Funzioni di back office in una banca. Cos'è un front-office? Cos'è il Back-Office

È facile per noi immaginare come sia il lavoro in ufficio, anche se noi stessi non abbiamo mai svolto tali attività. Tuttavia, con la crescita della globalizzazione, ogni giorno ci vengono in mente nuovi termini della lingua inglese precedentemente sconosciuti, il cui significato non è sempre chiaro. Oggi vogliamo quindi aiutarti a comprendere la terminologia associata al lavoro in ufficio, ovvero cosa sono back office, front office e middle office.

Cos'è?

Il front office è la divisione dell'azienda in cui i dipendenti sono impegnati a lavorare con clienti, clienti o clienti piuttosto che svolgere funzioni di servizio e aziendali interne.

A seconda del focus dell’azienda, il front office svolge lavori diversi. Quindi nelle società finanziarie questa unità strutturale è responsabile delle vendite e del commercio, nelle banche - consulenza ai clienti, apertura e chiusura di depositi, ottenimento di prestiti, nelle compagnie di assicurazione il front office è la conclusione diretta di contratti per servizi assicurativi.

Le cose sono diverse nel back office. Questo dipartimento si occupa della normativa interna, della gestione degli affari aziendali e dell'amministrazione. Ciò include anche un servizio di assistenza clienti, un dipartimento per i posti vacanti e l'occupazione, contabilità aziendale interna, IT, analisi e contabilità dei dati degli anni precedenti.

Il back office garantisce il lavoro di tutti i dipartimenti dell'organizzazione. I lavoratori qui non hanno un contatto diretto con clienti e clienti e non svolgono lavori legati alla clientela, ma sono impegnati in quelle attività che consentono all'azienda di funzionare correttamente.

Il middle office è il collegamento tra il fronte e il retro. Questa divisione solitamente non comunica direttamente con i clienti, ma esamina ed elabora direttamente le transazioni relative ai contatti esterni dell'azienda. Ad esempio, in una banca, il middle office controlla la storia creditizia e inserisce le informazioni nel database.

Il middle office è nato per colmare il divario informativo esistente tra i reparti di front e back.

Da dove viene il nome?

È facile intuire che i termini siano di origine inglese. La parte anteriore è tradotta come "anteriore", la parte posteriore è posteriore e il centro è centrale. Il nome front office è dovuto al fatto che questo reparto è il primo con cui il cliente entra in contatto, cioè è il più vicino a lui, davanti a tutte le altre strutture dell'azienda. Il concetto di back office è apparso ai tempi in cui il piano per la costruzione di un edificio per uffici prevedeva la presenza di locali per il contatto diretto con le persone: si trovavano la parte anteriore dell'ufficio, l'amministrazione, i magazzini e la parte produttiva nella parte posteriore. Il cosiddetto spazio ufficio, dove potevano entrare solo i dipendenti dell'azienda. L'ufficio intermedio è medio, medio, perché nel suo significato si trova tra i reparti posteriore e anteriore, ma non è affatto necessario che questo dipartimento sia fisicamente situato tra le divisioni strutturali anteriore e posteriore sopra menzionate. È del tutto possibile che i dipendenti del middle office condividano lo spazio di lavoro con il back office, ma si occupino degli affari propri.

Confronto del lavoro nel back, front e middle office

Back e front office sono l'opposto dell'altro. Il front office rappresenta il volto dell'azienda, poiché comunica direttamente con i clienti. Sono costantemente visibili; il futuro successo dell'azienda dipende direttamente dalla loro competenza e imprenditorialità. Lavorare in un back office significa lavorare nell'ombra. I dipendenti di questa divisione non vengono visti dai clienti, non sono conosciuti di vista. Tuttavia, è questo dipartimento che si occupa del benessere dell'azienda e delle normative interne. Front office, back office e middle office svolgono funzioni diverse. L'ufficio avanzato è impegnato ad aumentare la velocità del lavoro con clienti, ospiti o clienti, registra le transazioni di acquisto o vendita completate alla velocità della luce ed è responsabile della sicurezza delle informazioni ricevute e della loro autenticità. Il back office, o back office, è impegnato nell'analisi, inclusa l'analisi delle transazioni completate e dei profitti ricevuti, è responsabile della preparazione dei prezzi delle merci, registra questi dati nel database, lavora con i prezzi, controlla il movimento delle merci nei magazzini, decide cosa è necessario effettuare acquisti interni per l'azienda. I compiti del back office includono la preparazione della documentazione per le transazioni completate effettuate dai trader o dai manager “di prima linea”.

