipendente dei regolamenti e delle istruzioni interne.

Anagrafica del personale (schede personali, tabella del personale)

La conduzione dei registri del personale richiede la preparazione obbligatoria della documentazione contabile, in particolare degli orari del personale e delle carte personali. Questi documenti sono obbligatori per le organizzazioni di tutte le forme di proprietà.

Il personale e i numeri devono essere aggiornati e soddisfare le esigenze dell’organizzazione. Contiene i nomi di tutte le posizioni, il numero di tariffe che indicano i posti vacanti per un determinato periodo.

Le carte personali sono documenti unificati contenenti brevi informazioni sull'attività lavorativa del dipendente e informazioni personali. Sono soggetti a rigorose contabilità e particolari condizioni di conservazione, in luoghi che ne impediscano danneggiamenti e furti.

Ordini per personale, differenze e caratteristiche di progettazione

Il lavoro d'ufficio generale nel lavoro del personale si esprime principalmente in ordini e istruzioni da parte della direzione. Tali documenti possono riguardare sia singoli dipendenti che tutto il personale nel suo complesso. Differiscono nelle caratteristiche di progettazione e implementazione.

La maggior parte degli ordini e delle istruzioni relativi ad azioni specifiche con un dipendente hanno un modulo unificato. Sono soggetti all'accordo obbligatorio con tutte le parti interessate e alla conoscenza da parte del dipendente dietro firma. Le copie degli ordini del personale sono archiviate nel fascicolo personale e gli originali in cartelle separate.

Registri del personale, regole per la registrazione e l'archiviazione

Per registrare i movimenti nel servizio del personale, è necessario tenere riviste specializzate. Si tratta di documenti di fogli di calcolo in formato multipagina, molto spesso unificati. Di solito vengono conservati in grandi quaderni o acquistati già pronti in negozi specializzati.

Tipi di giornali del personale:

• registrazione della documentazione in entrata e in uscita, comprese le lettere;
• registrazione degli ordini;
• registrazione degli arrivi e delle partenze dei dipendenti in viaggio d'affari;
• registrazione di dichiarazioni, memorie, notifiche, note ufficiali e di servizio;
• registrazione dei moduli del libro di lavoro e dei loro inserti;
• libri per la registrazione dei movimenti di vari documenti del personale, ecc.

Tutte le riviste devono essere rilegate e sigillate e i fogli devono essere numerati. Dovrebbero essere archiviati separatamente da tutti i documenti. Preferibilmente in una cassaforte o in un armadio speciale.

Funzionalità di mantenimento e archiviazione di file personali

Il mantenimento dei file personali non è obbligatorio. Tuttavia, la maggior parte delle organizzazioni raccoglie i record dei dipendenti in un modo o nell'altro. Naturalmente, è più conveniente farlo in una cartella.

Un file personale è un insieme di informazioni personali documentate su un dipendente, raccolte e compilate in un determinato ordine. Può includere una varietà di documenti e copie:

• copie degli ordini dei dipendenti;
• copie di dichiarazioni;
• copie dei documenti di identità attestanti titoli di studio, studi, benefici e stato civile;
• questionario;
• caratteristiche e recensioni;
• certificati, ecc.

I file personali includono informazioni personali e devono essere tenuti lontani da altri documenti. L'accesso ad essi è consentito solo a una cerchia strettamente limitata di funzionari. Quando il personale viene licenziato, i file personali vengono consegnati per l'archiviazione.

Regole per la registrazione, l'archiviazione e l'emissione di libri di lavoro, nonché inserti

Tutte le organizzazioni sono tenute a conservare i libri di lavoro per il proprio personale, ad eccezione dei dipendenti a tempo parziale. Durante la prima nomina, il datore di lavoro acquista autonomamente moduli vuoti e vi inserisce la prima registrazione. Le informazioni rilevanti sul dipendente sono inserite nel frontespizio. Successivamente, è necessario monitorare la loro pertinenza e apportare modifiche in modo tempestivo.

Nella suddivisione della parte principale vengono registrate le attività lavorative e sociali del dipendente, il suo impiego con dipendenti a tempo indeterminato, tutte le registrazioni sono numerate in modo generale e vengono effettuate sulla base di un ordine. L'avviso di licenziamento è accompagnato dall'impronta del sigillo dell'organizzazione e dalla firma del dirigente.

