Responsabilità lavorative del segretario del dipartimento di servizio. Descrizione del lavoro del segretario del capo

HO APPROVATO

Amministratore delegato

1. Disposizioni generali

1.1. Il segretario-referente appartiene alla categoria degli specialisti.
1.2. nominato e licenziato per ordine del direttore generale della società.
1.3. Il vicesegretario riferisce direttamente.
1.4. Durante l'assenza del segretario-referente, i suoi diritti e doveri sono trasferiti ad altro funzionario, come annunciato nell'ordine dell'organizzazione.
1.5. Per la posizione di assistente di segreteria viene nominata una persona che soddisfa i seguenti requisiti: istruzione superiore, almeno un anno di esperienza in lavori simili, conoscenza delle apparecchiature per ufficio (fax, fotocopiatrice, scanner, stampante), programmi Microsoft Office (Word, Excel), lavoro d'ufficio, inglese.
1.6. Il segretario-referente è guidato nella sua attività da:

— Lo statuto della società, i regolamenti interni sul lavoro e altri regolamenti della società;

2. Responsabilità lavorative dell'assistente segretario

Il vicesegretario svolge i seguenti compiti:
2.1. Prepara i documenti necessari, fornisce servizi di ricezione, contabilità, registrazione, controllo sull'esecuzione di documenti, informazioni e servizi di consultazione e archiviazione delle informazioni sui documenti.
2.2. Controlla la qualità della preparazione, la correttezza della redazione, il coordinamento e l'approvazione dei documenti presentati per la firma alla direzione dell'impresa.
2.3. Monitora l'esecuzione dei documenti e delle istruzioni della direzione, adotta misure operative volte alla loro esecuzione tempestiva e di alta qualità.
2.4. Organizza la preparazione, il processo decisionale e la comunicazione agli esecutori immediati. Analizza i certificati e le relazioni forniti alla direzione e fornisce conclusioni competenti al riguardo.
2.5. Riceve visitatori.

2.7. Forma i fascicoli secondo la nomenclatura approvata, ne garantisce la sicurezza e li deposita negli archivi entro i tempi stabiliti.
2.8. Svolge altri incarichi ufficiali del suo diretto superiore.

3. Diritti del vicesegretario

Il segretario-referente ha il diritto:


3.3. Richiedere i materiali necessari ai servizi funzionali, nonché spiegazioni sui motivi del ritardo nel completamento delle attività e istruzioni da parte della direzione.

4. Responsabilità del vicesegretario

L'assistente segretario ha il compito di:

DESCRIZIONE DEL LAVORO DEL SEGRETARIO DELLA RICEVIMENTO DEL RESPONSABILE

approvo

_____________________________ (Cognome, iniziali)

(nome dell'organizzazione, il suo ________________________________

forma organizzativa e giuridica) (amministratore; altra persona autorizzata

approvare la descrizione del lavoro)

——————————————————————-

(Nome dell'istituto)

00.00.201_g. №00

1. Disposizioni generali

1.1 La presente descrizione del lavoro stabilisce i diritti, le responsabilità e gli obblighi lavorativi del segretario all'accoglienza del capo_____________________ (di seguito denominato "impresa"). Nome dell'istituto

1.2 Al posto di segretario dell'ufficio reception del direttore viene nominata una persona con un'istruzione professionale superiore (non sono richiesti requisiti di esperienza lavorativa) o un'istruzione specialistica secondaria e almeno 2 anni di esperienza nel profilo.

1.3 Il segretario dell'accoglienza è subordinato a ___________________________________.

1.4 Nelle sue attività, il segretario di sala del direttore è guidato da:

Documenti legislativi e regolamentari che disciplinano questioni rilevanti;

Per ordine del capo dell'impresa (responsabile diretto);

Norme e regolamenti di igiene del lavoro, norme sul lavoro;

Materiali metodologici relativi alle questioni delle sue attività;

Carta dell'impresa;

Questa descrizione del lavoro.

1.5. Il segretario alla reception del gestore deve sapere:

Atti giuridici normativi, altre linee guida e materiali metodologici relativi alle attività dell'organizzazione e alla tenuta dei registri;

Regole per l'utilizzo dei citofoni;

Standard per un sistema unificato di documentazione organizzativa e amministrativa;

Regole per la stampa di lettere commerciali utilizzando moduli standard;

Fondamenti di etica ed estetica;

La struttura e la leadership dell'organizzazione e delle sue divisioni;

Organizzazione del lavoro d'ufficio;

Modalità di registrazione e trattamento dei documenti;

Affari archivistici;

Dattiloscritto;

Regole della comunicazione d'impresa;

Fondamenti di organizzazione e gestione del lavoro;

Regole per il funzionamento delle apparecchiature informatiche;

Fondamenti di diritto amministrativo e legislazione del lavoro;

Normativa interna del lavoro;

Norme e regolamenti a tutela del lavoro.

1.6 Durante l'assenza del segretario all'accoglienza del capo, le sue funzioni sono affidate al suo sostituto, nominato secondo le modalità prescritte, il quale ha la piena responsabilità della loro corretta attuazione.

2. Funzioni

Al segretario di accoglienza del gestore sono attribuite le seguenti funzioni:

2.1.Organizzazione delle conversazioni telefoniche del gestore.