Il middle office è definito dai seguenti ruoli fondamentali:

• Controllo qualità del prodotto;
• Dipartimento legale;
• Dipartimento del Tesoro;
• Gestione dei rischi.

La separazione tra i dipartimenti avviene solitamente a livello software o hardware. Potrebbe non esserci una linea evidente tra loro: il confine passa solo a livello del sistema di concetti. Tuttavia è importante separare il lavoro nel back office e nel front office a livello gestionale e da un punto di vista psicologico. Il team di gestione deve essere consapevole che il dipartimento responsabile degli affari interni dell'azienda richiede il lavoro di professionisti, specialisti con una vasta esperienza, perché a loro vengono affidate maggiori responsabilità e compiti complessi.

Molti manager trattano il back office o il middle office in modo mediocre, affidandosi a lavoratori in prima linea che sono responsabili del successo delle transazioni con contatti diretti. Tuttavia, l’importanza dei dipartimenti interni deve essere presa in considerazione per i seguenti motivi:

• I dipendenti del back office e del middle office sono responsabili del mantenimento della reputazione dell'azienda. Pertanto, un servizio clienti di alta qualità e le conversazioni telefoniche su questioni di supporto dicono molto sull'azienda e spesso cambiano notevolmente l'atteggiamento nei suoi confronti.
• Il controllo del rischio è responsabilità del middle office. Il management prende decisioni sulla base di dati, cifre, calcoli e documenti che gli arrivano dagli uffici, quindi la loro accuratezza è importante. Il middle office calcola i possibili rischi e previene le perdite che l’azienda potrebbe subire.
• L'Ufficio legale non consente a un'organizzazione di intraprendere accidentalmente azioni contrarie alla legge governativa applicabile.
• Grazie alla contabilità, gli affari interni dell'azienda sono sempre ordinati e nessun costo esce dal database.

Naturalmente vale la pena capire che tutte le divisioni sono ugualmente importanti. In questo articolo abbiamo potuto analizzare le caratteristiche del front, back e middle office. Sulla base di questa analisi, è diventato estremamente chiaro che per condurre correttamente gli affari, è necessaria una chiara divisione delle responsabilità, quando ciascun dipendente e ciascun dipartimento svolge il proprio compito e, in totale, un'unica operazione ininterrotta dell'organizzazione è ottenuto.

Il front office è una tecnologia per registrare rapidamente tutte le vendite, che garantisce l'accuratezza dei dati in entrata e aumenta la velocità del servizio clienti. Il sistema funzionale di questa divisione comprende anche attività preparatorie per la determinazione dei prezzi, un sistema di contabilità delle merci, il controllo del fatturato, l'analisi dei prezzi e la disponibilità delle merci nei magazzini. Gli specialisti di questo ufficio, come si suol dire, sono in prima linea. Rappresentano il volto dell'azienda e da loro dipende il successo dell'intera impresa.

Il front office è in contrasto con un altro concetto: il back office. La frammentazione dell'ufficio può verificarsi a livello di software o hardware. In una parola, la separazione avviene su uno dei dispositivi, che ha modalità operative diverse, o sui computer. Il back office può svolgere il proprio lavoro senza fornire informazioni complete al cliente, mentre il front office supporta le impostazioni, ad esempio le carte sconto, tiene conto del fatturato commerciale e della fissazione dei prezzi.

Qualsiasi base informativa ha una propria struttura speciale e una posizione di terminali che organizzano le informazioni. In questo caso, il terminale stesso può essere posizionato a qualsiasi distanza o, al contrario, abbastanza vicino al back office. Ne consegue che tra i dispositivi viene stabilita una connessione con reali supporti di memorizzazione delle informazioni o utilizzando un sistema Internet.

Interazione

Vale la pena dire che il front office, che si trova in remoto, non ha una connessione stabile tra front office e back office. La loro cooperazione avviene con l'ausilio di verificatori online o tramite file esterni. In altre parole, non è necessaria una comunicazione continua tra gli uffici, poiché la determinazione dei prezzi per la contabilità dei prodotti al dettaglio avviene all'inizio della giornata. Successivamente, viene registrato il fatturato della giornata lavorativa e le vendite il giorno successivo.

