Istruzioni per mantenere la pulizia sul posto di lavoro. Il metodo preferito per gestire una pila di documenti. Delineare oggetti: disegnare il contorno di un oggetto sulla superficie su cui l'oggetto deve essere conservato

Perché hai bisogno dell'ordine in ufficio e come crearlo? È possibile un “ordine ideale”?

Risposta

È importante non solo mettere le cose in ordine, ma creare sistemi in cui il lavoro si svolge con il minimo sforzo e l’ordine viene mantenuto “da solo”.

Secondo Wikipedia, l’ordine ideale è “lo stato o la disposizione armoniosa, attesa e prevedibile di qualcosa”. Sembrerebbe, di cosa possiamo parlare qui se tutto è chiaro? Tuttavia, se ci pensi, si scopre che non tutto è così semplice.

Ti è mai capitato di venire a visitare e ammirare l'aspetto dell'appartamento di qualcuno e poi, tornando a casa, renderti conto che personalmente difficilmente ti sentiresti a tuo agio in una casa del genere? Purtroppo si verificano errori di calcolo non solo durante la ristrutturazione di appartamenti privati, ma anche quando vengono coinvolti specialisti per creare una nuova immagine.

In un'azienda, dopo i lavori di ristrutturazione, i dipendenti hanno iniziato a prendere più spesso congedi per malattia, avevano costantemente mal di testa. Le pareti dell'ufficio dell'azienda dopo la riparazione dell'acciaio colore arancione e hanno acquisito configurazioni interrotte, sul soffitto sono apparse luci al neon, inoltre, nell'ufficio si sentiva costantemente una strana musica in sottofondo... e nient'altro è cambiato. Ma a giudicare dal feedback dei dipendenti, la nuova immagine dell’azienda dopo la ristrutturazione non ha portato alcun beneficio.

È importante saperlo!

Mettere le cose in ordine inizia con le riparazioni. È molto difficile ripristinare l'ordine se la riparazione è stata eseguita "per spettacolo", ad esempio, i pannelli del controsoffitto cadono dal soffitto, il tappeto è sporco, i fili pendono, ecc.

Un vicedirettore, di regola, viene a lavorare quando molto è già stato fatto lì prima di lui. E ha bisogno di adattarsi alla situazione esistente, e solo dopo un po 'ha l'opportunità di iniziare a cambiarla gradualmente.

È importante che l'ufficio corrisponda al livello e allo status dell'organizzazione. In questo caso non è necessario risparmiare i soldi dell’azienda se il manager ritiene che l’immagine sia importante. Il tuo appartamento personale e la sua ristrutturazione è una cosa, un ufficio è un'altra. Gli importi spesi per le riparazioni possono variare di decine o addirittura centinaia di volte per unità di superficie!

L'ordine è anche un sistema di lavoro che non sovraccarica innanzitutto te e il tuo capo. Un indicatore è il ritmo con cui opera l’azienda. Veloce non significa frenetico.

Quanto più alto è il ritmo, tanto più importante diventa la prevedibilità, quando ogni dipendente sa chiaramente cosa fare e in quale secondo, cosa e dove prendere, dove mettere, ecc.

Da dove cominciare a mettere le cose in ordine?

Innanzitutto separiamo due processi: pulizia ordinaria e pulizia generale. Per la “routine” è consigliabile acquistare attrezzature da ufficio adeguate.

Si consiglia di dedicare del tempo alla pulizia non solo ogni giorno, ma anche alla fine del piccolo cicli produttivi- non appena hai finito di lavorare con certo gruppo documenti, ripulirono immediatamente il pasticcio.

Guarda come lavorano gli chef nei ristoranti giapponesi che operano su un sistema di trasporto del sushi. Non appena lo chef finisce di preparare il panino (lo fa proprio davanti ai visitatori), toglie il suo posto di lavoro(è sempre perfettamente pulito e attraente).

Può sembrare impossibile. Tuttavia, spesso ciò che prima sembrava irrealistico è tecnicamente abbastanza semplice da realizzare con un certo approccio.

Se lo smistamento delle pratiche richiede molto tempo, creare un sistema di archiviazione temporanea, ma in questo caso è molto importante assicurarsi di allocare il tempo in modo che quello temporaneo non diventi permanente. Se qualcosa si accumula in qualche punto dell'ufficio, questo è un segnale che qualcosa deve essere cambiato e reso più conveniente: posizionare un dispositivo di archiviazione, un bidone della spazzatura in questo posto o reindirizzare il flusso di cose, persone, documenti, ecc. in un altro posto.

La pulizia generale richiede molto più tempo della pulizia ordinaria. Si consiglia di includerlo nel piano quando lo stress lavorativo si attenua, ad esempio prima delle vacanze lunghe o quando il capo va in ferie, ecc. Durante le pulizie di primavera è utile guardare il proprio ufficio con gli occhi nuovi di un visitatore occasionale. Se ti senti in colpa per la separazione da alcune cose, puoi chiedere a qualcuno di aiutarti. Generalmente estranei tendi a buttare via molto più di quanto puoi buttare via tu stesso.