Fatto a mano, con una penna a sfera blu, con una grafia chiara e comprensibile. Monitorare attentamente la pertinenza e l'accuratezza dei dati inseriti. Se è necessario correggere le informazioni, è necessario cancellarle attentamente con una riga e inserire le informazioni pertinenti. Questa azione deve essere confermata dalla firma e dal sigillo del gestore.

I registri di lavoro sono conservati separatamente dagli altri documenti, in una cassaforte. È vietato cederli a dipendenti o a terzi senza apposita delibera delle autorità preposte.

Caratteristiche di archiviazione operativa e archivistica dei documenti del personale

La conservazione dei documenti personali è determinata dal loro significato speciale. Contengono informazioni personali e sono confidenziali. Tali dati non sono soggetti a diffusione non autorizzata. In caso contrario, verrà inflitta una multa ai dipendenti del servizio del personale e al capo dell'organizzazione.

Per organizzare la corretta conservazione dei documenti del personale nel servizio del personale, è consigliabile disporre di una stanza separata. Deve esserci un ingresso e deve essere dotato di una porta metallica con allarme.

I documenti stessi devono essere conservati in armadi metallici o casseforti. Evitare l'esposizione alla luce solare e alla polvere, nonché agli sbalzi di temperatura e all'umidità eccessiva. Questi semplici passaggi ti aiuteranno a salvare i tuoi dati personali.

La definizione generale afferma che la gestione dei documenti del personale è il processo di registrazione e mantenimento dei documenti del personale. Questo argomento è rilevante sia per i singoli imprenditori che per le persone giuridiche. La preparazione dei documenti prevede rigorosi standard legali e le regole descritte devono essere prese in considerazione da tutti i manager e i dipartimenti delle risorse umane delle imprese. Con l'aiuto della gestione dei registri del personale sarà possibile ottimizzare il processo di gestione del personale, organizzare il lavoro di ciascuna squadra e semplificare la procedura di reporting.

Cos'è la gestione dei dati del personale

Le basi della gestione dei documenti del personale comprendono l'intero processo di redazione di documenti, compilazione e rendicontazione del personale che lavora in azienda. Ogni documento emesso ha valore legale, compresi quelli formati sulla base della domanda di un dipendente. La produzione del personale viene spesso effettuata dal dipartimento del personale, le cui funzioni comprendono il seguente lavoro del personale:

• libro paga;
• registrazione delle ferie e delle assenze per malattia;
• registrazione dei certificati.

Traguardi e obbiettivi

Compiti e obiettivi di questo dipartimento Risorse umane:

Direzione del lavoro	Compiti dei dipendenti
Contabilità, registrazione, controllo	Tenuta dei registri del numero dei dipendenti, assunzioni, licenziamenti
Regolamento del lavoro	Familiarizzazione con responsabilità, scelta del posto di lavoro, locali
Coordinamento, formazione	Conduzione di corsi, formazione, perfezionamento, aggiornamento, verifica dei risultati delle prestazioni
Lavorare con i documenti	Gli specialisti di questo dipartimento sono impegnati nella compilazione di documenti, libri, orari di lavoro, tenuta di un registro e reporting
Organizzazione	Organizzazione delle attività secondo le istruzioni

Regolamento legale

Il lavoro delle risorse umane è regolato da una serie di leggi regolamentari, ordini e serie di norme a livello regionale o statale. Il mancato rispetto dei requisiti specificati nel quadro normativo costituisce una violazione. Norme di base per lo svolgimento dei procedimenti relativi al personale:

• norme statali sui libri di lavoro (2003);
• regole del lavoro d'ufficio e della gestione dei documenti dal 2009;
• istruzioni federali per la tenuta dei registri relativi ai dipendenti;
• requisiti generali, che sono approvati con ordinanza dei ministeri.

Quadro legislativo dell'impresa

Ogni impresa utilizza una serie di documentazione che regola il lavoro di tutto il personale. La circolazione dei documenti e la loro predisposizione viene effettuata secondo le istruzioni e il quadro normativo sopra prescritto. Il quadro giuridico dell'impresa è suddiviso in cinque categorie chiave ed è regolato dai regolamenti interni dell'impresa:

• carta dell'impresa;
• orario di lavoro;
• norme per la protezione dei dati personali;
• tutela del lavoro (regolamentata dal decreto archivistico federale);
• programma di lavoro del personale (e documenti sui livelli del personale).