In particolare va ricordato che la realizzazione di una connessione stabile tra uffici comporta l'utilizzo di costose soluzioni software che consentono lo svolgimento del lavoro da parte di più utenti. Una connessione temporanea non consente di correlare tempestivamente, ad esempio, i prezzi con l'indice delle carte o di ricevere report sul fatturato del giorno passato. La scelta del front office dipende direttamente dagli obiettivi dell'introduzione di un sistema automatizzato e dalle esigenze del cliente.

Finanza

Definizione dei termini di front, middle e back office. Com'è lavorare nel back office di una banca?

"Tutte le professioni sono necessarie, tutte le professioni sono importanti" - lo sappiamo tutti fin dall'infanzia. Il fatto è che nel mondo moderno tutto è interconnesso, sono comparsi così tanti termini di origine straniera, il cui significato è sconosciuto alla maggior parte dei cittadini. Agenti immobiliari, creatori di immagini, copywriter, geometri: non puoi dire subito cosa fanno esattamente queste persone. Lo stesso si può dire degli specialisti del back e del front office. Chi sono, dove lavorano, quali sono le loro responsabilità dirette?

Definizione del front office di un istituto finanziario

Questo termine si riferisce a un gruppo di dipartimenti nelle organizzazioni responsabili della collaborazione con clienti o clienti. Gli specialisti del front office sono in prima linea, sono il volto dell’azienda. Il successo dell'intera istituzione dipende dalla loro professionalità, competenza e cordialità. Nel settore bancario, tali dipendenti elaborano le richieste per l'apertura di un deposito o l'ottenimento di un prestito, forniscono consulenza su eventuali questioni, distribuiscono prodotti bancari, ecc. Cioè, gli specialisti accompagnano costantemente il cliente dal momento in cui arriva alla filiale della banca fino alla conclusione del processo. la transazione.

Cos'è un back-office?

Si tratta di una divisione operativa e contabile che garantisce il funzionamento dei dipartimenti che gestiscono le attività e le passività dell'azienda. Il back office è un'eminenza grigia. Clienti e acquirenti non possono valutare il lavoro dei suoi specialisti, sebbene investano molti sforzi nella prosperità dell'azienda. Tali divisioni esistono nelle banche, nelle società di investimento e nelle organizzazioni che effettuano transazioni sui mercati mobiliari. Impiegano da 3 a 15 persone, il numero di dipendenti dipende dalle dimensioni dell'istituzione.

Il lavoro nel back office di una banca comporta la preparazione di report gestionali, l'esecuzione di titoli e regolamenti in contanti per le transazioni concluse dal front office. I suoi dipendenti sono inoltre responsabili del monitoraggio del rispetto dei limiti, del mantenimento dei report interni e della fornitura di informazioni per la contabilità. Uno specialista del back office lavora solo con le controparti, non collabora con i clienti.

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Cosa fa il Middle Office?

Questa divisione può essere definita il collegamento tra il front office e il back office. Le sue funzioni sono piuttosto vaghe. Gli specialisti della banca si occupano principalmente della stesura e della firma dei contratti, della fornitura ai clienti di vari tipi di rapporti, dell'accettazione degli ordini per effettuare prelievi, acquisti e vendite, ecc. Il middle office è anche responsabile del coordinamento dei moduli standard e dei documenti normativi con altri dipartimenti, sviluppare metodologie per realizzare nuove operazioni. I suoi specialisti nella maggior parte dei casi lavorano su incarichi di lavoratori in prima linea.

Quali sono le responsabilità degli specialisti del back office?

I dipendenti degli istituti finanziari devono stipulare contratti per l'acquisto e la vendita di titoli e tenere un registro delle transazioni. Lo specialista monitora la nuova registrazione dei titoli, poiché è necessario effettuare il trasferimento dei diritti di proprietà all'acquirente dal venditore. Il back office effettua tale procedura sulla base dell'ordine di trasferimento contenuto nell'anagrafe del titolare dei titoli.

Il nuovo proprietario deve ricevere tutti i documenti necessari e lo specialista, a sua volta, controlla il processo di transazione tra le società del venditore e dell'acquirente. Il dipendente del back office ha un'enorme responsabilità, perché il minimo errore, che a prima vista sembra una piccola imprecisione, può portare a problemi su larga scala. Nel peggiore dei casi, la società subisce perdite significative a causa della dichiarazione di nullità dell’accordo.