Metti tutte le cose i cui benefici sono discutibili in una cartella o scatola speciale. Se non ti servono dopo un mese, puoi buttarli via. Se alcuni degli articoli che trovi non sono necessari a te, ma ad altre persone ne hanno bisogno (ad esempio, souvenir aziendali), puoi regalarli. È utile avere in ufficio una scatola con piccoli regali da poter donare nuovamente in caso di necessità (ma devono essere cose nuove che attraggano chi lo riceve). Non dare qualcosa di cui né tu né l'altra persona avete bisogno: questo è un segno di cattive maniere.

Abitudini personali ed esigenze lavorative

Alcuni chirurghi potrebbero non osservare le regole igieniche di base nella vita di tutti i giorni. Ma questo non li rende cattivi dottori, se al lavoro agiscono secondo le istruzioni.

Per un vicedirettore è importante dare agli altri una certa impressione positiva, che può essere distrutta anche da piccoli dettagli.

In molte aziende alla segretaria non è consentito fumare (anche se è una tua abitudine). Ci sono altri requisiti, a volte piuttosto divertenti, ad esempio dare da mangiare ogni giorno ai pesci nell'acquario del capo, annaffiare i fiori, caricare tempestivamente i cellulari del capo, preparare con cura la valigia per un viaggio d'affari, poter andare d'accordo con la moglie e i figli, ecc.

Attorno alla professione di segretaria si è sviluppata un'aura di certi stereotipi, che è auspicabile rispettare in un modo o nell'altro (guidati dal proprio senso di tatto e buon senso).

È generalmente accettato che l'assistente del primo manager si vesta meglio degli altri dipendenti dell'azienda. Questo non significa “più caro”, bensì “di buon gusto”. Puoi trovare articoli in vendita nei negozi di marca disponibili per quasi tutti i budget. Il proprietario dell'ufficio dà il tono al resto dei dipendenti e, se necessario, fa commenti appropriati (soprattutto con molto tatto).

Non trascurare le piccole cose. Documenti piegati in modo bello e uniforme, una tazza di tè perfettamente servita: questo è il vero biglietto da visita assistente del primo direttore. Cerchi la perfezione, anche se gli altri dipendenti potrebbero pensare che semplicemente portare a termine il lavoro in tempo e in qualche modo sia sufficiente. Allo stesso tempo, non dovresti cadere nel perfezionismo: comunque, la perfezione è irraggiungibile per definizione. Ogni persona ha piccole abitudini con cui è molto difficile affrontare: qualcuno si tira i capelli quando è preoccupato, qualcuno si morde le labbra o si mangia le unghie. Inizia a mettere le cose in ordine con te stesso - con il tuo aspetto, che impressione fa il tuo posto di lavoro sugli altri, e poi sarà più facile per te chiedere agli altri dipendenti che obbediscano alle tue richieste e istruzioni (con le quali non sempre sono d'accordo) .

5 "S" giapponesi

Gli astuti giapponesi hanno inventato un intero sistema, che hanno chiamato " Pendere" O " Kaizen».

Kaizen, Kaizenè una filosofia o pratica giapponese che si concentra sul miglioramento continuo dei processi produttivi e gestionali, sullo sviluppo dei processi aziendali di supporto e sul miglioramento di tutti gli aspetti della vita.

Si scopre che se dipingi l'officina Colore bianco, eventuali detriti e sporco diventeranno molto più evidenti. Confrontalo con l'approccio standard: dipingilo con un colore che non lascia segni in modo che le imperfezioni non siano visibili.

La base del metodo Kaizen è costituita da cinque elementi chiave-"5 S":

Seiri- precisione;
Seiton- ordine;
Seiso- purezza;
Seiketsu- standardizzazione;
Shitsuke- disciplina.

Cinque principi per applicazione pratica si trasformano nelle seguenti cinque regole.

1. Ordina: sbarazzati delle cose inutili. Di tanto in tanto appare qualcosa di superfluo in ufficio, sul posto di lavoro e persino nella tua borsetta. E crea un pasticcio. Sbarazzarsi di esso! Rendi questo processo la tua abitudine e divertiti (credimi, è possibile). Un'abitudine è qualcosa che si ripete regolarmente. Non appena noti cose inutili, documenti, ecc. - attiva l'abitudine (se, ovviamente, c'è tempo per questo in questo momento, in caso contrario, assicurati di tornare su questo più tardi quando apparirà). A poco a poco, l’abitudine prenderà piede e il livello di ordine intorno a te aumenterà.

Se non sai se un oggetto non è necessario o meno, procurati una scatola speciale per questi casi, che deve essere svuotata regolarmente (dopo un certo periodo, ad esempio una settimana o un mese).

2. Mantieni l'ordine: assegna a ciascun articolo il proprio posto. Questa semplice regola permette di evitare moltissimi problemi. Un dipendente ha smarrito un documento importante? Ne aveva una copia, ma tu hai ancora l'originale. Dove sono le chiavi dell'appartamento? Appeso a un supporto speciale vicino porta d'ingresso. Tali tecniche fanno risparmiare molto tempo, perché... semplicemente non ci sono situazioni in cui hai urgentemente bisogno di qualcosa che non riesci a trovare

Se perdi regolarmente qualcosa, firma il luogo in cui l'oggetto deve essere conservato in modo permanente, acquista per esso un contenitore, un armadietto, uno scaffale, una cartella speciale, ecc. Forma i tuoi dipendenti a conservare i documenti sui loro computer in un certo ordine, e poi in situazioni in cui un dipendente si ammala o va in vacanza, chiunque lo sostituisca troverà rapidamente tutto. Sì, alcune persone resisteranno con tutte le loro forze nuovo sistema, ma se dimostrerete una certa tenacia, unita al senso del tatto, ne apprezzeranno presto i vantaggi.