2.2.Preparazione organizzativa di convegni e convegni.

2.3.Supporto organizzativo e tecnico per le attività amministrative e amministrative del capo dell'organizzazione.

2.4 Conservazione dei registri.

2.5 Monitoraggio dell'attuazione da parte dei dipendenti dell'organizzazione degli ordini emessi e delle istruzioni prese sotto controllo.

2.6.Mantenimento di un file di controllo e registrazione.

2.7.Organizzazione dell'accoglienza dei visitatori.

3. Responsabilità lavorative

Il segretario dell'accoglienza ha l'obbligo di:

3.1 Accettare documenti e dichiarazioni personali per la firma da parte del capo dell'organizzazione.

3.2 Preparare documenti e materiali necessari per il lavoro del manager.

3.3.Monitorare la revisione tempestiva e la presentazione da parte delle unità strutturali e degli esecutori specifici dei documenti ricevuti per l'esecuzione, verificare la correttezza delle bozze dei documenti preparati presentati al gestore per la firma e garantire la loro redazione di alta qualità.

3.4 Organizzare le conversazioni telefoniche del dirigente, registrare le informazioni ricevute in sua assenza e portarne alla sua attenzione il contenuto, trasmettere e ricevere informazioni tramite apparecchi riceventi e intercomunicanti (telefax, telex, ecc.), nonché messaggi telefonici, portare tempestivamente alla sua attenzione le informazioni ricevute attraverso i canali di comunicazione.

3.5 Svolgere lavori sul supporto organizzativo e tecnico per le attività amministrative e amministrative del capo dell'organizzazione.

3.6 Accettare la corrispondenza ricevuta a titolo oneroso dal responsabile, trasferirla in conformità con la decisione presa a unità strutturali o esecutori specifici per l'utilizzo nel processo di lavoro o nella preparazione delle risposte.

3.7 Svolgere lavori d'ufficio, eseguire varie operazioni utilizzando la tecnologia informatica progettata per raccogliere, elaborare e presentare informazioni durante la preparazione e l'assunzione di decisioni.

3.8. Redigere lettere, richieste e altri documenti per conto del manager, preparare risposte agli autori delle lettere.

3.9 Svolgere il lavoro di preparazione delle riunioni e delle riunioni tenute dal manager (raccolta dei materiali necessari, notificando ai partecipanti l'ora e il luogo della riunione, l'ordine del giorno, la loro registrazione), mantenendo e redigendo verbali di riunioni e riunioni.

3.10 Fornire al posto di lavoro del manager le necessarie attrezzature organizzative, forniture per ufficio e creare condizioni favorevoli al suo lavoro efficace.

3.11.Stampare, su indicazione del responsabile, i materiali ufficiali necessari per il suo lavoro o inserire le informazioni attuali nella banca dati.

3.12 Organizzare l'accoglienza dei visitatori, facilitare la pronta considerazione delle richieste e dei suggerimenti dei dipendenti.

3.13.Copiare i documenti su una fotocopiatrice personale.

3.14 Formare i fascicoli secondo la nomenclatura approvata, garantirne la sicurezza e trasmetterli agli archivi entro i termini stabiliti.

3.15 Monitorare l'esecuzione da parte dei dipendenti dell'organizzazione degli ordini e delle istruzioni impartiti, nonché il rispetto delle scadenze per l'adempimento delle istruzioni e delle istruzioni del capo dell'organizzazione presa sotto controllo.

3.16.Conservare un file di controllo e registrazione.

Il segretario al ricevimento del gestore ha il diritto di:

4.1.Migliora le tue qualifiche nel modo prescritto.

4.2 Richiedere alla direzione di fornire assistenza nello svolgimento dei propri compiti.

4.3 Fornire proposte per migliorare il lavoro relativo alle responsabilità previste nella presente descrizione del lavoro.

4.4 Acquisire familiarità con i documenti e le informazioni pertinenti necessari per lo svolgimento di qualità dei propri compiti.

5.Responsabilità

Il segretario alla reception del gestore ha il compito di:

5.1 Inadempimento (esecuzione impropria) delle proprie mansioni lavorative previste nella presente descrizione del lavoro nell'ambito definito dalla legislazione sul lavoro della Federazione Russa.

5.2 Reati commessi nell'esercizio delle proprie attività nell'ambito determinato dalla legislazione amministrativa, penale e civile della Federazione Russa.

5.3 Causare danni materiali nell'ambito definito dalla legislazione sul lavoro, penale e civile della Federazione Russa.

Responsabile dell'unità strutturale: _____________ __________________

(firma) (cognome, iniziali)

Ho letto le istruzioni,

una copia ricevuta: _____________ __________________

(firma) (cognome, iniziali)

DESCRIZIONE DEL LAVORO DELLA SEGRETARIA

HO APPROVATO

Amministratore delegato
Cognome I.O. ________________
"________"_____________ ____ G.