Confronto tra front e back office

Queste due divisioni sono opposte l'una all'altra. Il front office è il lavoro con i clienti, il volto dell'azienda. Gli specialisti sono sempre visibili; il futuro dell'organizzazione dipende dalla loro professionalità e intraprendenza. Il back office è un lavoro nell'ombra. Non tutti conoscono di vista i dipendenti del dipartimento, ma sono come api indaffarate, che spalano molte questioni importanti. Tutti gli specialisti lavorano a vantaggio dell'azienda, ma è comunque importante tracciare una linea di demarcazione tra i diversi reparti per non trasferire le responsabilità di alcuni sulle spalle di altri.

Il front office e il back office hanno funzionalità diverse. Il primo lavora per aumentare la velocità del servizio al cliente, mantenere l'affidabilità delle informazioni ricevute e registrare tempestivamente le vendite. Il secondo si concentra sull'analisi delle vendite, sulla preparazione di un indice delle merci con i prezzi, su un sistema di prezzi e sul monitoraggio del movimento dei prodotti nei magazzini.

La separazione delle divisioni può avvenire sia a livello software che hardware. Non esiste un confine evidente tra loro, è solo un sistema di concetti. La separazione tra back office e front office è necessaria a livello psicologico. Il capo dell'azienda deve capire che nel primo sottosistema sono necessari specialisti più professionali ed esperti che nel secondo, poiché hanno maggiori responsabilità e un lavoro più complesso.

Nell'ambiente finanziario si possono incontrare molti termini diversi, il cui significato è sconosciuto alla maggior parte delle persone, soprattutto alle persone comuni che non hanno alcuna conoscenza specializzata nel campo della finanza. Il nostro argomento oggi è il back office. Perché è necessario, cosa significa questo termine e come viene utilizzato esattamente il back office nelle moderne transazioni finanziarie? È a queste domande che verrà data risposta completa e dettagliata.

Il back office è un'unità operativa e contabile speciale che garantisce l'operatività e il funzionamento di varie divisioni (dipartimenti) coinvolte nella gestione delle attività e delle passività della società e svolgono anche attività sui mercati finanziari.

Qual è il compito principale del back office? La missione principale del back office è solitamente considerata l'esecuzione documentale ed elettronica (nonché il supporto) delle transazioni sui mercati finanziari concluse dai dealer (detti anche trader) del front office. Inoltre, transazioni simili vengono concluse anche da altri partecipanti ai mercati finanziari. Inoltre, è necessario anche un back office per supportare le transazioni analitiche (interne) tra i vari dipartimenti dell'azienda durante il funzionamento del sistema di ridistribuzione delle risorse finanziarie.

Il back office si trova solitamente ad una certa distanza dalla sede principale dell'azienda, cioè dove il prezzo di affitto dell'ufficio e il costo del lavoro sono significativamente più bassi. Ciò è necessario per risparmiare e ottimizzare tutte le spese finanziarie. Inoltre, in alcuni casi, le funzioni di back office possono essere svolte da altre organizzazioni. Inoltre, il back office può essere affidato quasi interamente al cosiddetto “outsourcing”. Questo viene fatto anche per risparmiare tempo e fatica al personale della sede centrale. In questo modo potrete anche risparmiare notevoli risorse finanziarie.

Back-office e front-office

I concetti di back office e front office hanno molto in comune. Per una migliore comprensione, non sarà superfluo familiarizzare con il modo in cui il back office e il front office interagiscono tra loro.

Pertanto, il front office viene spesso utilizzato per riferirsi a dipartimenti che trattano direttamente con clienti e clienti. Qui l'interazione tra il back office e il front office gioca un ruolo speciale, perché quest'ultimo deve disporre solo di dati freschi e verificati, altrimenti i clienti che ricevono informazioni imprecise possono facilmente rivolgersi alla concorrenza.

Tipicamente il front office può ricevere informazioni direttamente dal back office, ma non sempre è così, soprattutto quando si tratta di grandi aziende.

Ci sono spesso casi in cui il concetto di front office viene utilizzato in contrapposizione al concetto di back office. Il fatto è che alcune persone intendono le funzioni di back office esclusivamente come attività di supporto, ma le funzioni del back office (così come del front office) possono essere incomparabilmente più ampie. In alcuni casi viene utilizzato un altro termine: middle office. Indica le divisioni e i dipartimenti impegnati nel controllo e nell'elaborazione delle varie transazioni ricevute dai clienti.