3. Mantieni pulita la tua area di lavoro. Fatti invidiare da qualsiasi chirurgo! Ciò non significa che devi costantemente passare l'aspirapolvere sulla tastiera o pulire i tasti con l'alcol (anche se è certamente una buona idea farlo anche a volte). La cosa più importante è determinare da soli cos'è la "purezza".

Ad esempio, quando torni a casa, sul tavolo non rimane un solo documento. Oppure non ci sono icone inutili sul tuo "desktop" del tuo computer, tutti i documenti sono in cartelle speciali e non vengono scaricati a casaccio nella speranza che un giorno metterai le cose in ordine. È molto più semplice sistematizzare inizialmente cosa salvi e dove, e insegnare la tua tecnologia ad altri dipendenti inviando loro una lettera speciale che mostra chiaramente cosa dovrebbe essere fatto e come.

4. Standardizzare le procedure per mantenere la pulizia e l'ordine.È molto difficile controllare la qualità a occhio. Le industrie ad alta tecnologia dispongono sempre di servizi di controllo tecnico.

Se vuoi che i dipendenti si conformino certe regole, crea loro dei brevi promemoria, se necessario, scatta una fotografia di ciò che ritieni corretto e includi la foto direttamente nel promemoria.

Non dovrebbero esserci troppe istruzioni di questo tipo, altrimenti una persona dimenticherà immediatamente tutto. Evidenzia solo le cose più importanti che contano per te e insegna agli altri come ottenerle rapidamente e facilmente. Meno sforzo viene speso, meglio è.

5. Migliorare l'ordine e favorirne il mantenimento. Se crei il promemoria più ideale, ma non lo implementi e non controlli il rispetto dei requisiti che hai inserito, tutti gli sforzi spesi verranno presto vanificati. Soddisfare le tue richieste è semplice: loda le persone per ciò che fanno bene e sottolinea gentilmente gli errori. Allo stesso tempo, è importante spiegare cosa deve essere corretto esattamente affinché risulti come dovrebbe. Se c’è l’opportunità di sostenere le parole con qualcosa di materiale, è fantastico.

Ad esempio, questo mese un piccolo bonus per l'impiegato più ordinato dell'ufficio (è importante che non sia sempre la stessa persona, altrimenti gli altri perderanno entusiasmo). Anche mezzi semplici e comprovati come comitati d'onore, gratitudine da parte del manager, un piccolo regalo, ecc.

Puoi applicare questi suggerimenti non solo al lavoro, ma anche a casa, dove funzionano con lo stesso successo, portandoti benefici ogni giorno.

Sul carattere di una persona problemi interni, l'integrità personale, le qualità creative o imprenditoriali possono essere espresse non solo da azioni, parole e gesti, ma anche dal luogo di lavoro. Naturalmente, questo metodo per trarre conclusioni su una persona non può essere definito corretto al 100%, ma rappresenta una certa curiosità e ti aiuterà almeno a capire quale persona appartiene a questa o quella tabella. Quindi, a cosa dovresti prestare attenzione prima?

Strumenti di lavoro sul tavolo

Per trarre conclusioni su una persona, guarda prima sull’ergonomia dello spazio di lavoro. Se tutto ciò di cui hai bisogno è posizionato in modo tale da poterlo “arrivare” il percorso più breve“- una persona apprezza il tempo. È organizzato e propositivo, sa cosa vuole e come ottenerlo. La versatilità degli strumenti suggerisce che una persona utilizza un minimo di mezzi per ottenere il risultato desiderato. Potrebbe trattarsi di un pennarello da segretaria, di un raschietto per forchette da casalinga, di un multiutensile da meccanico e di altri strumenti multifunzionali.

In quel caso, quando sul piano di lavoro non ci sono solo gli strumenti di base, ma niente e tutto è nascosto nei cassetti del tavolo: il proprietario di un tavolo del genere probabilmente ha problemi di comunicazione. È chiuso al contatto e non vuole essere contattato. mondo interiore preoccupato. Nella comunicazione, queste persone sono sempre uniformi e calme, a volte vengono chiamate "cracker". Le tempeste di emozioni che sperimentano dentro di loro sono invisibili agli altri, ma a volte questi ultimi si trovano ad affrontare il risultato di queste “tempeste”: azioni imprevedibili, improvvisi esaurimenti nervosi.

Ordine sul posto di lavoro

Tra le persone esiste una cosa come “ disordine artistico" Questa non è una definizione del tutto corretta. Esistono due tipi di disordine: apparente e reale.

Se ti sembra di vedere un "pasticcio" completo, ma allo stesso tempo il proprietario del posto di lavoro può farlo occhi chiusi trovare in tutta questa confusione cosa necessaria, - c'è prova di uno spirito ribelle, personalità creativa, capacità di pensare fuori dagli schemi. A una persona del genere non piace agire in modo stereotipato.

