Migliorare l’efficienza del personale in qualsiasi settore. Ragioni della scarsa efficienza delle aziende russe

L’aumento dell’efficienza del personale aziendale sta attualmente acquisendo un’importanza particolare nel mondo. Lavorare in una moderna società progressista detta nuove regole:

• determinare il livello di qualificazione del personale,
• conoscenze e competenze dei lavoratori,
• ricerca di modi per migliorare l’efficienza del personale.

I moderni ricercatori su questo tema sono alla ricerca di nuovi approcci, ad esempio nuove forme organizzative dell'attività dei dipendenti, calcolando il coefficiente di partecipazione al lavoro. Nelle moderne condizioni di mercato, l'apparato gestionale di qualsiasi impresa per un'efficace selezione del personale deve tenere conto non solo delle qualità professionali dei futuri dipendenti, ma anche del livello di stabilità emotiva. Il lavoro come fenomeno è direttamente correlato allo sviluppo intensivo della produzione, nonché all'uso di sistemi automatizzati, informazioni e tecnologie informatiche. Ciò modifica in modo significativo il suo contenuto funzionale di base. Pertanto, la composizione professionale e qualificata dei lavoratori sta cambiando radicalmente. Di grande importanza è l’analisi a lungo termine delle risorse umane, che include la produttività del lavoro per unità di tempo o la quantità di tempo di lavoro impiegato nella produzione di un’unità di output, e l’uso efficace delle risorse umane in generale. Aumentando efficacemente la produttività del personale di un'impresa, è possibile superare i piani per i progetti. Per ripetere questo risultato, deve essere ricompensato con un bonus.

Modi per aumentare la produttività effettiva del personale

Spesso le aziende ottengono la prosperità di una particolare struttura aziendale attraverso l'efficienza del proprio personale. L’espansione aziendale porta solitamente ad un aumento del numero dei dipendenti. È necessario elencare le principali modalità per aumentare eventualmente l'efficienza del personale. Tra loro:

• controllo e mantenimento della disciplina del lavoro,
• gestione di alta qualità e registrazione dei risultati del lavoro svolto da ciascun dipendente,
• possibile correzione delle carenze,
• diagnosi e correzione dell'atmosfera emotiva nel team nel suo insieme e specificamente per ciascun dipendente.

La mancata attenzione a questi fattori può causare seri problemi. Tra i metodi per aumentare l’efficienza del personale ci sono:

1. controllo della presenza dei lavoratori sul posto di lavoro (all’inizio della giornata lavorativa),
2. controllo dell’orario di lavoro dei dipendenti (il suo utilizzo razionale),
3. calcolo delle retribuzioni ad alta intensità di manodopera in base alle ore lavorate,
4. identificazione dei trasgressori dolosi della disciplina del lavoro,
5. documentazione delle violazioni della disciplina del lavoro,
6. controllo sull’attuazione dei programmi di lavoro.

Uno specialista delle risorse umane competente e qualificato gioca un ruolo chiave in questa situazione. Questa posizione dovrebbe essere in qualsiasi impresa.

Metodi che aumentano l’efficienza del personale

Dovresti prestare attenzione e adottare i seguenti metodi comprovati per aumentare l’efficienza del personale:

1. inserimento obbligatorio delle descrizioni delle mansioni,
2. implementazione di un sistema automatizzato di registrazione dell’orario di lavoro,
3. certificazioni dei dipendenti,
4. condurre un monitoraggio regolare del personale,
5. sistema di motivazione dei dipendenti,
6. sistema di incentivi per dipendenti disciplinati (gli stipendi dei dipendenti devono corrispondere alla loro efficienza per l'impresa),
7. contabilizzazione rigorosa delle assenze dal posto di lavoro, anche per giustificato motivo, nel calcolo della retribuzione,
8. punizione per i trasgressori della disciplina del lavoro,
9. sviluppo e attuazione di un sistema trasparente di programmi di controllo del lavoro.