1. Disposizioni generali

1.1. Il segretario appartiene alla categoria degli esecutori tecnici.
1.2. Il segretario è nominato e revocato per ordine del direttore generale della società.
1.3. Il Segretario riporta direttamente al Direttore Generale /.
1.4. Durante l'assenza del segretario, i suoi diritti e le sue responsabilità vengono trasferiti ad un altro funzionario, come annunciato nell'ordine dell'organizzazione.
1.5. Alla carica di segretario viene nominata una persona che soddisfa i seguenti requisiti: istruzione superiore, specializzazione secondaria superiore o secondaria incompleta, esperienza in lavori simili per almeno sei mesi, conoscenza delle apparecchiature per ufficio (fax, fotocopiatrice, scanner, stampante), Microsoft Programmi per ufficio (Word, Excel).
1.6. Il Segretario è guidato nella sua attività da:
— atti legislativi della Federazione Russa;
— , Regolamento interno del lavoro, altri regolamenti aziendali;
— ordini e istruzioni della direzione;
- questa descrizione del lavoro.

2. Responsabilità lavorative del segretario

Il segretario svolge i seguenti compiti:
2.1. Svolge attività di supporto organizzativo e tecnico per le attività amministrative e amministrative del responsabile.
2.2. Accetta la corrispondenza ricevuta a titolo oneroso dal responsabile, la trasmette in conformità con la decisione presa alle unità strutturali o ad un esecutore specifico per l'utilizzo nel processo di lavoro o nella preparazione delle risposte.
2.3. Accetta documenti e dichiarazioni personali per la firma del manager.
2.4. Risponde alle telefonate, registra e trasmette le informazioni ufficiali al manager, organizza conversazioni telefoniche con il manager.
2.5. Per conto del manager, redige lettere, richieste e altri documenti.
2.6. Esegue il lavoro di preparazione delle riunioni e delle riunioni tenute dal manager (raccolta dei materiali necessari, notifica ai partecipanti l'ora e il luogo della riunione, l'ordine del giorno, la loro registrazione), mantiene e redige verbali di riunioni e riunioni.
2.7. Monitora l'esecuzione da parte dei dipendenti dell'impresa degli ordini e delle istruzioni impartiti, nonché il rispetto delle scadenze per l'adempimento delle istruzioni e delle istruzioni del responsabile, prese sotto controllo.
2.8. Fornisce al posto di lavoro del manager le attrezzature organizzative necessarie, le forniture per ufficio e crea condizioni favorevoli al lavoro efficace del manager.
2.9. Organizza l'accoglienza dei visitatori, facilita la pronta considerazione delle richieste e dei suggerimenti dei dipendenti.
2.10. Forma i fascicoli secondo la nomenclatura approvata, ne garantisce la sicurezza e li deposita negli archivi entro i tempi stabiliti.
2.11. : ordina biglietti aerei e ferroviari, prenota alberghi.
2.12. Esegue incarichi ufficiali individuali dal suo diretto superiore.

3. Diritti del segretario

Il segretario ha il diritto:
3.1. Ricevere informazioni, comprese informazioni riservate, nella misura necessaria per risolvere i compiti assegnati.
3.2. Presenta proposte al management per migliorare il tuo lavoro e quello dell'azienda.
3.3. Richiedere personalmente o per conto del manager ai dipartimenti dell'impresa e ad altri specialisti informazioni e documenti necessari per adempiere ai suoi doveri ufficiali.
3.4. Richiedere alla direzione di creare condizioni normali per lo svolgimento dei compiti ufficiali e la sicurezza di tutti i documenti generati come risultato delle attività dell'azienda.
3.5. Prendi decisioni di tua competenza.

4. Responsabilità del segretario

4.1. Per inadempimento e/o adempimento intempestivo e negligente dei propri doveri d’ufficio.
4.2. Per mancato rispetto delle istruzioni, degli ordini e dei regolamenti vigenti sul mantenimento dei segreti commerciali e delle informazioni riservate.
4.3. Per violazione delle norme interne sul lavoro, della disciplina del lavoro, delle norme di sicurezza e di sicurezza antincendio.

DESCRIZIONE DEL LAVORO DELLA SEGRETARIA

HO APPROVATO

___________________________________ (iniziali, cognome)

(nome dell'organizzazione, pre-_______________________

accettazione, ecc., la sua organizzazione (direttore o altro funzionario)

forma giuridica) persona ufficiale, autorizzata

cosa bisogna affermare

istruzioni finali)

» » ____________ 20__

Descrizione del lavoro

segretario del direttore

______________________________________________

(nome dell'organizzazione, dell'impresa, ecc.)

» » ______________ 20__ N_________

Questa descrizione del lavoro è stata sviluppata e approvata da

in base a un contratto di lavoro con _______________________________________________________

(nome della posizione della persona per la quale

E in conformità con

questa descrizione del lavoro è stata compilata)

disposizioni del Codice del lavoro della Federazione Russa e altre normative

atti che regolano i rapporti di lavoro nella Federazione Russa.

I. Disposizioni generali

1.1. La segretaria del dirigente appartiene alla categoria tecnica

artisti.

1.2. Una persona che ha

istruzione professionale superiore, senza requisiti di esperienza

lavoro o istruzione professionale secondaria ed esperienza lavorativa

specialità da almeno __________ anni.