Quando appare davanti ai tuoi occhi? vero caos, in cui il cibo avanzato, le riviste dell'anno scorso e Documenti importanti, in queste rovine è impossibile trovare chiavi o cellulare, tutto è spolverato da un discreto strato di polvere: davanti a te c'è un posto di lavoro persona infantile. È volitivo, capriccioso, eccentrico e, spesso, è qualcuno con un'elevata autostima. Anche se, in alternativa, potrebbe trattarsi di una persona da cui è completamente disconnesso vita reale. Un fenomeno simile si riscontra spesso tra i lavoratori a domicilio (liberi professionisti) nel settore IT.

L'esatto opposto di una persona creativa o "infanta" è un conservatore. Lui tutto in ordine, in ordine alfabetico, per colore e dimensione. Se si tratta della casa, allora tutti gli scaffali con vestiti, scarpe e stoviglie sono in perfetto ordine, e qualsiasi cosa sposti accidentalmente ritorna al suo posto con o senza irritazione. Questa persona è ostile o ha paura di tutto ciò che è nuovo e qualsiasi interruzione del normale flusso della vita può turbarla.

Oggetti personali sul posto di lavoro

Troppo un gran numero di souvenir, cartoline di altri paesi e città, fotografie di famiglia o di altro tipo parla di eccessivo sentimentalismo e riluttanza a separarsi dal passato (di regola, questo è tipico delle donne).

Inoltre, queste persone spesso rivivono gli errori commessi in passato e tendono ad approfondire se stessi fino a raggiungere uno stato vicino alla depressione. Ad alcuni rappresentanti del gentil sesso piace mettere sul tavolo oggetti personali, come rossetti e altri cosmetici, che di solito vengono nascosti piuttosto che esposti al pubblico. Questo comportamento suggerisce che, molto probabilmente, la signora avverte una mancanza di attenzione.

Vediamo un altro dettaglio interessante. Se una persona ce l'ha sulla sua scrivania ci sono poche cose, ma si trovano in quasi tutti gli angoli dello spazio, come se ne indicasse i confini, forse il proprietario di un tavolo del genere è il proprietario. Dimostra che non cederà semplicemente il suo territorio (e quindi le sue cose) a nessuno (sottolineiamo che possessività e avidità sono cose completamente diverse). Inoltre, un tale algoritmo di comportamento può indicare la riluttanza del proprietario del tavolo ad avvicinarsi alle persone, il desiderio di tenerle a distanza.

Per gli impiegati è dettata la tipologia del posto di lavoro regole aziendali. In alcuni casi, fino al colore i Quaderni. Ma se osservi questi dipendenti, noterai che ognuno di loro, a seconda dell'anzianità di servizio, gradualmente, se possibile, “arreda” il proprio angolo dell'ufficio con varie piccole cose. Potrebbero essere vasi di fiori con fiori, figurine, adesivi sul monitor o fotografie di famiglia. Anche da queste sciocchezze si può concludere se una persona considera il posto di lavoro come qualcosa di permanente o se crede che sia temporaneo.

Dai un'occhiata più da vicino a tutto ciò che circonda la persona che ti interessa. A volte le cose dicono di più sul proprietario di quanto lui stesso possa dire su se stesso. Oltre al desktop, questo vale ovviamente anche per gli effetti personali, compresi gli orologi. Scopri il loro proprietario. Tali osservazioni allenano l'attenzione, la capacità di analizzare e insegnarti a trovare linguaggio reciproco Con persone diverse. E questa, vedi, è un'acquisizione molto utile.

Economia domestica 0

Quasi ogni persona, sia uno scolaretto che un adulto, utilizza una normale scrivania. Non importa se è in ufficio o a casa.

Di tanto in tanto ognuno deve scrivere qualcosa, disegnare qualcosa, compilare documenti, ecc. E in fondo il prodotto d'arredo viene utilizzato letteralmente in continuazione.

Ecco perché è molto importante sapere come mettere le cose in ordine sul desktop in modo da poter sempre trovare questo o quel documento o cancelleria, risparmiando così tempo.

Luogo di lavoro pulito

È sempre più comodo fare affari in un ambiente pulito e ordinato. Pertanto, è importante di tanto in tanto (preferibilmente il più spesso possibile) riordinare la scrivania.
Prima di tutto, devi rimuovere assolutamente tutte le cose da esso, iniziando dal computer e finendo con le piccole cose: non dovrebbe rimanere assolutamente nulla.
Dopo che tutte le cose sono state rimosse, il tavolo deve essere accuratamente pulito dalla polvere. Inoltre, con un panno umido non è sufficiente “spostare” la superficie, ma pulire tutte le zone difficili da raggiungere del tavolo, tutti i ripiani e gli eventuali cassetti.

Anche le cose rimosse dal tavolo dovrebbero essere spolverate. I contenitori per cancelleria e altre cose devono essere puliti non solo dall'esterno, ma anche dall'interno, dopo aver tolto tutto da essi.

Anche il computer/laptop, solitamente collocato sul posto di lavoro, non deve essere lasciato incustodito. Oltre a liberare questa unità dalla polvere, vale la pena prendersi cura della pulizia dello schermo. Può essere pulito come con mezzi speciali per il monitor, oppure con un normale panno umido una piccola quantità soluzione di sapone.