Va ricordato che ogni capo deve essere in sintonia con le notizie, gli interessi, le circostanze e l'umore psicologico di ciascuno dei suoi subordinati. Questa è la regola d’oro per gestire un’attività di successo. Senza rispetto per la personalità di ogni persona (dipendente), è impossibile ottenere risultati elevati. Il dipendente, a sua volta, dovrebbe avere la seguente motivazione:

• garanzia (conservazione) di un posto di lavoro;
• opportunità di crescita professionale in azienda;
• il reddito del dipendente, cioè il salario che deve adattarsi perfettamente al dipendente;
• sistema di incentivi (bonus, escursioni, viaggi gratuiti, vantaggi, sconti, omaggi).

Vi auguro dipendenti socievoli e responsabili.

Una buona organizzazione dei dipendenti su vecchie apparecchiature produce risultati migliori rispetto a nuove apparecchiature con scarsa organizzazione.

Uno dei fattori per il lavoro efficace di una squadra è garantire al suo interno un clima morale e psicologico normale. La sua presenza è evidenziata dal sostegno reciproco delle persone, dall'assenza di conflitti costanti tra loro, dalla discussione aperta di disaccordi e altre questioni difficili e dalla riluttanza a trasferirsi in un nuovo posto. È meglio che la squadra sia diversificata e composta da persone diverse.

Un team efficiente deve avere una dimensione ottimale. Più persone ci sono, più difficile è per loro comunicare tra loro e raggiungere un accordo su questioni chiave.

Una caratteristica importante di una squadra sana è la chiarezza degli obiettivi. Tutti dovrebbero avere una buona idea di quali risultati dovrebbero tendere, comprendere chiaramente e condividere gli obiettivi della squadra. E poi le persone cercheranno un compromesso tra interessi personali e collettivi per soddisfare i propri bisogni e contribuire alla causa comune.

Le prestazioni del team sono influenzate anche dall'implementazione di determinate norme e standard di comportamento, che includono onestà, competenza, professionalità e standard etici.

Mantenere un clima morale e psicologico normale nella squadra è importante per garantire l'efficacia della squadra.

I principali segni di un clima morale e psicologico favorevole:

1) fiducia ed elevate esigenze dei membri del gruppo gli uni verso gli altri;

2) critica amichevole e professionale;

3) libera espressione della propria opinione quando si discute di questioni che riguardano l'intero team;

4) l'assenza di pressioni da parte dei dirigenti sui subordinati e il riconoscimento del loro diritto a prendere decisioni significative per il gruppo;

5) sufficiente consapevolezza dei membri del team sui propri compiti e sullo stato delle cose nella loro attuazione;

6) soddisfazione di appartenere ad una squadra;

7) un alto grado di coinvolgimento emotivo e assistenza reciproca in situazioni che causano uno stato di frustrazione (inganno, turbamento, distruzione di piani) in uno qualsiasi dei membri del team;

8) assunzione della responsabilità della situazione del gruppo da parte di ciascuno dei suoi membri, ecc.

Ci sono anche 10 fattori che ostacolano un lavoro efficace nel lavoro di squadra.

1) Inadeguatezza del leader.

La leadership è forse il fattore più importante che determina la qualità del lavoro di una squadra. Un leader che non è disposto a utilizzare un approccio di squadra o che non ha la capacità di utilizzare questo stile di leadership sopprimerà qualsiasi iniziativa di team building. Un buon leader presta sempre particolare attenzione e mostra con l'esempio personale come portare i problemi a una soluzione completa.

2) Dipendenti non qualificati.

Se i membri del team non hanno competenze di base, è improbabile che si ottengano risultati utili. È necessario raggiungere una combinazione di qualità professionali e umane che insieme consentano solo di affrontare con successo il lavoro. Le esigenze di determinate qualità non sono le stesse in squadre diverse.

3) Clima non costruttivo.

Spesso si scopre che una squadra riunisce persone con background molto diversi, con valori e progetti di vita molto diversi. L’impegno dei dipendenti nei compiti del team è uno dei segnali di un clima positivo. L'impegno nei confronti del team deve essere sviluppato consapevolmente, poiché raramente nasce da solo finché ciascun dipendente non decide personalmente di dedicare le proprie energie a obiettivi collettivi. Se sorgono disaccordi tra i dipendenti, è meglio parlarne pubblicamente. Quando questioni importanti rimangono inespresse, il clima della squadra diventa difensivo: le persone nascondono le proprie opinioni, preferendo sentirsi a proprio agio piuttosto che naturali.