1.3. Nomina alla carica di segretario del capo e revoca

da lei viene eseguito per ordine del capo dell'impresa previa presentazione

1.4. Il segretario deve sapere:

- delibere, istruzioni, ordinanze, altre disposizioni e

documenti normativi di organi superiori e di altri organi riguardanti

attività dell'impresa;

— regolamenti, istruzioni, altri documenti normativi per la manutenzione

lavoro d'ufficio;

— struttura e gestione dell'impresa e delle sue divisioni;

— statuto dell'impresa;

— organizzazione del lavoro d'ufficio;

— modalità di registrazione e trattamento dei documenti;

- lavoro d'archivio;

- dattilografia;

— regole per l'uso dei citofoni;

— standard di un sistema organizzativo e amministrativo unificato

documentazione;

— norme per la stampa di lettere commerciali utilizzando moduli standard;

— fondamenti di etica ed estetica;

— regole della comunicazione aziendale;

— norme per il funzionamento delle apparecchiature informatiche;

— fondamenti di diritto amministrativo e di legislazione del lavoro;

— normativa interna del lavoro;

— norme e regolamenti in materia di protezione del lavoro, precauzioni di sicurezza,

servizi igienico-sanitari industriali e protezione antincendio;

1.5. Il segretario riporta direttamente al direttore

________________________________________________________________________.

(impresa, unità strutturale)

1.6. Durante l'assenza del segretario (ferie, malattia, ecc.), il suo

le funzioni sono svolte da una persona nominata secondo la procedura stabilita,

che acquisisce i diritti corrispondenti e ne è responsabile

corretto svolgimento dei compiti affidatigli.

1.7. ______________________________________________________________.

II. Responsabilità lavorative

Segretario:

2.1. Svolge attività di supporto organizzativo e tecnico

attività amministrativo-amministrative del dirigente.

2.2. Accetta la proposta affinché venga esaminata dal manager

corrispondenza, la trasferisce secondo la decisione presa a

unità strutturali o esecutori specifici per l'uso in

processo di lavoro o preparazione delle risposte.

2.3. Svolge lavoro d'ufficio, esegue varie operazioni con

l'uso della tecnologia informatica progettata per la raccolta, l'elaborazione e

presentazione delle informazioni durante la preparazione e l’assunzione di decisioni.

2.4. Accetta documenti e dichiarazioni personali per la firma del manager.

2.5. Prepara documenti e materiali necessari per il lavoro

capo.

2.6. Garantisce revisione e invio tempestivi.

divisioni strutturali e specifici esecutori di documenti,

presentati al responsabile per la firma, ne garantisce la qualità

la modifica.

2.7. Organizza colloqui telefonici con il gestore,

registra le informazioni ricevute in sua assenza e le porta alla sua attenzione

informazioni sui suoi contenuti, trasmette e riceve informazioni tramite

apparecchi riceventi e intercomunicanti (telefax, telex, ecc.), nonché

messaggi telefonici, porta tempestivamente le informazioni alla sua attenzione,

ricevuto tramite i canali di comunicazione.

2.8. Per conto del gestore, compone lettere, richieste, ecc.

2.9. Si occupa della preparazione di riunioni e conferenze,

effettuato dal responsabile (raccolta del materiale necessario, notifica

partecipanti circa l'ora e il luogo della riunione, l'ordine del giorno, la loro registrazione),

mantiene e prepara verbali di riunioni e convegni.

2.10. Monitora l'esecuzione da parte dei dipendenti dell'impresa

ordini e istruzioni impartiti, nonché il rispetto delle scadenze

adempiendo alle istruzioni e alle istruzioni del responsabile, prese sotto controllo.

2.11. Mantiene un file di controllo e registrazione.

2.12. Fornisce al posto di lavoro del manager il necessario

attrezzature organizzative, forniture per ufficio,

crea condizioni favorevoli al lavoro efficace del leader.

2.13. Stampa materiali ufficiali come indicato dal manager,

necessarie al suo funzionamento, oppure inserisce informazioni aggiornate nella banca dati.

2.14. Organizza l'accoglienza dei visitatori, promuove l'efficienza

considerazione delle richieste e dei suggerimenti dei dipendenti.

2.15. Forma casi secondo la nomenclatura approvata,

ne garantisce l'incolumità e li deposita tempestivamente negli archivi.

2.16. Svolge i singoli incarichi ufficiali del manager.

2.17. _____________________________________________________________.

Il segretario ha il diritto:

3.1. Conoscere i progetti di decisione della direzione aziendale,

relativi alle sue attività.

3.2. Presentare proposte da sottoporre all'esame della direzione

miglioramento del lavoro correlato alle responsabilità previste

questa istruzione.

3.3. Nei limiti delle vostre competenze informate immediatamente

al manager in merito a tutte le carenze individuate nel processo di adempimento delle loro

responsabilità lavorative e avanzare proposte per eliminarle.

informazioni e documenti sulle unità strutturali e sugli specialisti,

necessari per svolgere le proprie mansioni lavorative.

3.5. Richiedere alla direzione dell'impresa di fornire assistenza

adempimento dei loro doveri e diritti ufficiali.

3.6. ______________________________________________________________.

IV. Responsabilità

Il segretario ha il compito:

4.1. Per prestazioni inadeguate o mancato adempimento dei propri doveri

mansioni previste nella presente descrizione del lavoro, in

entro i limiti determinati dalla legislazione sul lavoro della Federazione Russa.