Flusso dei documenti del personale nell'organizzazione

I sistemi contabili cartacei unificati nelle imprese sono suddivisi in tre categorie principali, tra cui regolamenti interni, personale e regolamenti salariali. La prima categoria comprende la circolazione dei documenti secondo il programma delle ferie, la compilazione dei documenti sul programma di lavoro. Il secondo paragrafo è più globale e contiene disposizioni sulla predisposizione dei contratti e delle politiche contabili. Le norme salariali regolano tutte le questioni relative al pagamento degli stipendi, dei bonus, delle assenze per malattia, delle ferie e dell'indennità di fine rapporto in caso di licenziamento.

Personale secondo il modulo T-3

La tabella del personale nel modulo T-3 è un unico tipo di documento che descrive l'intera struttura del personale di un'impresa o società. Le colonne contengono dati sul nome completo, sulla posizione del dipendente e sul dipartimento in cui è registrato. Secondo gli standard normativi e legislativi, lì è prescritto lo stipendio ufficiale di uno specialista. Qualsiasi modifica nel processo di registrazione deve essere registrata dall'ufficio contabilità in questa tabella del personale nel modulo T3. Le istruzioni di riempimento contengono sempre raccomandazioni per ciascuna colonna. In totale, il documento comprende 5 punti informativi.

Orario di lavoro

Un programma di lavoro è un documento che approva la routine quotidiana di uno specialista. Il programma del manager è regolato dal flusso di documenti. Include punti sulla necessità di condurre un'ispezione in conformità con la legislazione vigente, sul pranzo e sulle pause e sulla rendicontazione. In alcune aziende, l'impiegato richiede che venga redatto un rapporto ogni settimana o mese (il documento deve essere confermato dalle firme del dipendente e dell'impiegato dopo la verifica). Vengono formati un piano e un programma per il periodo lavorativo futuro. L'orario di lavoro dei dipendenti viene registrato.

Contratto di assunzione

Un contratto di lavoro è un documento di diritto civile stipulato tra un futuro dipendente e un datore di lavoro. Non vengono forniti moduli standard per questo tipo di documenti e l'accordo è compilato in forma libera, indicando qualifiche (posizione) e periodo di lavoro. Anche il risultato richiesto è scritto lì. Secondo gli standard legali, questo tipo di documento è molto simile a un documento contrattuale, poiché prescrive il risultato finale del lavoro e non la sua struttura. Per licenziare i dipendenti basta lavorare fino alla fine del contratto.

Ordini del personale

La reintegrazione dei dipendenti e l'assunzione di specialisti vengono effettuate secondo gli ordini del personale. Questo tipo di documento prescrive la nomina del personale a posizioni e altri movimenti di specialisti tra i dipartimenti. I dipendenti del dipartimento del personale e il personale dirigente partecipano allo sviluppo di istruzioni e ordini. Le decisioni locali vengono prese dai manager/amministratori dell'azienda. Gli ordini hanno una forma uniforme, è stabilita dal quadro normativo. A seconda del periodo di conservazione, i documenti devono essere conservati nell'ufficio contabilità o nell'ufficio risorse umane fino a cinque anni o più (a seconda del tipo di ordine).

Descrizione del lavoro

Le descrizioni del lavoro sono un documento che prescrive le responsabilità delle parti (dipendente e datore di lavoro) e contiene anche dati sulle istruzioni e le responsabilità di uno specialista specifico nella sua posizione. Sono confermati dal sigillo dell'organizzazione e dalla firma della persona responsabile. Per completare questo documento sono necessarie tre copie. Uno rimane nel dipartimento Risorse umane, l'altro con l'esecutore stesso e il terzo con il manager o l'amministratore di un dipartimento specifico. Lo scopo di questo ordine è ottimizzare i processi di gestione delle risorse umane nell'azienda.

Come organizzare il lavoro d'ufficio nel dipartimento del personale

La corretta gestione dei documenti del personale richiede un elevato livello di responsabilità. Il personale delle risorse umane deve garantire che le date di firma siano corrette. Puoi affidare la tenuta dei libri di lavoro e di altri documenti del personale a società di outsourcing. Responsabilità del personale HR:

• creare un programma di lavoro, documentazione contabile relativa alle ferie;
• redigere documenti per la protezione del lavoro (richiesti per le agenzie governative);
• preparare ed emettere ordini;
• effettuare calcoli sui salari e controllare il pagamento dei bonus.