4) Obiettivi poco chiari.

Se non esiste una visione chiara dell’obiettivo, di conseguenza i singoli membri del team non potranno contribuire al successo complessivo. Anche quando gli obiettivi sono chiari a tutti, è importante trovare un compromesso tra interessi personali e collettivi. Un team efficace consente a ciascun dipendente di soddisfare i propri interessi personali e di contribuire alla realizzazione di quelli collettivi.

5) Risultati prestazionali scadenti.

Alcuni team hanno un clima positivo e una leadership efficace, ma non hanno la spinta necessaria per portare a termine il lavoro. Di conseguenza, i risultati sono bassi, nonostante la competenza complessiva. L’obiettivo del lavoro di gruppo è produrre risultati tangibili che soddisfino le esigenze dell’organizzazione. Anche se una squadra ha un buon clima morale, ma i risultati sono scarsi, ciò non giustifica la sua esistenza.

6) Metodi di lavoro inefficaci.

In un buon team i metodi di lavoro sono talmente raffinati da diventare una disciplina informale ma rigorosa. Le persone imparano ad applicare criteri di qualità alle loro riunioni. I singoli dipendenti acquisiscono competenze personali che vengono riconosciute e utilizzate all'interno del team. C'è uno spirito di competenza alle riunioni e raramente c'è un momento di noia. Il team si muove rapidamente e mantiene un ritmo elevato, ma un elevato livello di attenzione personale e la facilità di comunicazione garantiscono che tutte le questioni rilevanti vengano affrontate.

7) Mancanza di apertura e confronto.

In alcuni gruppi si forma una sorta di cospirazione quando le persone e gli eventi non vengono analizzati in modo critico. Qui il libero flusso di giudizi e commenti è inibito per creare un microclima amichevole. I membri del team possono scoraggiare l'apertura per diversi motivi: Educazione: i membri del team credono che l'etichetta sociale precluda il confronto. Paura di “perdere la faccia”: le persone sentono che le critiche dei colleghi possono portare a un calo della loro autorità Riluttanza a “scuotere le acque”: i dipendenti credono che le critiche evidenzino debolezze e minino il clima morale. Mancanza di qualifiche: i membri del team comprendono i vantaggi di un'analisi attenta, ma semplicemente non si sentono in grado di svolgerla in modo costruttivo; mancano della necessaria capacità di analisi e di confronti personali.

8) Dipendenti non sviluppati.

Un lavoro di squadra efficace deve riunire le competenze di tutti i dipendenti. A parità di altre condizioni, le squadre con un alto livello di capacità individuali hanno le maggiori opportunità. Le capacità potrebbero non dipendere dall’istruzione, dalle qualifiche e dall’esperienza. Altri manager sembrano avere tutte le conoscenze e le competenze necessarie, ma non riescono mai a ottenere risultati apprezzabili. Altri hanno un basso livello di istruzione e, a prima vista, sembra che manchino di capacità gestionali, ma nonostante ciò la loro attività ha un incredibile successo.

9) Scarsa creatività.

Un team efficace è in grado di generare idee creative e implementarle. Molto dipende da una propensione condivisa a innovare, difficile da descrivere. Alcune organizzazioni sono arrivate al punto in cui il lavoro diventa entusiasmante e in questi casi la vita è letteralmente in pieno svolgimento. La noiosa ripetizione di compiti senza senso non fa altro che aumentare la frustrazione e sopprimere vitalità, entusiasmo e creatività. Da un punto di vista organizzativo ciò è pericoloso perché priva il sistema di creatività e aumenta la resistenza al cambiamento.

10) Rapporti non costruttivi con altre squadre.

Al lavoro, di solito hai a che fare con altri team, ma a volte la qualità di tale interazione è bassa. Molto spesso i collegamenti sono insoddisfacenti e mancano obiettivi comuni. Il caposquadra ha un ruolo speciale nel rafforzare i legami con gli altri team e può fare molto per prevenire l'ostilità e l'emergere della cooperazione.