4.2. Per i reati commessi nell'esercizio della propria

attività - entro i limiti determinati dalle norme amministrative, penali e

legislazione civile della Federazione Russa.

4.3. Per aver causato danni materiali - entro i limiti specificati

legislazione civile e del lavoro della Federazione Russa.

La descrizione del lavoro è stata sviluppata in conformità con ________________

(Nome,

_____________________________.

numero e data del documento)

Responsabile unità strutturale (iniziali, cognome)

_________________________

(firma)

» » _____________ 20__

(iniziali, cognome)

_____________________________

(firma)

» » ________________ 20__

Ho letto le istruzioni: (iniziali, cognome)

_________________________

(firma)

» » _____________ 20__

“Il lavoro di squadra è così importante che è quasi impossibile raggiungere il massimo delle proprie capacità o guadagnare i soldi desiderati senza raggiungere il successo come squadra” (Brian Tracy). Oggi parleremo di come creare una squadra con la quale realizzerai...

segretarioè necessario a qualsiasi organizzazione e, pertanto, la descrizione del lavoro di una segretaria sarà utile a ogni azienda. È importante indicare chiaramente le responsabilità lavorative della segretaria, che non si limitano affatto a rispondere alle chiamate e a sorridere dolcemente. Ti offriamo un esempio di descrizione del lavoro per la segretaria di un manager: direttore generale, capo dipartimento, direttore di filiale, ecc.

Descrizione del lavoro del segretario

HO APPROVATO
Amministratore delegato
Cognome I.O. ________________
"________"_____________ ____ G.

1. Disposizioni generali

1.1. Il segretario appartiene alla categoria degli esecutori tecnici.
1.2. Il segretario è nominato e revocato per ordine del direttore generale della società.
1.3. Il segretario riporta direttamente al direttore generale/responsabile dell'unità strutturale della società.
1.4. Durante l'assenza del segretario, i suoi diritti e le sue responsabilità vengono trasferiti ad un altro funzionario, come annunciato nell'ordine dell'organizzazione.
1.5. Alla carica di segretario viene nominata una persona che soddisfa i seguenti requisiti: istruzione superiore, specializzazione secondaria superiore o secondaria incompleta, esperienza in lavori simili per almeno sei mesi, conoscenza delle apparecchiature per ufficio (fax, fotocopiatrice, scanner, stampante), Microsoft Programmi per ufficio (Word, Excel).
1.6. Il Segretario è guidato nella sua attività da:
- atti legislativi della Federazione Russa;
- Lo statuto della società, i regolamenti interni sul lavoro e altri regolamenti della società;
- ordini e istruzioni della direzione;
- questa descrizione del lavoro.

2. Responsabilità lavorative del segretario

Il segretario svolge i seguenti compiti:
2.1. Svolge attività di supporto organizzativo e tecnico per le attività amministrative e amministrative del responsabile.
2.2. Accetta la corrispondenza ricevuta a titolo oneroso dal responsabile, la trasmette in conformità con la decisione presa alle unità strutturali o ad un esecutore specifico per l'utilizzo nel processo di lavoro o nella preparazione delle risposte.
2.3. Accetta documenti e dichiarazioni personali per la firma del manager.
2.4. Risponde alle telefonate, registra e trasmette le informazioni ufficiali al manager, organizza conversazioni telefoniche con il manager.
2.5. Per conto del manager, redige lettere, richieste e altri documenti.
2.6. Esegue il lavoro di preparazione delle riunioni e delle riunioni tenute dal manager (raccolta dei materiali necessari, notifica ai partecipanti l'ora e il luogo della riunione, l'ordine del giorno, la loro registrazione), mantiene e redige verbali di riunioni e riunioni.
2.7. Monitora l'esecuzione da parte dei dipendenti dell'impresa degli ordini e delle istruzioni impartiti, nonché il rispetto delle scadenze per l'adempimento delle istruzioni e delle istruzioni del responsabile, prese sotto controllo.
2.8. Fornisce al posto di lavoro del manager le attrezzature organizzative necessarie, le forniture per ufficio e crea condizioni favorevoli al lavoro efficace del manager.
2.9. Organizza l'accoglienza dei visitatori, facilita la pronta considerazione delle richieste e dei suggerimenti dei dipendenti.
2.10. Forma i fascicoli secondo la nomenclatura approvata, ne garantisce la sicurezza e li deposita negli archivi entro i tempi stabiliti.
2.11. Organizza viaggi d'affari per il manager: ordina biglietti aerei e ferroviari, prenota alberghi.
2.12. Esegue incarichi ufficiali individuali dal suo diretto superiore.

3. Diritti del segretario

Il segretario ha il diritto:
3.1. Ricevere informazioni, comprese informazioni riservate, nella misura necessaria per risolvere i compiti assegnati.
3.2. Presenta proposte al management per migliorare il tuo lavoro e quello dell'azienda.
3.3. Richiedere personalmente o per conto del manager ai dipartimenti dell'impresa e ad altri specialisti informazioni e documenti necessari per adempiere ai suoi doveri ufficiali.
3.4. Richiedere alla direzione di creare condizioni normali per lo svolgimento dei compiti ufficiali e la sicurezza di tutti i documenti generati come risultato delle attività dell'azienda.
3.5. Prendi decisioni di tua competenza.