Servizio HR interno

Un servizio HR a tempo pieno viene svolto quando tutta la contabilità e tutte le pratiche burocratiche vengono eseguite solo da persone assunte a tempo pieno dal dipartimento Risorse umane. Questa modalità di conservazione delle pratiche burocratiche è rilevante per le imprese e le aziende con un personale di 20-30 persone. Gli standard statali richiedono il rigoroso rispetto della forma di tutti gli ordini e altri requisiti, altrimenti la persona giuridica potrebbe ricevere una multa. Nel settore dei servizi, dove una persona giuridica impiega fino a 30 persone, è più redditizio utilizzare i servizi di società di outsourcing.

Attrarre specialisti da una società di outsourcing per il lavoro delle risorse umane

Assumere specialisti delle risorse umane da una società di outsourcing farà risparmiare denaro e ridurrà l’organico complessivo. Specialisti indipendenti svolgono l'intero volume di lavoro necessario per l'elaborazione di ordini e programmi. Tengono inoltre un diario speciale e regolano la procedura di lavoro di ciascuno specialista dell'azienda. L'outsourcing dell'amministrazione delle risorse umane è caratterizzato dal fatto che una persona giuridica non dispone di un proprio dipartimento delle risorse umane, ma affida questo compito a un team separato per un compenso ragionevole.

Contabilità del personale da zero passo dopo passo

Per tenere traccia dei documenti del dipartimento Risorse umane, sono necessarie attrezzature per ufficio e attrezzature per ufficio. Avere una cassaforte forte è importante. L'ordinanza deve nominare un responsabile del sistema di gestione documentale. Successivamente si formano gli atti interni. Per ciascun dipendente dell'azienda è necessario creare una cartella separata in cui verrà archiviato il suo libro di lavoro. La gestione dei registri del personale richiede la conservazione di tale documentazione durante l'intero periodo di lavoro dello specialista nella posizione. Durante l'intera attività del dipartimento, le informazioni vengono inserite nei libri e vengono redatti gli ordini.

Requisiti per i dipendenti delle risorse umane

L'amministrazione delle risorse umane è un processo relativamente complesso che richiede determinate competenze teoriche e pratiche. Il quadro normativo per questa posizione contiene un elenco di condizioni alle quali uno specialista può occupare questa posizione. Le istituzioni educative non distinguono un profilo separato, come la gestione dei registri del personale. Manager e amministratori sono adatti per attività nel dipartimento Risorse umane. Pertanto, i datori di lavoro nominano persone con una formazione giuridica, sicurezza informatica o gestione dei documenti.

Diritti e doveri del funzionario del personale

Il primo obbligo di tali funzionari è la conoscenza del quadro legislativo e il rispetto delle norme contabili stabilite. Gli articoli e le leggi federali che dovrebbero essere seguiti nella conduzione dei registri del personale sono stati indicati sopra. Il responsabile delle risorse umane ha il diritto di ricevere informazioni dai dipendenti, visualizzare le cartelle personali e vedere il libro contabile (stipendi). I poteri degli specialisti in questo profilo includono l'apposizione di firme e la collaborazione con i datori di lavoro per migliorare l'efficienza del personale.

Conduzione dei registri del personale

Oggi, i registri delle risorse umane vengono condotti sia in formato scritto che digitale. La documentazione è firmata personalmente dai dipendenti autorizzati. Gli standard statali vengono utilizzati per conservare la documentazione, che unifica tutti i modelli e i moduli. È necessario tenere conto degli standard GOST R 6.30-2003 e GOST R 7.0.8-2013. I documenti importanti sono conservati in cartelle speciali o casseforti metalliche. A seconda dell'ambito di attività e delle dimensioni dell'azienda, gli specialisti devono rispettare diversi requisiti per la frequenza del reporting.