Vengono considerati quattro tipi di fattori che influenzano l'efficacia di una squadra (gruppo):

organizzativo - status, dimensione e composizione del gruppo;

l'ambiente in cui opera il gruppo, lo stato delle comunicazioni e il luogo specifico in cui opera il gruppo;

l'importanza e la natura dei compiti che le persone devono affrontare;

libertà di organizzare il proprio lavoro, consentendo alle persone di lavorare concretamente in modo più armonico e con interesse.

I modi principali per garantire le prestazioni del team sono:

Avere un leader forte interessato al successo della squadra (formale e informale). Ogni gruppo ha tipicamente il proprio modo di lavorare e le proprie tradizioni specifiche che ne governano il comportamento quotidiano. Influenzare una comunità di persone significa che i loro modelli di comportamento stabiliti devono cambiare, e questo si ottiene più facilmente interagendo con coloro che detengono il potere all’interno di tali gruppi.

Clima psicologico normale. La sua presenza è evidenziata dal sostegno reciproco delle persone, dalla discussione aperta dei disaccordi e dalla riluttanza a trasferirsi in un nuovo posto. È meglio che il team sia diversificato e composto da persone diverse, il che promette una maggiore efficienza lavorativa.

Gli psicologi hanno notato che la coesione è contagiosa e può avere un effetto benefico sugli altri, per questo consigliano di rafforzarla in modo mirato, anche attraverso eventi collettivi formali e informali - da incontri e conferenze a gite didattiche e cene di gala.

La scienza del comportamento manageriale attribuisce grande importanza allo sviluppo di contatti, consultazioni e connessioni personali tra il manager e i subordinati. La fiducia è la base per la formazione di un team sano e produttivo. La fiducia nasce quando le persone dicono quello che pensano e vengono eliminate le aree di incertezza e di debolezza professionale.

Una squadra efficiente deve avere dimensioni ottimali. La dimensione della squadra è determinata dai suoi obiettivi e influenza la preparazione dei singoli membri a determinati sforzi, la forza della squadra e i risultati delle sue attività.

Chiarezza degli obiettivi. Tutti devono immaginare a quali risultati tendere, comprendere chiaramente e condividere gli obiettivi del team. Un compromesso ottimale tra gli interessi personali e collettivi dei dipendenti consentirà al manager di liberare l'energia dei subordinati e indirizzarla al raggiungimento degli obiettivi dell'organizzazione.

Formazione di appropriati norme e standard Ecco come. Quale comportamento attesi dai membri del team.

Solo rispettando queste norme un individuo può contare sul sostegno e sul riconoscimento degli altri, nonché su un'adeguata stimolazione del suo contributo alla causa comune.

Cerca nuove conoscenze, idee, metodi di lavoro promettenti. La ricerca diventa un'esigenza interna delle persone in un tale team, stimolando lo sviluppo delle capacità creative individuali di ciascun dipendente. L'efficacia della gestione dipende dalla misura in cui il manager è in grado di creare e mantenere un'atmosfera creativa nel team.

Modelli generali di formazione di una squadra vitale ed efficacemente funzionante:

il collettivo è il prodotto dello sviluppo del gruppo nel suo insieme e di tutti i suoi membri individualmente nel contesto di attività comuni socialmente significative;

la condizione per la formazione di un'équipe è la presenza nel gruppo di normali connessioni interpersonali e l'armonia tra rapporti formali e informali;

quest'ultimo dovrebbe esprimersi in un'interazione di successo nel processo di gestione tra il manager e il leader informale del gruppo.

Solo creando un team di lavoro efficace puoi essere sicuro che i problemi dell’organizzazione verranno risolti con successo. Ma allo stesso tempo, una condizione necessaria è la partecipazione attiva del manager a tutti i processi di formazione, sviluppo e attuazione dei suoi obiettivi.