Importante: In nessun caso pulire il monitor del computer con prodotti contenenti alcol e/o cloro, come ad esempio possono facilmente danneggiare lo speciale rivestimento dello schermo. Si sconsiglia inoltre di utilizzare varie polveri (incluso il detersivo) per pulire i monitor.

Sbarazzarsi della spazzatura

La fase successiva del mettere le cose in ordine è eliminare la spazzatura accumulata. Va ricordato che non sono considerati spazzatura solo i fogli scritti o le bacchette vuote, ma anche molto altro ancora.

Prima di tutto, ovviamente, la spazzatura più ovvia finisce nel cestino. Questi sono solo pezzi di carta non necessari, ricariche di penne che non scrivono, ritagli di nastro adesivo, ecc.

Successivamente è necessario cercare detriti più piccoli e poco appariscenti. Quindi, è una buona idea pulire tutti i temperamatite. Controlla anche gli astucci e i supporti per strumenti di scrittura: potrebbero contenere vari frammenti di penne, matite rotte e altri piccoli detriti.

A questo proposito spazzatura inutile Dovresti anche controllare vari documenti/taccuini/file, ecc. Molto spesso molte persone lasciano fogli non necessari e vecchi documenti nella speranza che un giorno possano tornare utili. In linea di principio, questo è corretto: a volte potrebbero essere necessari record importanti nel momento più inaspettato. Tuttavia, non dovresti nemmeno conservare i file obsoleti per troppo tempo: occupano solo spazio di lavoro e raccolgono polvere.

Consiglio: Per non correre ogni volta da una stanza all'altra per buttare la spazzatura, dovresti mettere un apposito bidone della spazzatura sotto la scrivania: quando al suo interno si sono accumulati molti “rifiuti”, puoi semplicemente scuoterli via tutti cestino in un secchio normale.

Stazionario

Dopo aver eliminato tutto ciò che non è necessario, dovresti iniziare a sistemare gli articoli di cancelleria che di solito si trovano sul tavolo.
Tutte le matite devono essere affilate e le bacchette per scrivere devono essere inserite nelle penne.

Si consiglia di ordinare le forniture per ufficio. Le matite dovrebbero essere nello stesso posto con matite, penne con penne, ecc. Trovare gli utensili per scrivere necessari sarà molto più semplice se sai dove si trovano ciascuno di essi.

Le forniture per ufficio dovrebbero essere suddivise in quelle più necessarie e quelle utilizzate raramente. Avvicina i primi in modo che possano essere facilmente trovati durante il lavoro, metti il resto in un astuccio separato e mettilo via dove non interferiranno.

Documenti ed effetti personali

Oltre alla cancelleria, ognuno ha molte più cose sul posto di lavoro, sia necessarie che non così necessarie. Devono inoltre essere risolti periodicamente in modo che non si accumulino, interferendo con gli affari.

I documenti, i file, ecc. più importanti È meglio metterli in una cartella separata o in più cartelle in modo che non giacciano sul tavolo, occupando spazio e perdendosi nella pila generale di cose e documenti.

Quasi tutti hanno oggetti personali “a loro cari” sui mobili da lavoro, oltre a carte e articoli di cancelleria. Cornici per foto, souvenir, semplicemente graziosi ninnoli: tutto questo piace alla vista e spesso riporta alla mente bei pensieri e ricordi. Tuttavia, anche essere troppo impegnati con queste cose è inutile: distraggono dal lavoro e occupano molto spazio.

Anche il computer in piedi sul tavolo deve essere periodicamente "pulito": ordinare i file, eliminare cose non necessarie, ecc. Allora sarà molto più semplice comprendere i documenti archiviati in formato digitale.

Per non dimenticare nessuno dei piani questioni importanti e piani, puoi mettere adesivi con promemoria sul tuo computer. Ma fatelo senza fanatismo, perché... Molti adesivi non fanno altro che confondere e distrarre dagli affari.

In linea di principio, dovresti tenere vicino a te gli strumenti per scrivere e gli oggetti più necessari in modo da poterli sempre procurare rapidamente.

Se sai come pulire correttamente il tuo desktop, mantenerlo in ordine in futuro non sarà difficile e le cose necessarie saranno sempre a portata di mano.

Se sulla tua scrivania ci sono così tanti piccoli oggetti e documenti che non c'è nessun posto dove mettere una tazza, allora è il momento di prendere misure di emergenza. Non è tutto così brutto? Puoi fare ancora un paio di passi per raggiungere l'ideale. Anche se Einstein diceva che "solo uno sciocco ha bisogno dell'ordine: il genio governa il caos", mi permetto di non essere d'accordo con lui. Se non sei Einstein e una scrivania disordinata distrae oggettivamente, riduce la tua efficienza e contribuisce allo stress, meglio stimolare la tua creatività in un altro modo. Solo alcune passaggi utili e i rituali di questo articolo ti avvicineranno alla vittoria: una tavola pulita, organizzata e stimolante.