4. Responsabilità del segretario

Il segretario ha il compito:
4.1. Per inadempimento e/o adempimento intempestivo e negligente dei propri doveri d’ufficio.
4.2. Per mancato rispetto delle istruzioni, degli ordini e dei regolamenti vigenti sul mantenimento dei segreti commerciali e delle informazioni riservate.
4.3. Per violazione delle norme interne sul lavoro, della disciplina del lavoro, delle norme di sicurezza e di sicurezza antincendio.

DESCRIZIONE DEL LAVORO

segretario del direttore

1. DISPOSIZIONI GENERALI

1.1. La presente descrizione del lavoro definisce i doveri funzionali, i diritti e le responsabilità del segretario del capo di “________” (di seguito denominata “organizzazione”).

1.2. Il segretario del dirigente viene nominato e licenziato dall'incarico secondo le modalità stabilite dalla vigente normativa sul lavoro per ordine del capo dell'organizzazione.

1.3. La segretaria del direttore riporta direttamente a ____________.

1.4. Alla carica di segretario del manager è nominata una persona che ha un'istruzione professionale superiore senza requisiti di esperienza lavorativa o istruzione professionale secondaria ed esperienza lavorativa nella specialità di almeno 2 anni.

1.5. La segretaria del direttore deve sapere:

Risoluzioni, istruzioni, ordini e altro materiale guida e documenti normativi relativi alle attività dell'organizzazione e alla tenuta dei registri;

La struttura e la leadership dell'organizzazione e delle sue divisioni;

Organizzazione del lavoro d'ufficio;

Modalità di registrazione e trattamento dei documenti;

Affari archivistici;

Dattiloscritto;

Regole per l'utilizzo dei citofoni;

Standard per un sistema unificato di documentazione organizzativa e amministrativa;

Regole per la stampa di lettere commerciali utilizzando moduli standard;

Fondamenti di etica ed estetica;

Regole della comunicazione d'impresa;

Fondamenti di organizzazione e gestione del lavoro;

Regole per il funzionamento delle apparecchiature informatiche;

Fondamenti di diritto amministrativo e legislazione del lavoro.

1.6. Nella sua attività, il segretario del gestore è guidato da:

Normativa interna del lavoro;

Ordini e istruzioni del capo dell'organizzazione e del supervisore immediato;

Questa descrizione del lavoro;

Norme in materia di tutela del lavoro, igiene industriale e protezione antincendio.

1.7. Durante il periodo di assenza temporanea del segretario del dirigente, i suoi compiti sono affidati a ____________.

2. RESPONSABILITÀ FUNZIONALI

Il segretario del direttore svolge i seguenti compiti:

Svolge lavori di supporto organizzativo e tecnico per le attività amministrative e amministrative del capo dell'organizzazione.

Accetta la corrispondenza ricevuta a titolo oneroso dal responsabile, la trasmette in conformità con la decisione presa alle unità strutturali o agli esecutori specifici per l'utilizzo nel processo di lavoro o nella preparazione delle risposte.

Svolge lavoro d'ufficio, esegue varie operazioni utilizzando la tecnologia informatica progettata per raccogliere, elaborare e presentare informazioni durante la preparazione e il processo decisionale.

Accetta documenti e dichiarazioni personali per la firma da parte del capo dell'organizzazione.

Prepara documenti e materiali necessari per il lavoro del manager.

Monitora la revisione tempestiva e la presentazione da parte delle unità strutturali e degli esecutori specifici dei documenti ricevuti per l'esecuzione, verifica la correttezza delle bozze dei documenti preparati presentati al gestore per la firma e ne garantisce la modifica di alta qualità.

Organizza le conversazioni telefoniche del dirigente, registra le informazioni ricevute in sua assenza e ne sottopone alla sua attenzione il contenuto, trasmette e riceve informazioni tramite apparecchi riceventi e intercomunicanti (telefax, telex, ecc.), nonché messaggi telefonici, porta le informazioni al suo attenzione in modo tempestivo, ricevuta attraverso i canali di comunicazione.

Su istruzioni del manager, compone lettere, richieste e altri documenti e prepara le risposte agli autori delle lettere.

Esegue il lavoro di preparazione delle riunioni e delle riunioni tenute dal manager (raccolta dei materiali necessari, notifica ai partecipanti l'ora e il luogo della riunione, l'ordine del giorno, la loro registrazione), mantiene e redige verbali di riunioni e riunioni.

Monitora l'esecuzione da parte dei dipendenti dell'organizzazione degli ordini e delle istruzioni emessi, nonché il rispetto delle scadenze per l'adempimento delle istruzioni e delle istruzioni del capo dell'organizzazione, prese sotto controllo.

Mantiene un file di controllo e registrazione.

Fornisce al posto di lavoro del manager le attrezzature organizzative necessarie, le forniture per ufficio e crea condizioni favorevoli al suo lavoro efficace.

Stampa, su indicazione del responsabile, il materiale ufficiale necessario al suo lavoro, oppure inserisce le informazioni correnti nella banca dati.