In ogni attività, arriva un momento in cui valutazioni come "siamo andati all'asilo insieme, non mi deluderà" smettono di funzionare. Potete valutare i vostri compagni di squadra in questo modo purché siate in due o tre. Puoi selezionare i capi dipartimento in questo modo purché tu abbia una dozzina di persone nella tua squadra e due livelli di gerarchia: “io e il resto”. Una volta compreso che parte delle responsabilità principali sono necessarie per te, la questione di fare la scelta giusta diventa un problema. E il prezzo dell'emissione cresce, insieme alle dimensioni della tua azienda.

Naturalmente, per qualche tempo ti affiderai a semplici categorie logiche: profitto complessivo dell'azienda, indicatori di un'area particolare, assenza di fallimenti e scandali. Ma per un po’ si può guidare solo a casaccio; arriva il momento in cui bisogna usare strumenti “intelligenti”.

Fortunatamente, nel corso dei secoli sono stati sviluppati molti strumenti di gestione. Ti diremo le nozioni di base: dove "scavare" se sei seriamente intenzionato a ricercare le qualità personali e aziendali dei tuoi dipendenti. Scegliere un metodo specifico e applicarlo nella pratica è un argomento troppo ampio per un articolo; noi suggeriremo solo la direzione.

Qualità personali

Si ritiene che solo una "personalità forte" possa condurre con successo. Dietro queste parole generali si nascondono interi elenchi di qualità che un manager dovrebbe avere.

Ecco un esempio: la visione di un leader efficace proposta dall'accademico V.A. Trapeznikov. In questa interpretazione, colui che è in grado di gestire le persone è “ sa - può - vuole - ha tempo».

• Conosce: ciò presuppone non solo conoscenze professionali, ma anche capacità manageriali. La conoscenza è potere e questa non è solo una frase. Un manager, infatti, deve possedere due saperi: professionali e manageriali.
• Forse: altro concetto chiave. È ovvio che la gestione non sarà efficace se il leader è un “teorico”. Non basta imparare le formule per gestire le persone, è necessario metterle in pratica. Ne abbiamo già parlato quando abbiamo parlato di come vedere un leader potenzialmente forte attraverso il prisma del suo lavoro nel CRM.
• Vuole: questa è la motivazione. D'accordo, un leader senza il desiderio di realizzare l'impossibile è uguale a un artista. Anche il manager deve essere motivato e il sistema di motivazione sarà più complesso rispetto ai livelli inferiori della gerarchia.
• Ottiene: anche qui occorre ritornare al “sa – può”. La capacità di organizzare il proprio lavoro è un’importante capacità di leadership che deve essere sviluppata allo stesso modo delle competenze professionali.

Puoi semplicemente disegnare una tabella con quattro colonne e valutare i tuoi manager in base a questi parametri. La valutazione sarà soggettiva e imprecisa, ma se all'improvviso si scopre che hai messo con sicurezza un segno meno in qualche colonna, congratulazioni, hai trovato l'anello debole.

Lo “standard americano di un leader efficace” assomiglia a questo:

• Allenamento professionale- anche non solo formali, ma anche acquisite attraverso l'autodidattica o l'esperienza personale - sufficienti a svolgere almeno un livello medio delle varie funzioni professionali.
• Livello di istruzione generale, che include il grado di alfabetizzazione funzionale (competenze come lettura, scrittura e aritmetica), nonché la capacità di comprendere rapidamente le informazioni.
• Tipi e caratteristiche del temperamento - un sistema nervoso equilibrato, forte e agile, che contribuisce all'acquisizione di capacità gestionali, al loro miglioramento e all'adattamento accelerato ai cambiamenti nell'ambiente professionale, sociale e politico.
• Stato di salute e indicatori fisici, rilevante nel contesto di questa professione.
• Motivazione per attività specifiche - un aspetto che spesso viene trascurato come ovvio (è generalmente accettato che un manager debba essere motivato per impostazione predefinita a raggiungere elevati livelli di successo ed efficacia).

Ma è sufficiente possedere semplicemente determinati tratti caratteriali per gestire bene le persone? Si può parlare di efficacia di un leader solo perché è socievole e motivato? NO. È necessario analizzare non solo criteri statici (la presenza di determinate qualità), ma anche dinamici: la manifestazione di queste qualità nel processo lavorativo. Esistono diversi metodi utilizzati per questo; esamineremo alcuni dei più popolari.