Passaggio 1. L'ordine sul tavolo inizia con il decluttering

Ci sono persone a cui piace buttare via pezzi di carta in eccesso, e ci sono quelli per i quali questo passaggio sarà il più difficile, ma è necessario iniziare da esso. Lascia che documenti scaduti, appunti irrilevanti, ufficio rotto e altre sciocchezze inutili finiscano nella spazzatura.

Passaggio 2. Ordinamento corretto

Guarda con occhio scettico tutto ciò che rimane dopo la pulizia. Ciò che usi ogni giorno può essere lasciato sul tavolo o in un cassetto vicino. Quello che tiri fuori una volta alla settimana o meno spesso, mettilo in un armadio o sugli scaffali per riporlo. Ciò ti renderà più semplice mantenere lo spazio organizzato e pulito e, di tanto in tanto, alzarti dal computer per andare a prendere qualcosa è semplicemente un allenamento utile.

Passaggio 3. Sistema di archiviazione

Investi in organizzatori attenti - buona idea. È importante che siano comodi per te personalmente e, soprattutto, piacevoli alla vista, quindi sarà più piacevole mantenere l'ordine. Sarebbe fantastico se l'organizzatore avesse un posto per caricare il tuo telefono o, ancora meglio, un'opzione wireless: questo ti salverà da cavi non necessari a portata di mano.

Passaggio 4. Immondizia nella spazzatura

Dal momento che promettere a te stesso "Butterò via questo pezzo di carta la prossima volta che mi alzo" non funziona quasi mai, basta posizionare un piccolo e carino cestino della spazzatura accanto alla scrivania.

Passaggio 5. Conservazione di piccoli oggetti

Non importa quanto ci provi, varie piccole cose si accumuleranno comunque sul tuo desktop. Invece di tenerli d'occhio in modo fanatico, procurati un piccolo vassoio, una ciotola o un altro contenitore dove puoi gettarli. La cosa principale è esaminarlo di tanto in tanto.

Passaggio 6: domare i fili

Vi abbiamo già parlato della ricarica wireless del telefono, ma chiaramente questo non è l'unico cavo che vi darà fastidio. Aggiungi speciali organizzatori di cavi alla configurazione della tua scrivania. Se i fili sono troppo lunghi, attorciglia la parte in eccesso in anelli e fissali con una graffetta, come nella foto sotto. Puoi anche attaccare adesivi colorati sui fili ed etichettarli: un ottimo trucchetto non solo per evitare di rimanere intrappolati in cavi simili, ma anche per aumentare notevolmente le possibilità di riavere indietro la tua proprietà dopo averla prestata ai tuoi colleghi.

Passaggio 7. Documenti di riferimento nelle vicinanze

Se nel tuo lavoro ci sono documenti che consulti costantemente (istruzioni, tabelle - qualunque cosa), è importante che siano facilmente accessibili e non si perdano in altri documenti. Organizza uno spazio per questi "libri di consultazione" sul muro vicino alla scrivania o in un organizer da scrivania. Per un effetto maggiore, puoi contrassegnare questo documento con un adesivo luminoso, inserirlo in una cartella unica o incorniciarlo.

Passaggio 8: decorazioni ispiratrici

Decor sul tuo desktop - essere! Anche se sei un ardente minimalista, 1-2 cose non faranno altro che migliorare tutto. È importante mantenere un equilibrio qui: l'arredamento dovrebbe ispirare, ma non distrarre. E dovrebbe essercene quanto basta per lasciare spazio non solo alle cose utili, ma anche allo spazio vuoto. Le piante in vaso o i fiori in un vaso sono riconosciuti come l'arredamento più utile: si riducono tensione nervosa ben il 37%!

Vanno bene anche cartoline e poster motivazionali, le tazze preferite e gli articoli di cancelleria che non ti vergogni di pubblicare su Instagram non saranno solo fonte di ispirazione, ma anche utili. Se la tua scrivania è contro un muro, usa questo spazio non solo per appendere gli organizzatori, ma anche per bellissime lavagne su cui annotare progetti e idee.

Passaggio 9. Rituale serale

Non basta creare l’ordine una volta: occorre mantenerlo. Un rituale che è importante eseguire prima di uscire di casa aiuterà in questo:

ordinare le cose in organizzatori;
svuotare la tavola da tutte le cose inutili;
pulirlo con un panno con una soluzione detergente (conservarlo nella tabella);
svuotare il cestino;
lavare la tazza.

Pensa a come inizi la giornata, perché il modo in cui trascorri la mattinata è un buon indicatore della qualità del resto della giornata. Se scrivi prima le cose su un quaderno, tienilo davanti alla tastiera con un segnalibro sulla pagina destra e una bella penna accanto. Se stai controllando la posta elettronica, non lasciare che nulla ostacoli il mouse del tuo computer. Sei abituato ad iniziare la giornata con il caffè? Posiziona la tazza nel punto più visibile.

Passaggio 10. Ripetere una volta al trimestre

Crea un altro rito che si ripete 4 volte l'anno: la tua tavola ne avrà ancora bisogno pulizie di primavera. Per non dimenticartene si possono impostare promemoria e segni sul calendario, ma ci sembra che sia molto più piacevole programmare le pulizie in concomitanza con l'inizio di una nuova stagione. Il primo giorno lavorativo di primavera o autunno, divertiti liberamente Foglio bianco, tavolo.