Organizza l'accoglienza dei visitatori, facilita la pronta considerazione delle richieste e dei suggerimenti dei dipendenti.

Forma i fascicoli secondo la nomenclatura approvata, ne garantisce la sicurezza e li deposita negli archivi entro i tempi stabiliti.

Copia i documenti su una fotocopiatrice personale.

3. DIRITTI

Il segretario del direttore ha il diritto:

3.1. Richiedere alla direzione dell'organizzazione di fornire assistenza nello svolgimento dei propri compiti.

3.2. Migliora le tue abilità.

3.3. Conoscere i progetti di decisione della direzione dell'organizzazione relativi alle sue attività.

3.4. Invia proposte su questioni relative alle tue attività affinché vengano prese in considerazione dal tuo supervisore immediato.

3.5. Ricevere dai dipendenti dell'organizzazione le informazioni necessarie per svolgere le proprie attività.

4. RESPONSABILITÀ

Il segretario del direttore ha il compito di:

4.1. Per inadempimento o adempimento inadeguato dei compiti previsti dalla presente descrizione del lavoro - in conformità con la legislazione vigente sul lavoro.

4.2. Per i reati commessi nel periodo delle proprie attività - ai sensi della vigente normativa civile, amministrativa e penale.

4.3. Per aver causato danni materiali - in conformità con la legislazione vigente.

5. CONDIZIONI DI LAVORO

5.1. L'orario di lavoro della segretaria del manager è determinato in conformità con le norme interne sul lavoro stabilite nell'organizzazione.

5.2. Per esigenze produttive la segretaria del direttore è tenuta a recarsi in trasferta di lavoro (anche locale).

6. DIRITTO DI FIRMA

6.1. Per garantire la propria attività, al segretario del dirigente è attribuita la facoltà di firmare informazioni e documenti di riferimento su questioni rientranti nelle sue responsabilità funzionali.

_____________________________ _____________ ____________________ (posizione della persona che ha compilato (firma) (nome completo) le istruzioni)

"___"__________ ___ G.

CONCORDATO:

Consulente legale ____________ ___________________ (firma) (nome completo)

"___"__________ ___ G.

Ho letto le istruzioni: ____________ ____________________ (firma) (nome completo)

Per definire chiaramente le responsabilità lavorative della segretaria, è necessario sapere di chi stiamo parlando esattamente. Dopotutto, può essere visto da diverse angolazioni. È noto, ad esempio, un assistente segretario come impiegato d'ufficio, un segretario generale come capo di una determinata organizzazione, un segretario di Stato come funzionario pubblico, un segretario come diplomatico, il segretario di un dirigente come funzionario dipendente e altre opzioni. Molto spesso, quando si menziona questa posizione, si intende un dipendente che svolge compiti (incarichi) sia del direttore dell'impresa che dei singoli capi delle sue divisioni strutturali. Si scopre che le responsabilità lavorative del segretario in questo caso si riducono allo svolgimento di incarichi una tantum per risolvere problemi organizzativi e tecnici.

Cosa deve sapere e fare una segretaria

Il segretario deve svolgere quotidianamente le seguenti funzioni:

1. Ricevere informazioni dai subordinati per trasmetterle al manager.
2. Organizzare le comunicazioni telefoniche per il manager. In sua assenza, ricevere informazioni e poi portarle all'attenzione del direttore.
3. Ricevere e conservare registrazioni di messaggi telefonici.
4. Creare le condizioni per il normale lavoro del manager: monitorare la necessità di cancelleria e attrezzature per ufficio.
5. Assistere nell'organizzazione di riunioni e riunioni di produzione. Informare i partecipanti sulla data, luogo e ora dell'evento. Raccogliere i materiali necessari, garantire la presenza dei presenti e verbalizzare la riunione.
6. Svolgere lavori d'ufficio presso l'azienda. Per fare ciò, il segretario deve ricevere, sistematizzare la corrispondenza in arrivo e sottoporla all'esame della direzione. Quindi, sulla base del visto imposto, consegnare i documenti agli esecutori testamentari contro firma. Il segretario prevede anche il controllo sullo stato di avanzamento, sui tempi e sui risultati della loro attuazione.
7. Eseguire la stampa e la riproduzione dei documenti.
8. Organizzare l'accoglienza dei visitatori del capo dell'azienda e, se possibile, creare le condizioni per la pronta risoluzione dei problemi.

Per svolgere questi compiti apparentemente semplici di una segretaria, un dipendente deve sapere:

• l'intera gestione dell'impresa e le sue divisioni strutturali;
• statuto, organico e struttura dell'impresa, suo profilo, prospettive di sviluppo e specializzazione;
• documenti normativi per la corretta tenuta dei registri;
• regole per l'utilizzo delle apparecchiature e delle comunicazioni per ufficio;
• VTR, SSL, norme di sicurezza antincendio e di igiene industriale;
• regole per l'organizzazione del lavoro sul posto di lavoro;
• atti normativi e legali, ordini, risoluzioni, regolamenti in materia di pianificazione, contabilità e gestione della qualità del lavoro svolto.