Motivatori: valutazione di valori e fattori di motivazione

L’efficacia personale dipende direttamente dalla motivazione. Da dove “cresce” la motivazione di una persona? Dalle sue convinzioni e valori.

Per cosa è adatta la tecnica?

Le informazioni ottenute permettono di:

• individuare i bisogni per lo sviluppo dell'efficacia personale e professionale, elaborando piani di sviluppo individuali;
• distribuire bonus in base alla valutazione delle prestazioni;
• formare una riserva di personale identificando i dipendenti promettenti.

Riassumiamo

Valutazione dell'efficacia personale - questo è un modo per scoprire quanto il desiderato corrisponde all'effettivo.

Tutti gli strumenti presentati richiedono una “calibrazione” per adattarsi ai tuoi scopi e obiettivi. Ciò è particolarmente importante nella fase preparatoria - per determinare i risultati accettabili, la scala di valutazione appropriata e le sue impostazioni, nonché gli ulteriori passi che dovranno essere compiuti in risposta a un particolare risultato.

Tutte le tecniche veramente utili mostrano non solo la presenza di determinate qualità, ma anche il grado della loro manifestazione: non basta sapere cosa hai, devi capire cosa ti motiva e quali risorse puoi utilizzare nel tuo lavoro

L’efficacia personale deve essere valutata dinamicamente, cioè regolarmente. Il periodo ottimale è una volta all'anno, ma se necessario le valutazioni possono essere effettuate più spesso. Confrontando i risultati di periodi diversi, vedrai un quadro oggettivo:

• Quanto successo hai come leader?
• sia che tu stia andando avanti o che tu stia fermo,
• quali qualità devi sviluppare in te stesso per ottenere di più.

Senza alcuna ricerca, vediamo solo il punto del nostro percorso professionale in cui ci troviamo ora. Se valutiamo sistematicamente l'efficacia e analizziamo i risultati, otterremo un quadro completo: conoscenza professionale accumulata, potenziale nascosto e prospettive future. E poi la conoscenza delle tue risorse e competenze sarà la base su cui potrai costruire una mappa di ulteriore avanzamento professionale.

Se hai finito di leggere l'articolo significa che hai a cuore i tuoi successi e che il lavoro dei tuoi dipendenti è importante. Ecco un paio di pensieri che ti aiuteranno a utilizzare saggiamente i nostri consigli:

• Non discutere in nessun caso i risultati intermedi; non dire a una persona quali voti hanno ricevuto gli altri. Discutilo in anticipo con gli artisti: le informazioni non dovrebbero fuoriuscire al di fuori del gruppo di lavoro. I risultati devono essere discussi personalmente e le misure adottate con attenzione, altrimenti disturberai la squadra.
• Per evitare che la ricerca diventi oggetto di ansia acuta nel team, conducila regolarmente: semplicemente si abitueranno e vedrai cambiamenti nelle dinamiche.
• Se hai fatto le tue ricerche e di conseguenza hai intrapreso ostentatamente azioni drastiche, come licenziare o spostare qualcuno, aspettati disordini. E la seconda volta questi studi verranno accolti con grande cautela.

E la cosa più importante: Non rimanere bloccato sui risultati della ricerca. A volte i test mostrano una cosa, ma le persone ne mostrano un'altra. Se la ricerca mostra che il tuo miglior manager è il più debole dell'azienda, allora questo è un motivo per a) eseguire altri test per ricontrollare eb) dare un'occhiata più da vicino al motivo per cui pensi che sia il migliore.

Tutti sanno che il successo operativo e il benessere finanziario di un'impresa dipendono spesso dalle prestazioni dei suoi dipendenti. Prima o poi, ogni manager pensa a promuoverla e per questo puoi utilizzare uno qualsiasi dei metodi efficaci, dopo aver scelto quello più conveniente per te.