5C è una filosofia di gestione con la quale inizia una produzione efficace e senza la quale semplicemente non può esistere.

5C è al secondo posto dopo la mappatura in termini di popolarità di utilizzo in TechnoNIKOL. Abbiamo iniziato ad implementare le 5C in Azienda circa 10 anni fa e continuiamo ancora oggi. Questo strumento aiuta a raggiungere la soddisfazione del cliente, la leadership in termini di costi, la sicurezza e l'elevata produttività. I problemi non sono visibili finché il posto di lavoro non è organizzato. Pulire e riordinare l'area di lavoro aiuta a scoprire i problemi e identificare i problemi è il primo passo verso il miglioramento. 5C sono cinque parole che iniziano con la lettera “s”:

Passaggio 1: "smistamento": dividere chiaramente le cose in necessarie e non necessarie ed eliminare queste ultime.

Passaggio 2 - "mantenere l'ordine" (pulizia) - organizzare l'archiviazione delle cose necessarie, che consente di trovarle e utilizzarle rapidamente e facilmente.

Fase 4 - “standardizzazione” (mantenimento dell'ordine) - seguendo le procedure stabilite delle prime tre fasi.

Passaggio 5 - “miglioramento” o “autodisciplina” (formazione di un'abitudine) - miglioramento, mantenimento dei risultati raggiunti in precedenza.

Figura 1. Organizzazione dello spazio di lavoro secondo il principio delle 5C

Obiettivi principali della 5C:

Garantire la pulizia sul posto di lavoro.
Risparmiare tempo, soprattutto nel trovare ciò che ti serve per lavorare.
Garantire un lavoro sicuro, riducendo il numero di incidenti.
Aumentare il livello di qualità del prodotto, riducendo il numero di difetti.
Creare un clima psicologico confortevole, stimolando la voglia di lavorare.
Eliminazione di ogni tipo di perdita.
Aumento della produttività del lavoro (che a sua volta porta ad un aumento del profitto dell'impresa e, di conseguenza, ad un aumento del livello di reddito dei lavoratori).

Passaggio 1 "1C"

L'ordinamento comporta:

Separazione di tutti gli elementi nell'area operativa in necessari e non necessari.
Rimozione di elementi non necessari dall'area operativa.

Per rimuovere gli elementi non necessari dall'area operativa nella fase iniziale dell'implementazione, abbiamo utilizzato la cosiddetta “campagna di etichette rosse”, quando un'etichetta rossa (bandiera) viene attaccata o appesa su ogni articolo candidato alla rimozione. Tutti i dipendenti del reparto in cui è avvenuto lo smistamento sono stati coinvolti in questo processo e, di conseguenza, sono stati individuati gli elementi che:

devono essere immediatamente rimossi, gettati o smaltiti;
dovrebbero essere spostati in un luogo di stoccaggio più adatto;
devono essere lasciati e i loro posti devono essere creati e designati per loro.

Per gli articoli con bandiere rosse è stata organizzata una “zona di quarantena”, che veniva smistata una volta al mese. Gli articoli rimasti nella zona di quarantena per più di 30 giorni venivano spostati in un luogo di stoccaggio permanente, solitamente in un magazzino, oppure venduti e talvolta smaltiti.

L'etichetta rossa può essere un normale adesivo rosso con la data in cui l'oggetto è stato spostato nella zona di quarantena, oppure può avere una forma più complessa: con informazioni sull'unità, i motivi del trasferimento nella zona di quarantena, i responsabili, eccetera. Un esempio di etichetta rossa nella Figura 2.

Figura 2. “Zona di quarantena” con gli oggetti collocati al suo interno con bandiere rosse

Passaggio 2 "2C"

Non basta rimettere ogni cosa al suo posto una volta; quest’ordine deve essere sempre osservato da tutti. Quando si camminava nei luoghi di lavoro nella fase iniziale dell'implementazione della 5C, sono sorti molti problemi con la restituzione degli strumenti e delle attrezzature al loro posto. Passò del tempo prima che fosse scelta la posizione ottimale per gli articoli nell'area operativa, che consentisse a qualsiasi dipendente di utilizzare facilmente, trovare rapidamente e riportare al proprio posto documentazione, strumenti, materiali e componenti. Nel contrassegnare il luogo in cui erano conservati gli articoli, abbiamo cercato di utilizzare principi che consentissero, a prima vista in qualsiasi luogo, di determinare immediatamente cosa dovrebbe esserci, il numero di articoli e la loro durata di conservazione. Per questi scopi abbiamo utilizzato metodi diversi visualizzazioni:

1. Delineare gli oggetti: disegnare il contorno di un oggetto sulla superficie su cui l'oggetto deve essere conservato

Figura 3. Tabella della qualità, produzione di isolante minerale, Ryazan

Figura 4. Delineazione degli oggetti sulla tabella della qualità, produzione di isolamento minerale, Ryazan

Figura 5. Stand con utensili, area di lavorazione dei metalli, Yurga

Figura 6. Stand con strumenti (posizionamento verticale e stoccaggio degli strumenti), sito di produzione, Khabarovsk

Figura 7. Tavolo con strumenti (posizionamento orizzontale e stoccaggio degli strumenti), sito di produzione, Khabarovsk