Specifiche dell'impiegato

Se parliamo di una specializzazione più specifica e ristretta, la situazione è leggermente diversa. Prendiamo, ad esempio, il titolo stesso del lavoro che definisce chiaramente l'aspetto del lavoro svolto. In genere, ogni impresa ha già una descrizione del lavoro, che delinea le aree di attività di uno specialista nella gestione dell'ufficio. Se non esistono tali istruzioni, è meglio crearle. Per fare ciò, dovresti utilizzare la directory delle qualifiche, che contiene esempi approssimativi. Successivamente, la versione standard deve essere modificata per un'organizzazione specifica, tenendo conto delle specificità e delle caratteristiche interne. In generale, i compiti di un segretario-impiegato dovrebbero comprendere chiaramente 3 aree principali:

1. Lavora con la corrispondenza. Riceverlo, elaborarlo con metodi moderni e inviarlo in tempo.
2. Corretta manutenzione della documentazione interna.
3. Registrazione, contabilità rigorosa e trasferimento dei documenti nell'archivio per la conservazione.

Peculiarità del lavoro di un referente

Alcune imprese introducono una posizione che comprende un’ampia gamma di responsabilità: da “sportello informazioni” a “assistente alla regia”. Un tale specialista deve avere conoscenze versatili e una buona padronanza della situazione. Le responsabilità lavorative dell'assistente segretario sono state leggermente ampliate a causa dell'aumento dei poteri. In generale, questo è il lavoro abituale di una segretaria, ma la parola "referente" apporta alcune aggiunte all'elenco standard. In particolare, il vicesegretario può ricevere autonomamente visitatori su determinate questioni. Possedendo determinate informazioni, è in grado di prendere decisioni in modo indipendente. Inoltre, l'assistente esegue le istruzioni responsabili del manager in merito alle attività economiche dell'organizzazione (impresa). A volte i compiti vengono affidati al vicesegretario, ma ciò avviene solo quando il volume totale di lavoro gli consente di svolgere compiti aggiuntivi.

Il segretario è definito il fedele assistente e il braccio destro del capo, e per una buona ragione, perché tra le responsabilità del segretario del manager c’è quello di garantire l’efficacia delle attività gestionali e amministrative. La segretaria del manager è impegnata nella preparazione e nell'esecuzione di documenti e documenti aziendali, aiuta il capo negli affari e risolve molte questioni organizzative.

La posizione di assistente segretario può anche essere considerata una posizione di rappresentanza, poiché è il volto dell'azienda: incontra gli ospiti, risponde alle chiamate e alle lettere. Questo tipo di lavoro richiede grande compostezza, capacità comunicative e organizzazione. Per questo motivo, la professione di segretaria può promettere grandi prospettive: in futuro uno specialista può diventare un direttore d'ufficio, e poi uno dei direttori o dei top manager.

Luoghi di lavoro

La posizione di segretario esecutivo è richiesta in quasi tutte le aziende che dispongono di un ufficio per clienti e visitatori. Queste possono essere sia grandi imprese che piccole organizzazioni imprenditoriali.

Storia della professione

I primi segretari possono essere considerati scribi e cronisti: scrivevano i decreti e gli ordini reali, raccontavano l'attualità ed erano responsabili del mantenimento della corrispondenza. Nel corso del tempo, i poteri del segretario si sono ampliati notevolmente e oggi possono svolgere un'ampia varietà di funzioni. Pertanto, è nata la necessità di specialisti con una specializzazione ristretta, a seguito della quale è apparsa la professione di assistente segretario, impiegato, segretario-traduttore e direttore d'ufficio.

Responsabilità del segretario

Le responsabilità lavorative dell'assistente segretario includono:

• accoglienza dei visitatori;
• ricevere telefonate;
• tenuta dei registri;
• pianificare la giornata lavorativa del manager;
• organizzazione di riunioni;
• ordinare biglietti e prenotazioni alberghiere per il direttore e altri dipendenti durante un viaggio d'affari;
• ordinare cancelleria per l'ufficio;
• esaudire le richieste del gestore.

A volte le funzioni della segretaria del direttore includono la corrispondenza in inglese.

Requisiti per una segretaria

I requisiti per un assistente di segreteria includono:

• istruzione secondaria o superiore;
• Possesso del PC;
• conoscenza delle basi del lavoro d'ufficio;
• conoscenza dell'inglese (a volte).

Inoltre, la posizione di segretario richiede le seguenti competenze:

• puntualità;
• la capacità di avere un bell'aspetto (presentabile);
• organizzazione.

Esempio di curriculum della segretaria

Come diventare segretaria

Come diventare segretaria? Può trattarsi di qualsiasi titolare di istruzione superiore che abbia completato corsi di assistente di segreteria o abbia ricevuto una formazione direttamente sul posto di lavoro. Di norma, i datori di lavoro non impongono requisiti speciali sulla specialità acquisita dal richiedente, ma si concentrano sul garantire che il richiedente abbia le qualità personali necessarie e sia in grado di svolgere compiti al livello adeguato.

Stipendio del segretario

Lo stipendio di una segretaria può variare da 15 a 45 mila rubli. Il reddito dipende dalle mansioni del dipendente e dalla regione in cui lavora. Lo stipendio medio di un assistente segretario è di 30mila rubli.