Prima di utilizzare metodi di base per migliorare l'efficienza, è necessario rispondere ad alcune domande:

• È possibile aumentare la produttività del lavoro con lo stesso personale, ad es. senza la sua estensione?
• L’azienda funzionerà in perdita se aumenta la sua forza lavoro?
• Il personale lavora a pieno regime oppure a metà capacità?
• C’è motivazione per prestazioni più elevate tra i dipendenti?

Anche se la risposta alla maggior parte delle domande è positiva, è sempre necessario andare avanti: aumentare il fatturato commerciale, ridurre i costi di cassa, espandere la base clienti, attirare investitori, ecc. Tutto ciò è possibile solo con il massimo impegno del personale al lavoro e, in caso contrario, dovresti prestare attenzione ai metodi più attuali per raggiungere i tuoi obiettivi.

Migliorare l'efficienza del lavoro: metodi di base

Prima di utilizzare uno qualsiasi dei metodi, è necessario determinare l'entità del problema: non sta dando il massimo un dipendente o l'intero staff? Se determinati compiti vengono assegnati a una persona e questi li esegue in modo altamente professionale con risultati impressionanti, ma allo stesso tempo è necessario espandere i suoi compiti per ottenere i migliori risultati, sarà necessario il coinvolgimento di altro personale.

La distribuzione delle responsabilità lavorative, nonché il calcolo (espansione) delle risorse, vengono effettuati dai manager. Se si verifica una situazione in cui, per aumentare l'efficienza, è richiesta la distribuzione delle responsabilità tra i subordinati, è necessario rispettare le seguenti regole:

• Requisiti di competenza ed adeguati per ciascun dipendente. Non è possibile aggiungere nuove responsabilità se è già stato estremamente sovraccarico: ciò comporterà una diminuzione delle sue prestazioni e un deterioramento dei risultati delle sue attività. È meglio distribuire adeguatamente tutto tra più dipendenti in modo che lavorino con piena dedizione;
• Responsabilità. Ogni dipendente dovrebbe conoscere l'area di sua responsabilità: ciò ridurrà il numero dei suoi errori nel lavoro;
• Formazione alla corretta distribuzione dell'orario di lavoro. Prima di assegnare un compito a un dipendente, il manager deve determinare quanto tempo gli occorrerà per completarlo. Se un subordinato si oppone e dice che non avrà tempo, è necessario sottolineare che non sa come pianificare il suo programma;
• Giustificazione di tutte le pretese nei confronti del dipendente. Se un manager si limita a rimproverare un dipendente senza fornire alcuna motivazione, sembrerà semplicemente una pignoleria. È sempre necessario motivare e spiegare quali azioni ci si aspetta dal subordinato e cosa sta facendo di sbagliato;
• Determinazione delle competenze dei dipendenti. È importante non solo distribuire correttamente il carico di lavoro tra i dipendenti, ma anche determinare quale dipendente può svolgere meglio un compito specifico. Se un subordinato è occupato e ovviamente non potrà portare a termine il compito in tempo, è meglio affidarlo a un'altra persona;
• Incoraggiamento. Questa misura è di natura psicologica, perché se il manager non solo punisce, ma anche incoraggia, è più facile per il dipendente identificare i suoi punti di forza e di debolezza. Durante la gratitudine, l'accento dovrebbe essere posto sulle qualità personali del dipendente, grazie alle quali ha potuto svolgere con competenza il compito assegnatogli.

La situazione diventa molto più complicata quando l'efficienza del lavoro è bassa non per una persona, ma per l'intero team. In questo caso il problema potrebbe risiedere in una motivazione insufficiente o in una selezione errata del personale al momento dell'assunzione. In questo caso, è necessario studiare in dettaglio diversi fattori:

• Numero e composizione della squadra;
• Rapporti di lavoro tra dipendenti e dirigenti;
• Rispetto degli standard aziendali.

In teoria, gli standard aziendali esistono in ogni azienda, ma alcuni preferiscono averli per iscritto. Descrivono in dettaglio le relazioni sociali tra tutti i dipendenti dell'impresa, dagli specialisti junior al management.