L’importanza del back office nel mercato finanziario

Come sapete, nei mercati finanziari non avviene altro che la mobilitazione di capitali, nonché la fornitura di prestiti e l'attuazione di varie transazioni valutarie e valutarie + il collocamento di risorse finanziarie nella produzione di qualsiasi prodotto. È l’insieme della domanda e dell’offerta di fondi da parte di prestatori e mutuatari di vari paesi e stati a formare quello che chiamiamo mercato finanziario.

Il back office svolge un ruolo fondamentale nel funzionamento dell’intero sistema dei mercati finanziari globali.

Back office e mercato dei capitali

Il mercato dei capitali è un altro campo per le attività di back office, perché il mercato dei capitali è una delle componenti del mercato finanziario. È in questo mercato che circola il cosiddetto “denaro a lungo termine”. Il “denaro a lungo termine” è denaro che circola per più di un anno solare. Con un periodo così lungo, la necessità di un back office aumenta molte volte. Anche nel mercato dei capitali c'è (in una certa misura) una ridistribuzione del denaro gratuito, così come il loro investimento in attività finanziarie ed economiche redditizie.

Vale la pena aggiungere che le forme di circolazione delle risorse finanziarie possono essere molto diverse. In ogni singolo caso, il back office svolge il suo ruolo.

In sintesi, possiamo notare l’elevata importanza del back office nel moderno mercato dei servizi finanziari. Purtroppo in alcuni paesi l’importanza del back office è ancora sottovalutata, ma questa tendenza sta gradualmente svanendo, perché è assolutamente ovvio per ogni finanziatore competente che il back office è uno strumento affidabile per livellare i vari tipi di rischi che possono minacciare il sistema finanziario. benessere finanziario anche di un’azienda prospera.

Cos'è il Back-Office

Back officeè un termine che si riferisce a quella parte delle operazioni aziendali volte a risolvere i problemi necessari per il normale funzionamento dell'azienda. Questa definizione deriva dalla tradizione di collocare i reparti tecnici e altri reparti non pubblici nella parte posteriore di una struttura aziendale.

Cos'è un back office, in parole semplici.

In parole semplici, il back office sono i dipendenti dell’azienda che non interagiscono con il pubblico. Forniscono tutte le attività tecniche dell'azienda, che solitamente sono nascoste alla vista. Gli esempi includono reparti come contabilità, reparto IT, addetti al magazzino e così via.

Principali componenti dell'attività.

Tradizionalmente, quasi tutte le attività sono costituite da diverse aree che formano una struttura olistica e operativa dell'azienda. Ciascuna delle aree svolge rigorosamente i propri compiti per garantire il lavoro degli altri dipartimenti.

Architettura aziendale:

• Sportello;
• Ufficio nel mezzo;
• Back office.

Vediamo ora ogni settore più nel dettaglio.

Sportello- Questa è l'area dell'azienda responsabile dell'interazione diretta tra clienti e venditori. Ciò può includere: venditori, responsabili delle vendite, consulenti, intermediari di investimento, commercianti e così via. In generale, questa categoria comprende quei dipendenti che portano direttamente reddito all'azienda, che, per così dire, guadagnano soldi veri. Oltre alle specialità specifiche, il front office è solitamente chiamato vetrina di un sito commerciale, in particolare di un negozio online.

Ufficio nel mezzo- Questo è il campo di attività in cui lavora il personale amministrativo e manageriale. Ciò può includere dipartimenti analitici, dipartimenti di gestione finanziaria, specialisti di marketing e così via.

Back officeè un'area che non genera direttamente entrate per l'azienda, ma piuttosto fornisce supporto e amministrazione vitali. Questi includono: dipartimento delle risorse umane, contabilità, logistica, personale tecnico, dipartimenti postali e di magazzino, dipartimento IT. Per analogia con il front office, la parte amministrativa interna del sito, alla quale gli utenti ordinari non hanno accesso, viene solitamente chiamata back office. A volte ci sono opzioni per utilizzare il termine back office come definizione di account personale in un particolare progetto Internet.

Qual è la differenza tra front office e back office?

Dopo aver letto le brevi definizioni di queste aree di lavoro sopra riportate, possiamo concludere che la differenza principale risiede nell'interazione del pubblico con i clienti. Va notato che non vi è alcuna differenza significativa negli stipendi tra queste nicchie. In questa materia, una professione specifica e le responsabilità assegnate a una persona giocano un ruolo significativo.