2. Marcatura a colori, in cui diversi tipi di strumenti e dispositivi corrispondono a diversi colori

Figura 8. Foto dei connettori della centrifuga con una parte di accoppiamento che corrisponde al colore, produzione di isolamento minerale, Ryazan

Figura 9. Marcatura a colori delle tubazioni nel sito di preparazione del legante, Khabarovsk

3. Segnalazione con vernice per evidenziare le aree di stoccaggio sul pavimento e/o nei corridoi

Figura 10. Designazione dei luoghi di stoccaggio delle seghe nel laboratorio di produzione, Ryazan

Figura 11. Area di lavorazione dei metalli, produzione di isolanti minerali, Zainsk

Figura 12. Area di stoccaggio all’aperto, produzione di isolamento minerale, Ryazan

Figura 13. Magazzino pezzi di ricambio, produzione di isolanti minerali, Yurga

La marcatura a vernice viene utilizzata anche per contrassegnare le linee di divisione tra aree di lavoro o passaggi di trasporto.

Figura 14. Officina per la produzione di isolanti minerali, Ryazan

Passaggio 3 "3C"

C'è un detto: "pulito non è dove spazzano, ma dove non gettano rifiuti". Naturalmente, mantenersi puliti implica pulire i luoghi di lavoro, rendere le attrezzature e il luogo di lavoro sufficientemente ordinati per l'ispezione, ma la cosa principale era creare le condizioni in cui la formazione di sporco e polvere fosse ridotta al minimo accettabile. Questo processo continua ancora oggi; sono state presentate molte proposte su questo argomento per migliorare le attrezzature o il posto di lavoro.

Sembrerebbe che tutti comprendano i vantaggi della pulizia:

un luogo di lavoro pulito e piacevole in cui lavorare (che aumenta condizione emotiva dipendente e rende il posto di lavoro più attraente);
costante disponibilità al lavoro di tutto ciò che può essere necessario per svolgere attività di produzione;
garantire la sicurezza del lavoro (ad esempio, l'olio della macchina versato e le pozzanghere sul pavimento possono causare lesioni);
garantire l'operatività dell'apparecchiatura (non vi è il rischio che polvere e sporco penetrino nei meccanismi di funzionamento);
assenza di matrimonio.

Tuttavia, il passaggio dalla convinzione all’azione, soprattutto negli impianti più vecchi con una storia di 50 anni, non è stato facile. In tutti i reparti effettuiamo controlli di pulizia secondo criteri di pulizia prestabiliti (la pulizia in ufficio e nel laboratorio di produzione non sono la stessa cosa), indicati nella checklist. La lista di controllo per una serie di aree descrive in dettaglio il contenuto e la procedura dei lavori di pulizia e sono presenti fotografie dei luoghi in cui sono stati eseguiti:

Per facilitare l'ispezione periodica, in prossimità delle apparecchiature interessate sono affisse delle liste di controllo per verificarne rapidamente la corretta compilazione e correggere eventuali carenze riscontrate.

Esiste un altro semplice strumento per monitorare lo standard di pulizia del posto di lavoro: questa è una fotografia del posto di lavoro come dovrebbe essere. Di seguito è riportato un esempio.

Figura 15. Standard di pulizia, produzione di isolamento minerale, Ryazan

Passaggio 4 "4C"

La standardizzazione è la creazione di un approccio unificato per l'esecuzione di compiti e procedure. Lo scopo principale di questa fase è prevenire deviazioni dall'implementazione continua delle prime tre fasi. Standardizzare significa sviluppare una lista di controllo che sia comprensibile e facile da usare per tutti. Di seguito è riportato un esempio della parte tabellare di una checklist per un reparto di produzione e un ufficio.

Lista di controllo per il reparto di produzione

Lista di controllo dell'ufficio

L'adempimento dei requisiti 5C fa parte della certificazione professionale di lavoratori e ingegneri ed è diventata da tempo una norma culturale generale, dall'ufficio del direttore ai locali di produzione e ausiliari.

Figura 16. Standard sul posto di lavoro nella zona industriale di Ryazan

Figura 17. Scheda 5C nel magazzino prodotti finiti, produzione di isolanti minerali, Khabarovsk

Figura 18. Standard del posto di lavoro del capo ingegnere energetico, produzione di isolamento minerale, Khabarovsk

Figura 19. Standard di sicurezza sul lavoro, produzione di isolamento minerale, Chelyabinsk

Passo 5 "5C"

La quinta fase è il miglioramento o autodisciplina, mantenendo i risultati ottenuti in precedenza. La stabilità del sistema 5C non dipende da quanto bene verranno implementate le procedure delle prime quattro fasi, ma dal fatto che le prime quattro fasi saranno supportate dalla quinta.

A differenza delle prime quattro “C”, il miglioramento non può essere implementato come una tecnica; i risultati del miglioramento non possono essere misurati, ma possono essere create le condizioni che incoraggeranno i dipendenti a svolgere ulteriori attività all’interno del sistema 5C. La società TechnoNIKOL utilizza vari strumenti a questo scopo: slogan 5C, poster 5C, pannelli informativi "Was" - "BECAME", mailing 5C, visite ai dipartimenti in cui viene implementata la 5C, ecc.