Ricerca e registrazione del personale

Inizialmente, prima di registrare i dipendenti, è necessario trovare personale specializzato che soddisfi criteri rigorosi (devono essere correlati alle specificità del lavoro). A tale scopo utilizzano uffici specializzati, agenzie, siti di ricerca di lavoro, borse del lavoro o annunci privati ​​su giornali, media e siti web. Successivamente vengono redatti i documenti obbligatori del personale, viene effettuata la registrazione e viene firmato un contratto o contratto di lavoro.

Fasi di assunzione

Le procedure per la registrazione delle persone per le posizioni iniziano con l'inserimento dei dati del candidato al lavoro in un giornale speciale. Il foglio contabile registra informazioni sull'esperienza, sull'anzianità di servizio e sulla posizione precedentemente ricoperta. Dopo l'approvazione, viene redatto un ordine per nominare una persona a un determinato posto. La fase finale è la formazione di una cartella personale, la stesura di un fascicolo in azienda o dipartimento. Il contratto specifica le informazioni relative alle mansioni e alla retribuzione per la posizione ricoperta.

Carte personali e formazione del fascicolo personale del dipendente

I tipi di documenti del personale includono la carta personale di un dipendente. Contiene tutte le informazioni sullo stato civile, il nome completo, una fotografia è incollata lì e la data di nascita è annotata. Tutto ciò viene fatto dai datori di lavoro per creare un pacchetto di dati su ciascun membro del personale dell’azienda. Secondo la legge, questi dati non possono essere trasferiti a terzi. Per lo svolgimento degli affari personali vengono utilizzate cartelle, armadi o anche casseforti metalliche (a seconda del livello di attrezzatura dell'ufficio aziendale).

Riviste delle risorse umane

I prodotti di carta stampata aiutano a sistematizzare il reporting e a semplificare il flusso dei documenti. La documentazione sotto forma di riviste per il lavoro d'ufficio comprende i seguenti tipi:

• controllare documenti e carte consegnati a una società o impresa;
• controllo orario, periodi di viaggi di lavoro;
• controllare eventuali appunti, dichiarazioni;
• registrazioni per garantire la sicurezza dei registri di lavoro.

Conservazione dei registri di lavoro

La gestione dei registri del personale obbliga gli specialisti a conservare i registri dei registri di lavoro. Tutti i registri vengono conservati se una persona è ufficialmente registrata presso l'impresa. Al dipendente viene consegnato un libro di lavoro al momento del licenziamento. Questa documentazione registra tutti i cambiamenti riguardanti posizione e premi. La formazione da zero sulla gestione dei registri del personale include punti obbligatori sulla corretta esecuzione dei libri di lavoro. Eventuali errori vengono corretti dai membri dello staff delle risorse umane. Se vengono scoperti, gli specialisti potrebbero essere accusati di violazione amministrativa.

Sistematizzazione e archiviazione dei documenti

Sono state create norme legislative separate per la verifica e l'archiviazione dei documenti. È importante menzionare l'articolo 17 della legge federale sulla tenuta degli archivi. Si afferma la necessità che le direzioni delle aziende e delle imprese si prendano cura della sicurezza della documentazione archivistica per il periodo richiesto. Il periodo di conservazione è prescritto dalla legge e rispetta gli standard statali. Per garantire l'integrità della documentazione cartacea vengono utilizzate casseforti e armadi metallici ignifughi.

Se necessario, i dati dei documenti vengono trasferiti al Comitato statistico statale della Federazione Russa. L'automazione e la digitalizzazione della circolazione cartacea rappresenta uno degli ambiti prioritari per l'ottimizzazione del processo di gestione del lavoro del personale. Oggi, la maggior parte dei resoconti non avviene su carta. Ciò non solleva gli imprenditori e i manager dalla responsabilità di conservare l’archivio per uno, tre, cinque o più anni.

Fascicoli elettronici del personale

Quando si utilizzano i registri elettronici del personale, è importante rispettare le condizioni di sicurezza dei documenti e ridurre l'accesso all'archivio a causa della legge sulla protezione dei dati personali. La registrazione elettronica della documentazione presenta numerosi vantaggi:

1. accesso rapido ai documenti;
2. proteggere i file con password;
3. non è necessario acquistare casseforti per conservare i documenti;
4. risparmiare spazio in ufficio: è possibile archiviare 10mila o più documenti sul disco rigido;
5. risparmiando tempo: puoi firmare e trovare qualsiasi documento in 1-2 minuti nell'archivio del disco rigido del tuo computer.

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