Molte persone credono che la produttività del lavoro possa essere aumentata aumentando il numero dei lavoratori, ma questo non è affatto vero. Il numero ottimale del personale va da 7 a 11 persone ed è auspicabile che abbiano età e psicotipi diversi. In questo caso, a causa dei diversi punti di vista, spesso possono sorgere controversie e conflitti anche gravi nel dipartimento, ma è grazie a tali situazioni che sarà possibile trovare la giusta soluzione alla questione problematica.

Il modo migliore per aumentare l'efficienza dell'intero team è creare relazioni favorevoli al suo interno, nonché una corretta motivazione. In quest'ultimo caso, i datori di lavoro possono sviluppare i propri sistemi di bonus, grazie ai quali ciascun dipendente sarà motivato a svolgere meglio le proprie mansioni lavorative, il che alla fine porterà a un miglioramento delle prestazioni di tutto il personale.

Anche le condizioni di lavoro sono di grande importanza: è importante che i lavoratori dispongano di tutte le attrezzature per svolgere al meglio le mansioni lavorative, nonché di luoghi di lavoro confortevoli. Se un dipendente si sente a disagio o manca di risorse, non dovresti aspettarti da lui un'elevata produttività.

I principali problemi che un manager può incontrare

Per aumentare l'efficienza e la redditività dell'impresa, alcuni datori di lavoro preferiscono creare un enorme staff di loro delegati. Alla fine, ciò porta al fatto che per un dipendente ordinario ci sono 2-3 capi, e ciò interferisce solo con un'attività lavorativa favorevole, perché trascorreranno la maggior parte del loro tempo solo a discutere delle proprie azioni.

Molto spesso, un'ampia composizione di manager porta a una diminuzione delle prestazioni dell'intero team, perché per lo più a causa del basso carico di lavoro, per creare l'apparenza di lavoro, i deputati devono convocare riunioni non necessarie e richiedere costantemente inutili rapporti e altri documenti dei loro subordinati. Nel compilarli, i lavoratori ordinari perdono tempo che potrebbe essere utilizzato per risolvere altri compiti più importanti per l'impresa.

Un altro problema tipico della maggior parte delle imprese è l'elevato numero di personale ordinario: autisti, segretarie, ecc. A volte c'è una segretaria per ogni manager, il che sicuramente gli facilita il lavoro, a volte lo libera quasi completamente dai suoi impegni lavorativi (in teoria). Tutti i dipendenti devono ricevere uno stipendio e non tutti sono redditizi per l'organizzazione, quindi la riduzione del personale può migliorare il benessere finanziario dell'azienda.

Il terzo e più comune errore commesso dai manager è l'organizzazione impropria del processo di lavoro. Se i dipendenti bevono caffè troppo spesso, fanno pause per fumare o parlano costantemente, ciò interferisce con l'efficace svolgimento delle mansioni lavorative da parte dell'intero team. Per evitare un simile problema, è sufficiente affidare compiti ai dipendenti indicando scadenze specifiche e il tipo di incentivo (bonus, ferie, ecc.), e poi semplicemente non avranno né voglia né tempo di distrarsi, perché lo faranno essere ben motivato.

Migliorare l'efficienza dei dipendenti del negozio: un programma di esempio

Nei punti vendita al dettaglio, le prestazioni del personale influiscono direttamente sui profitti, quindi è possibile utilizzare i seguenti metodi per migliorare l'efficienza:

• Stesura delle descrizioni delle mansioni per tutti i dipendenti;
• Privazione dei bonus per violazione delle norme sul lavoro;
• Conduzione di certificazioni del personale;
• Analisi delle prestazioni dei dipendenti al fine di individuare i più attivi e i migliori;
• Sviluppo di un sistema di bonus;
• Creazione di sistemi di incentivi materiali per i dipendenti di maggior successo, quando il loro stipendio, oltre all'entità dello stipendio, dipenderà dal numero di vendite e dal fatturato in generale;
• Equa trattenuta dal salario per assenza dal lavoro senza valido motivo.

L'abuso di alcuni metodi può portare a licenziamenti su larga scala dei dipendenti su loro richiesta, quindi è molto importante poter non solo punire, ma anche incoraggiare il personale, osservando la misura in ogni cosa.